10.10.2020
Impôts de sociétés
En vedette

Vos classeurs commencent-ils à être saturés de vieux documents comptables et de factures d’entreprise? Vous vous demandez si vous pouvez détruire ces vieux registres pour faire un peu plus de place aux nouveaux?

Attendez! Ne les jetez pas tout de suite.

Il existe certaines lois concernant la durée de conservation de vos différents documents comptables et fiscaux. Apprenez-en plus à ce sujet dans cet article.

Les documents comptables à conserver pendant une période d’au moins 6 ans

Selon la Loi de l’impôt sur le revenu, les entreprises et sociétés canadiennes sont tenues de conserver certains documents comptables pour une période d’au moins 6 ans, soit sur papier ou par support électronique à l’aide d’un logiciel d’impôts pour entreprises. Cette période de 6 ans commence après la dernière année à laquelle les registres se rapportent.

Durant cette période, les entreprises doivent être en mesure de fournir toute information demandée par l’Agence de revenu du Canada (ARC) ou par Revenu Québec, dans le cas où ces entités auraient besoin de faire une vérification de votre déclaration T2 ou votre déclaration CO-17.

Il est aussi obligatoire de garder toute pièce justificative qui permet de vérifier les informations contenues dans vos registres, comme les factures d’entreprise.

Parmi ces documents, vous devez conserver :

  • Les relevés de revenus quotidiens avec les factures et rubans de caisses ;
  • Les relevés quotidiens des dépenses avec les chèques oblitérés ou annulés ainsi que les reçus de dépenses ;
  • Un registre des déplacements et des dépenses relatives à vos véhicules d’entreprise accompagné des pièces justificatives;
  • Les factures de cartes de crédit d’entreprise ;
  • Les registres qui indiquent le nom de vos employés ainsi que leur salaire et les retenues faites sur leur salaire.

Les documents comptables à conserver plus longtemps pour les sociétés

Bien que la plupart des documents comptables et fiscaux doivent être conservés pour une période de 6 ans, d’autres devraient en fait être conservés pour toute la durée de vie d’une société.

Par exemple, vous devriez toujours conserver vos actes notariés, les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration, les certificats d’actions et de transferts d’actions et tout autre document servant à justifier une entrée dans le grand livre.

De plus, dans l’éventualité où une société devait se dissoudre, il sera essentiel de conserver ces documents pendant au moins les deux années suivant la date de sa dissolution. En effet, selon l’ARC, les sociétés doivent conserver « tous les registres et pièces justificatives permettant de vérifier si elle s’est acquittée de ses obligations fiscales et de vérifier les crédits auxquels elle a droit » pour une durée de deux ans.

Conserver des documents à la demande des entités gouvernementales

Aussi, dans certains cas exceptionnels, il est possible que l’ARC ou Revenu Québec veuille que vous conserviez certains registres pendant plus de 6 ans. Toutefois, si cela est le cas, un représentant de l’une de ces institutions vous contactera directement ou vous enverra une lettre par courrier recommandé pour vous faire part de cette information.

Bien connaître les lois fiscales pour assurer le succès de votre entreprise

Donc, combien de temps doit-on garder les documents comptables?

Règle générale, il faut les conserver pendant au moins 6 ans. Cependant, certaines exceptions peuvent vous obliger à les garder encore plus longtemps.

En connaissant bien les réglementations quant à la durée de conservation des documents comptables et des factures d’entreprise, vous êtes bien préparés à la possibilité que l’ARC ou Revenu Québec demande à consulter vos registres. Vous vous éviterez ainsi bien des soucis !

Vous avez des questions concernant les lois et les réglementations fiscales au Québec et au Canada ? Chez T2inc, nos comptables-fiscalistes pourront vous aider avec plaisir. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations sur nos services !