Lorsqu’on se lance en affaire, il y a de nombreux éléments dont chaque entrepreneur doit avoir conscience et auxquels il doit se préparer. Notamment le fait de devoir des comptes à ses clients, ses fournisseurs, ses employés, ses partenaires d’affaires, son banquier, mais aussi aux autorités fiscales.

Parmi ces nombreuses responsabilités, nous retrouvons la tenue des registres comptables fiables. En effet, ceux-ci doivent être mis à jour régulièrement et doivent être facilement accessibles en cas de vérification fiscale.

Afin de mieux comprendre l’univers de la comptabilité dans les entreprises et dans le but de vous préparer correctement à vos obligations, découvrez ce qu’est un registre comptable, ses caractéristiques et l’importance de le tenir à jour.

Le registre comptable et son importance

La tenue des registres comptables est une obligation pour toute entreprise, qu’elle soit au Québec ou au Canada. En effet, le système canadien est basé sur l’autocotisation, ce qui veut dire que le gouvernement fait confiance aux entreprises. Celles-ci doivent donc procéder elles-mêmes à la déclaration du montant du profit de leur activité financière.

Cependant, le gouvernement n’a pas une confiance aveugle envers les contribuables. En effet, il exige la tenue d'un registre comptable, détaillant toutes les transactions financières comptables effectuées par une entreprise au cours de l’année. Ce registre permettra par la suite de constituer les états financiers d’une entreprise avec lesquels sont émis les rapports de taxes et d’impôts.

Par ailleurs, les entreprises se doivent, en plus de tenir leurs registres à jour, de conserver toutes les pièces justificatives de chaque transaction inscrite dans le registre, et ce pour une période minimum de 7 ans. En effet, si vous souhaitez prouver aux vérificateurs qu’un dépôt de 10k$ à votre compte bancaire ne correspond pas à un revenu, mais à un prêt, vous devez avoir le contrat écrit avec votre prêteur vous permettant de l’identifier facilement. Il en est de même pour les dépenses engagées pour votre entreprise. Si par exemple, vous voulez faire valoir un achat d’encre pour votre imprimante dans les dépenses de votre entreprise, assurez-vous d’avoir la facture pour prouver cet achat.

De plus, il est important de savoir qu’une transaction sur votre carte de crédit n’est pas considérée comme une pièce justificative. En effet, les inscriptions sur votre relevé de carte de crédit ne suffisent pas à justifier les dépenses réalisées pour votre entreprise. Sachez que lors d’un contrôle, les vérificateurs vous exigeront obligatoirement des factures en preuve.

Comment se présente un registre comptable?

Un registre comptable peut se présenter de différentes manières, que ce soit en format papier, ou bien en format numérique. Le plus souvent, les entreprises optent pour l’utilisation de logiciels comptables réputés, notamment pour leur simplicité et la tranquillité d’esprit qu’ils peuvent offrir. En effet, leur principe est simple, car il suffit d’entrer chaque transaction effectuée, les unes après les autres. De cette façon, toutes les transactions réalisées par l’entreprise sont enregistrées dans une base de données comptable, qui constituera votre registre comptable.

Par ailleurs, la plupart de ces logiciels offrent toute une gamme de rapports comptables, vous donnant facilement accès aux données importantes, souvent nécessaires lors d’une vérification fiscale. Ces données peuvent également vous servir lors de la production de vos états financiers ou rapports de taxes.

En revanche, si vous ne souhaitez pas opter pour l’utilisation d’un logiciel comptable, vous pouvez créer vos registres comptables vous-même, soit sur papier, soit dans des chiffriers Excel. Sachez tout de même que cette technique n’est pas recommandée, en particulier si vous avez plusieurs transactions et un important volume d’affaires.

Les composantes d’un registre comptable

Un registre comptable est organisé de plusieurs composantes, elles-mêmes composées de plusieurs éléments indispensables. En voici quelques-unes des principales.

Le journal de ventes

Celui-ci recense toutes les ventes réalisées par l’entreprise. On y retrouve de nombreuses informations telles que la date de la vente, le nom du client, le montant avant les taxes, le détail des taxes (si applicables), ainsi que le montant total.

Le journal des dépenses

Naturellement, après le journal des ventes, nous avons le journal des dépenses. Celui-ci permet de lister toutes les dépenses ayant été effectuées par l’entreprise. Nous y retrouvons donc la date de l’achat, le nom du fournisseur, la catégorie dans laquelle se trouve cette dépense, le montant avant les taxes, le détail des taxes (si applicable) et le montant total.

Le journal d’encaissement et le journal de décaissement

Dans un registre comptable, nous retrouvons également le journal d’encaissement et le journal de décaissement. Chacun d’eux mentionne la date et le montant en question, ainsi que le compte dans lequel est encaissé l’argent ou le compte duquel est décaissé l’argent. Nous y trouvons aussi la nature de l’encaissement (vente client, prêt, avance de l’actionnaire, retour d’achat, remboursement, impôt, etc.) ou du décaissement (payer un fournisseur, remboursement un prêt, avance à l’actionnaire, paiement impôt ou taxe, salaire, etc.). Enfin, il y est enregistré la provenance afin de le relier à une transaction.

Le journal des salaires

Pour terminer, l’une des composantes principales du registre comptable est le journal des salaires. Comme son nom l’indique, il liste l’ensemble des salaires versés à chaque période. On y retrouve donc le nom de l’employé, la période de paie, le montant brut, le montant net, ainsi que le détail des déductions à la source et les charges de l’employeur.

Registre des comptes à recevoir et à payer

Il est également fortement recommandé d’avoir un registre des comptes à recevoir, ainsi qu’un registre des comptes à payer. En effet, cela permet aux entreprises de savoir, à un instant T, à qui elles doivent de l’argent et qui leur en doit.

De cette façon, si un client ne vous paie jamais, vous pourrez retirer cette vente de vos revenus pour ne pas être imposé dessus.

Tenue de registres comptables : un devoir pour chaque entreprise

Chaque entreprise a donc le devoir et l’obligation de tenir à jour un registre comptable. N’oubliez pas que celui-ci ne constitue pas une preuve irréfutable lors d’un contrôle fiscal et que vous devez conserver les pièces justificatives pour une période minimale de 7 ans. Par ailleurs, avec les années l’encre de certaines factures tend à disparaître, il est donc judicieux de penser à numériser et centraliser vos pièces justificatives, en les conservant sur le nuage ou sur un disque dur externe.

Si vous souhaitez obtenir des conseils ou un accompagnement sur l’élaboration d’un registre comptable, contactez sans plus attendre notre équipe. De plus, si vous souhaitez bénéficier de recommandations concernant les logiciels disponibles, sachez que nous travaillons et utilisons quotidiennement de nombreux logiciels comptables différents. Nous aurons donc le recul et l’expertise nécessaire pour vous conseiller celui qui répondra au mieux à vos besoins.