Combien de temps doit-on conserver les documents comptables et les factures d’entreprise au Québec ?

Vos archives commencent à déborder de vieilles factures devenues illisibles et de vieux documents d’entreprise comptables ? Vous vous demandez si vous pouvez les jeter après tout ce temps.

Afin de vous aider à faire le tri, les experts de T2inc.ca vous ont préparé un guide sur la durée de conservation des documents d’entreprise. Certains documents, importants pour l’administration fiscale du Québec, doivent en effet être soigneusement conservés. Combien de temps ? Dans quel but ? 

Nos réponses à ces questions dans cet article.

Table des matières :

• Les documents comptables à conserver pour une période d’au moins 6 ans
• Les documents comptables à conserver sans limite de durée pour les entreprises
• Les documents à conserver à la demande des entités gouvernementales
• T2inc.ca vous accompagne pour assurer le succès de votre entreprise

Les documents comptables à conserver pour une période d’au moins 6 ans

Depuis de nombreuses années, les entreprises et sociétés canadiennes sont obligées de conserver un certain nombre de documents d’entreprise pour une période d’au moins 6 ans. La loi de l’impôt sur le revenu les autorise à conserver ces documents au format papier ou numériques. Elles peuvent, pour cela, utiliser un logiciel d’impôts pour entreprises.

Parmi ces documents d’entreprise, vous êtes tenu de conserver :

• Les relevés de revenus quotidiens avec les factures et rubans de caisses ;
• Les relevés quotidiens des dépenses accompagnés des chèques oblitérés ou annulés ainsi que les reçus de dépenses ;
• Un registre des déplacements et des dépenses relatives à vos véhicules d’entreprise, accompagné des pièces justificatives ;
• Les factures de cartes de crédit d’entreprise ;
• Les registres indiquant le nom de vos employés ainsi que leur salaire et les retenues faites sur leur salaire.

Les entreprises sont donc tenues de conserver l’ensemble de ces documents pour une période de 6 ans. Pour calculer le temps nécessaire, il convient de commencer à compter à la fin de l’année fiscale à laquelle les documents se rapportent (ex. : vos déclarations de revenus de l’année 2022 doivent être conservées jusqu’en 2028 inclusivement).

Pourquoi conserver ses documents comptables pendant six années ?

Pendant cette durée, les compagnies doivent être en mesure de fournir toutes les informations et tous les documents réclamés par l’Agence de Revenu du Canada (ARC) pour la partie fédérale ou par Revenu Québec pour la partie provinciale. En effet, ces entités fiscales pourraient effectuer des vérifications sur votre déclaration T2 ou sur votre déclaration CO-17 et ainsi avoir besoin des justificatifs.

Il est aussi obligatoire de conserver toute pièce justificative qui permet de vérifier les informations contenues dans vos registres, comme les factures d’entreprise.

Les documents comptables à conserver sans limites de durée pour les entreprises

Bien que la durée de conservation des documents d’entreprise, qu’ils soient comptables ou fiscaux, soit habituellement de 6 ans, il est conseillé de conserver certains autres documents durant toute la durée de vie d’une société.

Nous vous encourageons par exemple à conserver sans durée limite les documents d’entreprise suivants :

• Vos actes notariés,
• Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration,
• Les certificats d’actions et de transferts d’actions,
• Tout autre document servant à justifier une entrée dans le grand livre.

Enfin, si l’entreprise est amenée à être dissoute, il est essentiel de conserver les originaux de ces documents d’entreprises pendant les deux années suivant la dissolution, au minimum.

Les documents à conserver à la demande des entités gouvernementales

Il existe des situations exceptionnelles dans lesquelles l’Agence du Revenu au Canada (ARC) ou Revenu Québec vous conseillera de conserver certains documents d’entreprises au-delà de la période légale de 6 ans.

Toutefois, si tel est le cas, un représentant de l’administration fiscale vous contactera directement, ou vous enverra une lettre par courrier recommandé pour vous faire part de cette information. À l’intérieur de cet échange, il vous sera précisé la nature du document d’entreprise ainsi que la durée de conservation demandée.

T2inc.ca vous accompagne pour assurer le succès de votre entreprise

La question de la durée de conservation des documents d’entreprise est un grand enjeu pour les compagnies québécoises désireuses de satisfaire aux exigences de l’administration.

Si, en règle générale, il faut conserver les documents d’entreprise pendant au moins 6 ans, il existe encore des exceptions nécessitant de les garder plus longtemps voire de manière indéfinie.

Connaître vos obligations fiscales vous prépare à répondre aux besoins de l’ARC et de Revenu Québec en termes de registres. Cependant, il peut être important de vous faire accompagner par des experts-comptables-fiscalistes pour vous aider à y voir plus clair dans l’ensemble de vos obligations d’entreprise.

Pour toute question concernant les lois et les réglementations fiscales au Québec et au Canada, n’hésitez pas à contacter les comptables-fiscalistes de T2inc.