Que faut-il savoir sur la tenue de livres comptables pour une PME?

Quand on dirige une PME, on n'a pas toujours le luxe de tout faire parfaitement. Les journées sont chargées, les priorités s'accumulent et certaines tâches finissent par être repoussées. La tenue de livres en fait souvent partie… jusqu'au moment où une déclaration de taxes, une demande de financement ou une fin d'année fiscale arrive plus vite que prévu. Ce qui semblait simple peut alors devenir une source de stress, de retards et d'erreurs coûteuses.

La bonne nouvelle, c'est qu'il n'est pas nécessaire d'être comptable pour bien s'organiser. Avec une méthode claire et quelques bons réflexes, vous pouvez garder des livres comptables à jour, mieux suivre votre flux de trésorerie et aborder vos obligations fiscales au Canada avec beaucoup plus de sérénité.

Qu'est-ce que la tenue de livres comptables?

La tenue de livres comptables consiste à enregistrer, classer et conserver toutes les transactions financières d'une entreprise de façon structurée et conforme aux exigences fiscales.

Son objectif est double. D'une part, elle sert à respecter les obligations fiscales imposées aux entreprises au Canada. D'autre part, elle permet à l'entrepreneur de comprendre rapidement la situation financière réelle de son entreprise, sans devoir attendre la fin de l'année.

Elle inclut notamment :

• l'enregistrement des ventes et des dépenses,
• le classement des factures et reçus,
• le suivi des paiements,
• la conciliation bancaire,
• la conservation des documents justificatifs.

Pourquoi est-elle indispensable pour votre entreprise?

La tenue de livres joue un rôle central dans la gestion quotidienne d'une entreprise. Des livres bien tenus facilitent le suivi de l'encaisse, des factures à payer, des montants à recevoir et des dépenses récurrentes, ce qui améliore la gestion financière et le contrôle du flux de trésorerie. Ils permettent aussi de faciliter la production des déclarations de revenus des sociétés ainsi que celles de la TPS et de la TVQ. Résultat, moins d'erreurs, moins de pénalités et moins d'ajustements de dernière minute.

Au-delà de l'aspect administratif, la tenue de livres devient un véritable outil d'aide à la décision. En vous appuyant sur des données fiables et à jour, vous pouvez investir, embaucher, ajuster vos prix ou revoir certaines dépenses avec une meilleure compréhension de leur impact réel.

Une obligation légale encadrée au Canada

Au-delà de son aspect indispensable pour un entrepreneur, elle constitue également une obligation légale. Au Canada, elle est encadrée par l'Agence du revenu du Canada et, au Québec, par Revenu Québec. Toute entreprise doit être en mesure de démontrer l'exactitude de ses revenus, dépenses et taxes à partir de livres comptables et de registres comptables adéquats.

Les documents comptables doivent généralement être conservés pendant au moins six ans après la fin de l'année d'imposition visée, conformément aux exigences fiscales. Certaines entreprises choisissent toutefois de les conserver plus longtemps, par mesure de prudence, notamment lorsqu'elles ont des dossiers plus complexes ou des transactions inhabituelles. Les formats papier et numériques sont acceptés, à condition que les documents soient complets, lisibles, bien organisés et facilement accessibles en cas de vérification.

Des livres incomplets ou mal tenus peuvent entraîner des ajustements fiscaux, des pénalités, des intérêts et des délais importants. Nous vous recommandons une tenue de livres rigoureuse, car cela vous permettra de respecter vos obligations légales tout en réduisant les risques.

Comment faire sa tenue de livre comptable : méthode simple pour les PME

Faire sa tenue de livres repose avant tout sur une méthode claire et régulière. L'objectif n'est pas d'entrer dans des analyses complexes, mais de conserver des informations fiables et à jour, grâce à une saisie rigoureuse de chaque opération.

Selon la structure de votre entreprise et les outils utilisés, cette tenue peut se faire en partie simple ou en partie double, deux approches qui n'impliquent pas le même niveau de suivi.

Dans tous les cas, les étapes essentielles demeurent les mêmes :

• Collecter les documents : rassembler les factures, reçus, relevés bancaires et preuves de paiement liés aux activités de l'entreprise.
• Classer les pièces justificatives : organiser les documents par période et par type afin de pouvoir les retrouver facilement au besoin.
• Enregistrer les transactions : inscrire les revenus et les dépenses pour refléter fidèlement l'activité réelle de l'entreprise, chaque transaction devant pouvoir être retracée.
• Effectuer la conciliation bancaire : vérifier que les montants enregistrés correspondent aux relevés bancaires et corriger les écarts au besoin.
• Faire une vérification mensuelle : s'assurer que les informations sont complètes et cohérentes, sans attendre la fin de l'année.

Tenue de livres en partie simple ou en partie double : quelle différence?

La tenue de livres en partie simple consiste à enregistrer chaque opération une seule fois, généralement comme une entrée ou une sortie d'argent. Cette approche peut convenir à des entreprises très simples, avec peu de transactions et peu d'actifs, mais elle offre une vision limitée de la situation financière et ne permet pas de produire des états financiers détaillés.

La tenue de livres en partie double est la méthode la plus utilisée par les entreprises au Canada. Chaque transaction est enregistrée deux fois, de façon équilibrée, ce qui permet de suivre plus précisément les revenus, les dépenses, les actifs et les passifs. Cette méthode est essentielle pour produire des états financiers fiables et répondre aux exigences fiscales.

Dans la pratique, la majorité des logiciels de comptabilité utilisés par les PME fonctionnent automatiquement en partie double. Vous n'avez donc pas à gérer les notions de débit et de crédit, tout en bénéficiant d'une structure comptable plus rigoureuse.

Tenue de livres manuelle ou logicielle : quelle option choisir?

Lorsque l'on est entrepreneur, deux approches simples sont possibles, selon la taille de l'entreprise et le volume de transactions.

Pour une petite entreprise avec peu d'opérations, un tableur comme Excel ou les feuilles de calcul Google peut suffire. Cette méthode est facile à mettre en place et peu coûteuse, mais elle devient rapidement limitante à mesure que l'activité se développe, notamment pour le suivi des taxes et des paiements.

L'utilisation d'un logiciel comptable offre une gestion plus structurée. Elle permet de centraliser l'information, de réduire les risques d'erreurs et d'avoir une vision plus claire de la situation financière, surtout lorsque le volume d'opérations augmente.

Exemple simple pour une PME incorporée

Pour mieux comprendre à quoi ressemble la tenue de livres au quotidien, voici un exemple simple, basé sur la réalité d'une petite entreprise incorporée au Canada.

Une facture est émise à un client pour un service rendu et enregistrée comme un revenu, avec les taxes applicables. Une facture fournisseur est ensuite reçue pour une dépense liée aux activités de l'entreprise et conservée avec le document justificatif. Les paiements reçus et effectués sont enregistrés afin de savoir quelles factures sont réglées. Les montants de TPS et de TVQ sont suivis séparément pour préparer les déclarations de taxes. Enfin, en fin de mois, les transactions sont comparées au relevé bancaire. Cette vérification, souvent appelée conciliation bancaire ou rapprochement, permet de confirmer que les registres reflètent bien la réalité du compte bancaire et d'éviter les mauvaises surprises.

Les erreurs fréquentes à reconnaître

Même avec de bonnes intentions, certaines erreurs reviennent souvent et peuvent rapidement compliquer la gestion d'une entreprise, nuire à la qualité des rapports financiers ou entraîner des problèmes fiscaux.

• Mélanger les dépenses personnelles et celles de l'entreprise : utiliser le même compte bancaire ou la même carte complique la lecture des registres et augmente le risque d'erreurs lors des déclarations fiscales.
• Oublier ou mal suivre les taxes : ne pas distinguer correctement les montants de TPS et de TVQ perçus ou payés peut fausser les résultats et entraîner des ajustements, des pénalités ou des retards dans les déclarations.
• Ne pas concilier les comptes bancaires : sans conciliation bancaire régulière, il est facile de passer à côté d'une transaction oubliée, d'un paiement en double ou d'une erreur, ce qui fausse la situation financière réelle de l'entreprise.
• Faire la tenue de livres une seule fois par année : remettre cette tâche à la fin de l'exercice entraîne souvent des oublis, du stress et des coûts supplémentaires. Une mise à jour régulière est beaucoup plus simple et efficace.

Faire sa tenue de livre soi-même ou avec un professionnel?

Il n'existe pas une seule bonne façon de gérer ses livres comptables. Le bon choix dépend de la réalité de votre entreprise, du nombre de transactions et du temps dont vous disposez.

Gérer la tenue de livres à l'interne peut convenir lorsque l'entreprise est simple et que les opérations sont limitées. Cette option permet de réduire les coûts et de garder un contrôle direct sur les finances, à condition d'être constant et de mettre les informations à jour de façon régulière.

Avec la croissance de l'entreprise, la situation change souvent. Lorsque les transactions se multiplient ou que les obligations fiscales deviennent plus complexes, la gestion des livres peut rapidement devenir lourde et chronophage. Déléguer à un professionnel votre tenue de livres permet alors de gagner du temps, de réduire les risques d'erreurs et de se concentrer davantage sur le développement de l'entreprise, plutôt que sur l'administration quotidienne.

Lorsqu'elle est confiée à un professionnel, la tenue de livres peut aussi inclure le suivi des comptes payables et recevables, la préparation de rapports financiers périodiques et la coordination des informations nécessaires à la paie ou aux obligations fiscales, selon les besoins de l'entreprise.

T2inc.ca est là pour vous aider avec votre comptabilité d'entreprise

La tenue de livres n'est pas qu'une tâche administrative à cocher. C'est ce qui vous permet de garder une vision claire de vos finances, de prendre des décisions plus solides et d'éviter de mauvaises surprises au moment de produire vos déclarations. Et comme c'est aussi une obligation légale au Canada, mieux vaut avoir des livres comptables bien tenus que de devoir tout reconstruire dans l'urgence.

Chez T2inc.ca, nous savons qu'une tenue de livres bien structurée facilite grandement la production des déclarations fiscales et réduit les imprévus. C'est pourquoi nous collaborons avec des partenaires de confiance, spécialisés en tenue de livres comptables, afin d'aider les entrepreneurs qui souhaitent mieux organiser ou améliorer leurs registres.

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