En quoi un service de tenue de livres comptables consiste-t-il ?

La gestion d’une PME nécessite beaucoup de travail. Un propriétaire d’entreprise doit toujours essayer de chercher de nouveaux clients pour faire croître celle-ci, rester à l’affût des tendances de son domaine et de l’offre de ses compétiteurs, en plus de devoir diriger une équipe d’employés.

Par-dessus cela, il faut évidemment que celui-ci prenne le temps de s’occuper des finances de l’entreprise, ce qui peut devenir de plus en plus complexe au fur et à mesure que cette dernière évolue. Pour obtenir du soutien dans cette tâche, plusieurs propriétaires de sociétés font donc appel à un service de tenue de livres comptables.

Mais en quoi consiste ce service exactement ? Comment peut-il aider une entreprise à grandir ? Voyez-le dans cet article.

Qu’est-ce que la tenue de livres comptables ?

La tenue de livres comptables implique l'enregistrement de chaque transaction effectuée par une entreprise dans un système de gestion financière tel qu'un logiciel de comptabilité ou une feuille de calcul. Cette responsabilité inclut l'enregistrement de divers types de transactions, tels que:

• Les ventes et les autres revenus ;
• Les dépenses et les autres paiements ;
• Les achats d’actifs ;
• Les remboursements de prêts et les paiements de location ;
• Les investissements.
• Etc.

Système en partie simple

La tenue de livres en partie simple est une méthode de tenue de registres financiers qui consiste à consigner une seule entrée pour chaque transaction. Dans ce type de tenue de livres, la transaction est enregistrée une seule fois, par exemple, comme un achat d’immobilisation.

Cette méthode ne permet pas de consigner tous les détails de la transaction, comme la façon dont elle a été payée, telle qu’en espèces. Bien que la tenue de livres en partie simple puisse être utilisée par les très petites entreprises qui ont peu d’actifs ou de passifs et qui traitent principalement en espèces, cette méthode n’est généralement pas recommandée, car elle ne fournit pas suffisamment de renseignements et ne peut pas être utilisée pour produire des états financiers détaillés.

Système en partie double

La tenue de livres en partie double est la méthode de tenue de registres la plus courante et est recommandée pour toutes les entreprises, grandes ou petites. Cette méthode de tenue de livres permet de consigner chaque transaction à l’aide de deux entrées, une dans le compte de débit et l’autre dans le compte de crédit, ce qui permet une vérification croisée des transactions.

La tenue de livres en partie double permet également de produire des états financiers détaillés, tels que des bilans et des comptes de résultat, qui fournissent des informations précieuses sur la santé financière de l’entreprise. En utilisant la tenue de livres en partie double, une entreprise peut mieux comprendre ses flux de trésorerie, ses revenus et ses dépenses, ainsi que ses actifs et ses passifs, ce qui est essentiel pour une gestion financière efficace.

Comment effectuer la tenue de livres ?

La tenue de livres est un processus crucial pour toute entreprise. Pour garantir que les données financières sont exactes et fiables, certains principes doivent être respectés :

• Fiabilité : Lors de la tenue des livres comptables, il est crucial de consigner les données financières au bon endroit. En outre, chaque transaction doit être enregistrée à l’aide de la méthode de comptabilité en partie double, impliquant un débit et un crédit correspondant à chaque opération. Cette pratique garantit l’exactitude des enregistrements comptables et leurs cohérences avec les normes comptables généralement reconnues ;
• Exactitude : La précision des données peut être garantie en effectuant des rapprochements réguliers des soldes de comptes avec des relevés bancaires et des factures, en s’assurant de la correspondance entre les montants inscrits et les justificatifs. En cas d’incertitude ou de questionnement, il est important de solliciter l’avis d’un professionnel de la comptabilité afin d’assurer la fiabilité des enregistrements ;
• Simplicité : Le principe de simplicité est crucial en matière de tenue de livres, car il contribue à minimiser les risques d’erreurs et de confusion. En effet, plus le processus de saisie de données est simple, moins il y a de risques de commettre des erreurs de saisie ou de manipulation des données. De plus, la saisie d’une donnée plusieurs fois peut entraîner des incohérences dans les registres, ce qui peut compliquer la gestion financière de l’entreprise ;
• Cohérence : La cohérence est une règle importante de la tenue de livres. Elle implique que toutes les données financières doivent être saisies de manière constante et uniforme, afin d’éviter toute confusion ou erreur. Cela signifie que toutes les transactions doivent être consignées de la même manière et que les mêmes termes et définitions doivent être utilisés en permanence ;
• Rapidité d’exécution : La rapidité d’exécution est un principe clé de la tenue de livres, car elle permet de garantir que les données sont saisies sans délai et de manière précise. Si les données sont saisies trop tard, des détails importants peuvent être oubliés, ce qui peut compromettre la précision et l’exhaustivité des informations financières.

Respecter les normes

La tenue de livres doit être conforme aux normes de consignation des transactions, établies par le Conseil des normes comptables en conformité avec les Principes comptables généralement reconnus (PCGR).

Pour les sociétés privées québécoises et canadiennes, il y a deux séries de normes comptables disponibles, soit les Normes internationales d’information financière (IFRS) ou les Normes comptables pour les entreprises à capital fermé (NCECF).

Le choix de la série de normes dépendra de la taille et de la complexité de l’entreprise, ainsi que des exigences réglementaires ou contractuelles applicables. Il est important de se conformer à ces normes pour assurer la précision et la fiabilité des états financiers de l’entreprise, ce qui peut être crucial pour les décisions commerciales et les obligations fiscales.

Qu’est-ce qu’un grand livre en comptabilité ?

Un grand livre est un registre numérique ou physique qui enregistre toutes les transactions financières d’une entreprise. Cet outil est crucial pour la tenue de livres comptables précise et la production d’états financiers fiables.

Le grand livre comprend généralement toutes les entrées et les sorties de fonds d’une entreprise, ainsi que les informations de catégorisation associées à chaque transaction.

Qu’est-ce qu’un brouillard en comptabilité ?

Un registre comptable ou brouillard est un document où les transactions financières sont enregistrées manuellement au moment où elles ont lieu. Ces informations sont ensuite transférées dans un grand livre pour générer des états financiers.

Cependant, l’utilisation de brouillards en comptabilité est aujourd’hui devenue moins courante en raison de l’avènement de logiciels de comptabilité et de feuilles de calcul automatisés, qui ont largement remplacé les processus manuels de tenue de livres.

Comment un service de tenue de livres comptable au Québec peut-il aider votre entreprise ?

Recourir à un service pour assurer la tenue de livre comptable de votre entreprise peut être extrêmement bénéfique sous différents points. Voyez lesquels !

Gestion continue de vos finances

Gérer la comptabilité d’une entreprise peut être un véritable casse-tête, surtout si vous avez peu d’expérience dans ce domaine. En confiant la tenue de vos livres à une équipe comptable spécialisée, vous pourrez diriger votre PME la tête reposée !

En effet, votre équipe de tenue de registres comptables aura la responsabilité de gérer les finances hebdomadaires et mensuelles de votre entreprise. Parmi ces tâches, on retrouve évidemment la tenue de livres, c’est-à-dire la comptabilisation des transactions financières afin que toutes les dépenses et les revenus soient bien catégorisés. Aussi, l’équipe pourrait être responsable des comptes payables et recevables, de votre déclaration d’impôt d’entreprise, de la gestion de la paie ainsi que des services de trésorerie.

Adoption de systèmes comptables efficaces pour tenir vos livres à jour

Lorsque vous faites appel à un service de tenue de livres comptables, les premières actions concrètes consistent souvent en une systématisation des processus et l’implantation de logiciels afin de rendre la tenue de livres la plus efficace possible.

Par exemple, l’équipe comptable pourrait mettre en place un système de traitement des paies automatique. Un tel système calcule automatiquement le montant à payer à un employé en comptabilisant ses heures enregistrées, puis en appliquant directement les déductions gouvernementales, syndicales, etc.

Ultimement, l’implantation de ces systèmes de comptabilité permettra de réduire la charge de travail du propriétaire ou gestionnaire d’entreprise afin que celui-ci puisse se concentrer sur d’autres tâches administratives prioritaires.

Production de rapports et d’analyses financières pour évaluer les performances de votre entreprise

Enfin, votre équipe de tenue de livres comptables aura aussi le mandat de produire des rapports (hebdomadairement ou mensuellement, en fonction de la tâche) dans l’optique de permettre une bonne visualisation des chiffres et d’évaluer efficacement où va et d’où vient l’argent de votre entreprise.

Elle produira entre autres un état du résultat global de votre entreprise, un bilan financier, évaluera le flux de trésorerie, tout cela dans le but de trouver des problèmes potentiels et les régler avant qu’ils ne se produisent. Une bonne connaissance de vos états financiers vous permettra aussi de saisir les opportunités qui se présenteront à vous !

Se conformer à la loi

La tenue des registres comptables est une obligation pour toute entreprise incorporée (mais aussi pour les fiducies, organismes à but non lucratif, universités et plusieurs autres), qu’elle soit au Québec ou au Canada. En effet, le système fiscal canadien est basé sur l’autocotisation, ce qui veut dire que le gouvernement fait confiance aux entreprises. Celles-ci doivent donc procéder elles-mêmes à la déclaration du montant du profit de leurs activités commerciales.

Cependant, le gouvernement n’a pas une confiance aveugle envers les contribuables. En effet, il exige la tenue d’un registre comptable, détaillant toutes les transactions financières et comptables effectuées par une entreprise au cours de l’année. C’est en vérifiant dans ces registres que les autorités financières peuvent déterminer si vous avez perçu la TPS/TVH conformément à la loi. Ce registre permet aussi de constituer les états financiers d’une entreprise avec lesquels sont émis les rapports de taxes et d’impôts.

Par ailleurs, les entreprises se doivent, en plus de tenir leurs registres à jour, de conserver toutes les pièces justificatives de chaque transaction inscrite dans le registre, et ce pour une période minimum de 7 ans. En effet, si vous souhaitez prouver aux vérificateurs qu’un dépôt de 10 k$ à votre compte bancaire ne correspond pas à un revenu, mais à un prêt, vous devez avoir le contrat écrit avec votre prêteur vous permettant de l’identifier facilement.

Gagner du temps en cas de vérification fiscale

Les vérifications fiscales peuvent arriver à n’importe qui, si vous avez correctement établi vos registres comptables, il n’y a aucune raison de paniquer.

Au contraire, vous saurez que vous êtes en règle, car vous avez régulièrement eu connaissance de la situation de votre entreprise. Tous ces efforts n’auront pas servi à rien puisque des registres comptables bien tenus accélèreront la vérification fiscale. 

Confiez la tenue de vos livres comptables à T2inc

En faisant appel à un service de tenue des livres comptables, vos systèmes de comptabilité seront optimisés afin d’automatiser certains processus et de vous permettre de vous concentrer sur d’autres tâches administratives. Aussi, un tel service se charge de gérer vos finances d’entreprise de façon continue afin de produire fréquemment des rapports et analyses pour vous permettre de consulter efficacement l’état de vos finances.

Chez T2inc, nous offrons une grande variété de services de comptabilité et de fiscalité d’entreprise. Pour confier la tenue de vos livres comptables à une équipe d’experts, n’hésitez pas à nous contacter.