Qu’est-ce que le rapprochement bancaire (ou conciliation bancaire) et comment l’effectuer?

Le rapprochement bancaire, aussi appelé conciliation bancaire, est une étape essentielle pour toute entreprise qui souhaite garder le contrôle sur ses finances. Que vous soyez travailleur autonome ou dirigeant de PME, vérifier que vos registres comptables correspondent à ceux de votre institution financière n’est pas un luxe — c’est une nécessité.

Dans cet article, on vous explique ce qu’est la conciliation bancaire, pourquoi et comment l’effectuer, et surtout comment faire une conciliation bancaire de manière simple, concrète et efficace. Vous trouverez aussi des exemples utiles, des outils à sélectionner, et des conseils pour éviter les erreurs.

Définition : qu’est-ce que le rapprochement bancaire ou la conciliation bancaire?

La conciliation bancaire, ou rapprochement bancaire en comptabilité, est un processus qui consiste à comparer les transactions figurant dans vos relevés bancaires avec celles de votre livre comptable. L’objectif ? Vérifier la concordance des données, détecter tout écart, décalage ou mouvement manquant, et terminer la conciliation bancaire avec un solde juste et clair.

Effectuer une conciliation permet de s'assurer de l’exactitude de vos enregistrements, en validant les dépôts, les virements, les paiements, et même la date d’encaissement des fonds. Cette opération permet de valider vos données comptables et d’avoir une image fidèle de la situation financière de votre entreprise.

Quelle est la différence entre conciliation bancaire et rapprochement bancaire?

Aucune. Il s’agit de termes synonymes utilisés pour désigner le même processus. On parle souvent de conciliation bancaire au Québec, alors que le terme réconciliation bancaire ou rapprochement bancaire est plus fréquent ailleurs ou dans certains logiciels.

Quelle que soit la terminologie, le principe reste le même : concilier vos comptes pour assurer une comptabilité fiable.

Pourquoi la conciliation bancaire est-elle essentielle pour votre entreprise?

Trop d’entrepreneurs attendent la fin de l’année pour procéder à la conciliation. Pourtant, effectuer une conciliation bancaire régulièrement, au moins une fois par mois, permet de garder vos finances en ordre et d'éviter les mauvaises surprises.

Voici pourquoi :

1. Détecter les erreurs et anomalies

Dans la gestion quotidienne, il est fréquent que certaines transactions échappent à votre suivi : factures oubliées, paiements non encaissés, montants erronés, ou même opérations inscrites deux fois. 

Faire une conciliation bancaire régulière vous permet de repérer ces écarts rapidement, et surtout de les corriger avant qu’ils n’affectent vos états financiers. Par exemple, si vous oubliez de comptabiliser un dépôt dans vos livres, vos revenus déclarés seront plus faibles que la réalité. Résultat ? Vous pourriez payer moins d’impôts d’entreprise sur le coup, mais cette inexactitude pourrait entraîner des pénalités fiscales si elle est détectée plus tard par Revenu Québec ou l’ARC.

2. Prévenir les fraudes et assurer la conformité

Vous remarquez un retrait ou des transactions frauduleuses ? Un rapprochement bancaire permet de détecter les irrégularités : paiements non autorisés, virements inhabituels, ou erreurs de saisie.

C’est un excellent moyen de limiter les risques de fraude interne ou externe. En plus, cela renforce votre conformité en cas de vérification par Revenu Québec ou l’ARC.

3. Mieux gérer la trésorerie et les décisions financières

Avec un solde bancaire à jour, vous savez exactement combien vous avez en main. Cela vous permet de mieux prévoir vos dépenses, vos paiements fournisseurs et vos investissements.

En surveillant vos liquidités, vous êtes en mesure de prendre des décisions éclairées.

Comment faire un rapprochement bancaire pour assurer l'exactitude de vos documents comptables?

Maintenant que vous comprenez l’importance de cette opération, voyons comment faire une conciliation bancaire sans vous compliquer la vie.

Étape 1 : Récupérez vos relevés bancaires

Téléchargez ou demandez vos relevés bancaires de la période ciblée (habituellement mensuelle). Assurez-vous d’avoir tous les documents nécessaires, incluant les dépôts, les frais, les virements et les intérêts.

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, il est possible de les importer automatiquement.

Étape 2 : Comparez chaque transaction avec votre registre comptable

Passez en revue chaque ligne de vos relevés et cochez les transactions correspondantes dans votre registre comptable. Si une transaction n’apparaît pas, c’est le moment de l’ajouter ou de la corriger.

Ce travail de vérification de la concordance peut être automatisé via un logiciel de comptabilité, ou effectué manuellement dans Excel.

Étape 3 : Identifiez les écarts et comprenez leur origine

Un décalage de date, un paiement non encore encaissé, un montant erroné ? Analysez les différences.  Les causes peuvent être légitimes (ex. : délai bancaire) ou révéler une erreur ou une omission.

Étape 4 : Ajustez et finalisez la conciliation dans votre logiciel de comptabilité

Après avoir résolu les écarts, vous pouvez terminer la conciliation bancaire.

Procédez au rapprochement dans l'outil que vous utilisez, en conservant une trace de tous les ajustements, pour assurer la transparence de votre comptabilité d’entreprise. Notez la date, les ajustements effectués et conservez les pièces justificatives au besoin.

Exemple de rapprochement bancaire en comptabilité

Prenons un exemple simple pour mieux comprendre comment fonctionne une conciliation bancaire dans la pratique.

• Solde bancaire (relevé du compte à la fin du mois) : 10 500 $
• Solde comptable (dans votre registre ou logiciel) : 11 000 $
• Écart observé : 500 $

Vous remarquez que l’un de vos dépôts effectués le 30 du mois n’apparaît pas encore sur votre relevé bancaire. Il s’agit d’un dépôt en transit, c’est-à-dire une somme reçue et enregistrée dans vos livres, mais qui n’a pas encore été traitée par la banque.

Une fois ce dépôt identifié et justifié, vous pouvez l’ajouter comme ajustement temporaire dans votre processus de conciliation. Résultat : votre solde bancaire ajusté devient 11 000 $, et la concordance est établie.

🔍 Ce type de situation est fréquent et démontre pourquoi il est important de procéder à une conciliation bancaire régulièrement. Sans cette étape, cet écart de 500 $ pourrait être interprété comme une erreur ou même une perte.

Quels outils ou logiciels utiliser pour faire la conciliation bancaire?

Faire la conciliation prend du temps, surtout si elle est faite à la main. Pour gagner en efficacité, vous pouvez sélectionner un logiciel de comptabilité avec fonction de réconciliation bancaire, qui se connecte à votre institution financière et automatise une bonne partie du processus.

Voici quelques logiciels comptables appréciés des entrepreneurs canadiens :

• QuickBooks Online : synchronisation bancaire automatisée, alertes d’écarts.

• Sage 50cloud : bon pour les entreprises qui souhaitent une solution hybride (cloud + local).

• Xero : interface intuitive, très populaire chez les PME modernes.

• Wave : gratuit, adapté aux travailleurs autonomes.

• Zoho Books : bonne alternative pour les petites équipes.
  L’important est de choisir un outil qui correspond à la taille de votre entreprise et à vos habitudes de gestion.

Erreurs courantes à éviter

• Oublier les transactions en suspens, comme les chèques non encaissés.

• Ignorer les frais bancaires ou intérêts : ils passent parfois inaperçus.

• Ne pas effectuer la conciliation régulièrement, ce qui rend l’exercice plus long et risqué.

• Valider sans comprendre les écarts : chaque différence doit être expliquée.

La conciliation bancaire permet une comptabilité d'entreprise saine et solide

Effectuer une conciliation bancaire régulière est un réflexe essentiel pour toute entreprise. Elle vous permet de vérifier la concordance entre vos relevés et vos livres comptables, de repérer rapidement les erreurs ou transactions frauduleuses, et de prendre de meilleures décisions financières grâce à des données exactes. En suivant quelques étapes simples — comparer les transactions, identifier les écarts, ajuster dans votre logiciel — vous pouvez assurer la fiabilité de vos finances et gagner en tranquillité d’esprit.

Chez T2inc.ca, nous nous spécialisons dans la préparation des déclarations de revenus des sociétés T2. Et pour produire des déclarations justes, conformes et optimisées, la qualité de vos données financières est essentielle. C’est pourquoi nous travaillons avec des partenaires comptables de confiance qui peuvent vous accompagner avec des services de tenue de livres et d’autres volets clés de votre comptabilité d’entreprise.

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FAQ – Tout ce que vous devez savoir sur la conciliation bancaire

À quelle fréquence faut-il faire une conciliation bancaire?

Idéalement tous les mois. Certaines entreprises le font même chaque semaine pour rester à jour, surtout lorsqu’il y a un volume important de transactions.

Dois-je conserver les documents liés à mes conciliations bancaires?

Oui. Gardez vos relevés bancaires, rapports de rapprochement et pièces justificatives au moins 6 ans pour être conforme en cas de vérification.

Est-ce possible de faire une conciliation bancaire sans logiciel comptable?

Oui, vous pouvez utiliser Excel, mais cela demande plus de rigueur. Un logiciel comptable simplifie grandement la tâche grâce à l’automatisation et à la détection d’erreurs.

Que faire si mes soldes ne correspondent jamais?

Il faut investiguer. Vérifiez les dates, les doublons, les écritures oubliées. Si les écarts persistent, il est préférable de consulter un comptable.

Puis-je déléguer mes conciliations à un service comptable?

Absolument. De nombreuses PME confient cette tâche à leur comptable ou à un service de tenue de livres comme ceux proposés via T2inc.ca.