Lorsqu’on se lance en affaires, il y a de nombreux éléments dont chaque entrepreneur doit avoir conscience et auxquels il doit se préparer. Notamment le fait de devoir des comptes à ses clients, ses fournisseurs, ses employés, ses partenaires d’affaires, son banquier, mais aussi aux autorités fiscales.
Parmi ces nombreuses responsabilités, nous retrouvons la tenue des registres comptables fiables. En effet, ceux-ci doivent être mis à jour régulièrement et doivent être facilement accessibles en cas de vérification fiscale.
Afin de mieux comprendre l’univers de la comptabilité dans les entreprises et dans le but de vous préparer correctement à vos obligations, découvrez ce qu’est un registre comptable, ses caractéristiques et l’importance de le tenir à jour.
Le registre comptable et son importance
Les registres comptables sont généralement définis, aux yeux des autorités fiscales du moins, comme des documents comptables et financiers qui résument les transactions d’une entreprise et qui viennent appuyer celles-ci.
Tenir un registre comptable : une question de conformité
La tenue des registres comptables est une obligation pour toute entreprise incorporée (mais aussi pour les fiducies, organismes à but non lucratif, universités et plusieurs autres), qu’elle soit au Québec ou au Canada. En effet, le système fiscal canadien est basé sur l’autocotisation, ce qui veut dire que le gouvernement fait confiance aux entreprises. Celles-ci doivent donc procéder elles-mêmes à la déclaration du montant du profit de leurs activités commerciales.
Cependant, le gouvernement n’a pas une confiance aveugle envers les contribuables. En effet, il exige la tenue d'un registre comptable, détaillant toutes les transactions financières et comptables effectuées par une entreprise au cours de l’année. C’est en vérifiant dans ces registres que les autorités financières peuvent déterminer si vous avez perçu la TPS/TVH conformément à la loi. Ce registre permet par aussi de constituer les états financiers d’une entreprise avec lesquels sont émis les rapports de taxes et d’impôts.
Par ailleurs, les entreprises se doivent, en plus de tenir leurs registres à jour, de conserver toutes les pièces justificatives de chaque transaction inscrite dans le registre, et ce pour une période minimum de 7 ans. En effet, si vous souhaitez prouver aux vérificateurs qu’un dépôt de 10k$ à votre compte bancaire ne correspond pas à un revenu, mais à un prêt, vous devez avoir le contrat écrit avec votre prêteur vous permettant de l’identifier facilement.
Il en est de même pour les dépenses engagées pour votre entreprise. Si par exemple, vous voulez faire valoir un achat d’encre pour votre imprimante dans les dépenses de votre entreprise, assurez-vous d’avoir la facture pour prouver cet achat.
De plus, il est important de savoir qu’une transaction sur votre carte de crédit n’est pas considérée comme une pièce justificative. En effet, les inscriptions sur votre relevé de carte de crédit ne suffisent pas à justifier les dépenses réalisées pour votre entreprise. Sachez que lors d’un contrôle, les vérificateurs vous exigeront obligatoirement des factures en preuve.
Des registres comptables bien organisés peuvent générer des économies d’impôts
Des registres comptables complets et parfaitement organisés peuvent se traduire par des économies d'impôt intéressantes pour une entreprise. Ceux-ci peuvent notamment servir d'aide-mémoire pour les dépenses déductibles et les crédits de taxe sur les intrants (CTI).
La tenue de registres comptables pour faire des prévisions
Maîtriser la situation financière passée et actuelle de votre entreprise vous permettra de faire des prévisions.
Les prévisions financières des PME sont souvent négligées par manque de préparation. Les registres de vos comptes passés permettront de faire un bilan de vos situations précédentes et ainsi de faire les réajustements nécessaires avant de vous embarquer dans de nouveaux projets.
Les registres comptables pour optimiser la gestion de votre entreprise
La comptabilité au sein d’une entreprise est l’un des départements qui centralisent le plus d’informations. Grâce à ces informations, vous pourrez identifier les besoins et les problèmes que peut rencontrer votre société. Ces données permettent aussi d’observer des tendances, de chiffrer vos revenus ou pertes et d’analyser certains KPI.
Avec ces connaissances, vous pourrez améliorer votre réactivité en prenant rapidement des décisions importantes, augmenter vos bénéfices ainsi que l’espérance de vie de votre entreprise.
Comment se présente un registre comptable?
Un registre comptable peut se présenter de différentes manières, que ce soit en format papier, ou bien en format numérique. Le plus souvent, les entreprises optent pour l’utilisation de logiciels comptables réputés, notamment pour leur simplicité et la tranquillité d’esprit qu’ils peuvent offrir. En effet, leur principe est simple, car il suffit d’entrer chaque transaction effectuée, les unes après les autres. De cette façon, toutes les transactions réalisées par l’entreprise sont enregistrées dans une base de données comptable, qui constituera votre registre comptable.
Par ailleurs, la plupart de ces logiciels offrent toute une gamme de rapports comptables, vous donnant facilement accès aux données importantes, souvent nécessaires lors d’une vérification fiscale. Ces données peuvent également vous servir lors de la production de vos états financiers ou rapports de taxes.
En revanche, si vous ne souhaitez pas opter pour l’utilisation d’un logiciel comptable, vous pouvez créer vos registres comptables vous-même, soit sur papier, soit dans des chiffriers Excel. Sachez tout de même que cette technique n’est pas recommandée, en particulier si vous avez plusieurs transactions et un important volume d’affaires.
Les composantes d’un registre comptable
Un registre comptable est organisé de plusieurs composantes, elles-mêmes composées de plusieurs éléments indispensables. En voici quelques-unes des principales
Le journal de ventes
Celui-ci recense toutes les ventes réalisées par l’entreprise. On y retrouve de nombreuses informations telles que la date de la vente, le nom du client, le montant avant les taxes, le détail des taxes (si applicables), ainsi que le montant total.
Le journal des dépenses
Naturellement, après le journal des ventes, nous avons le journal des dépenses. Celui-ci permet de lister toutes les dépenses ayant été effectuées par l’entreprise. Nous y retrouvons donc la date de l’achat, le nom du fournisseur, la catégorie dans laquelle se trouve cette dépense, le montant avant les taxes, le détail des taxes (si applicable) et le montant total.
Le journal d’encaissement et le journal de décaissement
Dans un registre comptable, nous retrouvons également le journal d’encaissement et le journal de décaissement. Chacun d’eux mentionne la date et le montant en question, ainsi que le compte dans lequel est encaissé l’argent ou le compte duquel est décaissé l’argent.
Nous y trouvons aussi la nature de l’encaissement (vente client, prêt, avance de l’actionnaire, retour d’achat, remboursement, impôt, etc.) ou du décaissement (payer un fournisseur, remboursement d’un prêt, avance à l’actionnaire, paiement impôt ou taxe, salaire, etc.). Enfin, il y est enregistré la provenance afin de le relier à une transaction.
Le journal des salaires
Pour terminer, l’une des composantes principales du registre comptable est le journal des salaires. Comme son nom l’indique, il liste l’ensemble des salaires versés à chaque période. On y retrouve donc le nom de l’employé, la période de paie, le montant brut, le montant net, ainsi que le détail des déductions à la source et les charges de l’employeur.
Registre des comptes à recevoir et à payer
Il est également fortement recommandé d’avoir un registre des comptes à recevoir, ainsi qu’un registre des comptes à payer. En effet, cela permet aux entreprises de savoir, à un instant T, à qui elles doivent de l’argent et qui leur en doit.
De cette façon, si un client ne vous paie jamais, vous pourrez retirer cette vente de vos revenus pour ne pas être imposé dessus.
Tenue de registres comptables : un devoir pour chaque entreprise
Chaque entreprise a donc le devoir et l’obligation de tenir à jour un registre comptable. N’oubliez pas que celui-ci ne constitue pas une preuve irréfutable lors d’un contrôle fiscal et que vous devez conserver les pièces justificatives pour une période minimale de 7 ans. Par ailleurs, avec les années l’encre de certaines factures tend à disparaître, il est donc judicieux de penser à numériser et centraliser vos pièces justificatives, en les conservant sur le nuage ou sur un disque dur externe.
Il est généralement plus simple de faire appel à un comptable pour gérer la tenue de votre registre, car il faut savoir traiter une grande quantité d’informations. Si vous souhaitez obtenir des conseils ou un accompagnement sur l’élaboration d’un registre comptable, contactez sans plus attendre notre équipe.
De plus, si vous souhaitez bénéficier de recommandations concernant les logiciels disponibles, sachez que nous travaillons et utilisons quotidiennement de nombreux logiciels comptables différents. Nous aurons donc le recul et l’expertise nécessaire pour vous conseiller celui qui répondra au mieux à vos besoins.
Frédéric Roy-Gobeil
CPA M.Fisc
Président de T2inc.ca et entrepreneur dans l’âme, j’ai créé de nombreuses start-ups comme Delve Labs et T2inc.ca. Ancien fiscaliste chez Ernst & Young, je suis aussi membre de l’Ordre des comptables professionnels agréés CPA et diplômé d’une maitrise en fiscalité à l’université de Sherbrooke. Passionné par le monde entrepreneurial et par le mindset de croissance, je suis auteur de nombreux articles et contenus vidéos sur l’industrie et le monde des affaires, tout comme sur la comptabilité, la fiscalité, les états financiers et l’indépendance financière.
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