Comprendre les registres comptables

Tenir des registres comptables est une obligation pour toute entreprise, mais aussi un outil clé pour comprendre et gérer ses finances. Bien structurés, ils permettent non seulement de produire des états financiers fiables, mais aussi de justifier les montants déclarés en cas de demande des autorités fiscales. À l'inverse, des registres incomplets ou mal structurés peuvent rapidement devenir un problème.

Cet article vous aide à comprendre ce qu'est un registre comptable et son rôle pour une entreprise incorporée.

Qu'est-ce qu'un registre comptable : définition

Un registre comptable est un document officiel dans lequel sont consignées, de manière chronologique ou systématique, des opérations comptables d'une entreprise.

Dans la pratique, une entreprise s'appuie sur plusieurs registres comptables distincts (journaux, grand livre, registres clients et fournisseurs, etc.) et sur des pièces justificatives (factures, reçus, contrats, relevés bancaires, correspondance). Ensemble, ces documents forment la documentation comptable nécessaire au suivi des transactions et au respect des obligations fiscales. Ils facilitent aussi grandement la production de vos impôts d'entreprise.

À noter : dans le langage courant, on entend parfois « registre comptable » pour désigner l'ensemble des documents. En contexte fiscal, chaque document est plutôt considéré comme un registre distinct, et ce sont les registres comptables pris ensemble qui permettent d'évaluer la situation comptable.

Qui doit tenir un registre de comptabilité?

Toute personne ou entité qui a des obligations fiscales doit tenir des registres comptables adéquats. Cette obligation ne dépend ni de la taille de l'organisation, ni de son chiffre d'affaires, ni même du fait qu'elle soit active ou non.

Sont notamment tenus de conserver des registres comptables :

• les entreprises incorporées, y compris les sociétés inactives et les sociétés de portefeuille;
• les travailleurs autonomes et les personnes exploitant une entreprise individuelle;
• les sociétés de personnes;
• les organismes à but non lucratif;
• les organismes de bienfaisance enregistrés;
• les fiducies;
• toute personne ou organisation tenue de produire une déclaration de revenus ou de percevoir et remettre des taxes (TPS/TVH, TVQ), des retenues à la source ou d'autres montants exigibles.

Il est important de comprendre que l'absence d'activité ou de revenus ne dispense pas de cette obligation. Une société inactive doit tout de même être en mesure de démontrer sa situation financière et de justifier ses déclarations fiscales au moyen de registres comptables complets.

Vos registres, votre responsabilité

Même lorsque la tenue des registres est confiée à un comptable ou un logiciel, la responsabilité légale demeure toujours celle du contribuable ou de l'organisation. En cas de vérification, ce sont les registres détenus et conservés par l'entreprise qui feront foi auprès de l'Agence du revenu du Canada et de Revenu Québec.

Quels registres comptables tenir?

Il n'y a pas de liste fermée de registres comptables à tenir. L'ARC exige toutefois que l'entreprise conserve tous les registres et documents nécessaires pour justifier et vérifier les montants déclarés (revenus, dépenses, impôts et taxes).

En pratique, cela implique de tenir plusieurs registres comptables distincts, appuyés par des pièces justificatives.

Les journaux comptables

Les journaux comptables constituent la base des registres comptables. Ils consignent, de façon chronologique, les opérations financières de l'entreprise et assurent un suivi clair de l'activité.

On y retrouve généralement :

• Le journal des ventes, qui recense l'ensemble des revenus générés auprès des clients.
• Le journal des dépenses, qui regroupe les achats et les charges engagées par l'entreprise.
• Les journaux d'encaissements et de décaissements, qui permettent de suivre les entrées et sorties d'argent réelles dans les comptes bancaires.
• Le journal de paie, lorsqu'il y a des employés, pour consigner les montants versés et les retenues.

Ces journaux permettent de suivre les opérations au fil du temps et de conserver un historique clair et vérifiable des activités de l'entreprise, notamment pour alimenter le grand livre.

Le grand livre

Le grand livre, lui, est un registre comptable central. Il regroupe toutes les écritures, classées par compte (revenus, dépenses, actifs, passifs), à partir des informations inscrites dans les journaux.

Il offre une vue d'ensemble de la situation financière et permet d'expliquer l'origine de chaque solde. C'est sur cette base que sont préparés les états financiers.

Les comptes à recevoir et à payer

Les registres des comptes à recevoir et à payer permettent de suivre les montants qui n'ont pas encore été encaissés ou payés.

Ils indiquent notamment :

• quels clients doivent encore payer leurs factures
• quels fournisseurs doivent être payés

Ces registres sont essentiels pour la gestion des liquidités et le suivi des factures impayées. Lorsqu'une créance devient irrécouvrable, ils permettent aussi d'ajuster les revenus déclarés et d'éviter d'être imposé sur un montant non encaissé.

Les pièces justificatives

Un registre comptable n'a de valeur fiscale que s'il est appuyé par des pièces justificatives. Chaque écriture doit pouvoir être reliée à un document source.

Il peut s'agir notamment de :

• factures et reçus
• contrats
• relevés bancaires
• états de compte
• déclarations fiscales
• correspondance (courriels, lettres)
• documents de travail ayant servi au calcul de l'impôt

Sans ces documents, le registre comptable peut être incomplet sur le plan fiscal, même si les chiffres semblent exacts.

Autres exemples de registres de comptabilité

Selon la réalité de l'entreprise, les registres comptables comprennent aussi :

• le suivi des taxes de vente (TPS/TVH et TVQ);
• un registre des immobilisations et de leur amortissement;
• les rapprochements bancaires;
• l'inventaire (si applicable);
• les documents de paie et de retenues à la source (si applicable).

Registres papier ou électroniques : que dit l'ARC?

Les registres comptables peuvent être tenus sur support papier ou sous format numérique. Selon la circulaire d'information IC78-10R5 de l'Agence du revenu du Canada (ARC), cette dernière n'impose pas la forme des registres, mais exige qu'ils permettent d'établir les impôts à payer, les taxes à percevoir ou à remettre, et de justifier les montants déclarés.

Les registres papier, incluant les documents originaux, sont acceptés s'ils sont conservés pendant les délais prévus par la loi et accessibles à l'ARC en cas de vérification. Les registres électroniques sont également permis, à condition qu'ils soient conservés sur un support électronique intelligible.

Concrètement, l'entreprise doit être en mesure de fournir à l'ARC une copie accessible et utilisable, compatible avec ses outils informatiques, et de maintenir des copies de sauvegarde.

La circulaire IC05-1 sur la tenue de registres électroniques précise par ailleurs que la copie électronique doit être conservée même lorsqu'une version papier existe.

En principe, les registres doivent être conservés au Canada : des registres hébergés à l'étranger, même accessibles en ligne, ne sont pas considérés comme conservés au Canada au sens fiscal. Enfin, les documents papier ne peuvent être remplacés par des images électroniques ou des microfilms que si la numérisation respecte des normes précises; à défaut, les originaux doivent être conservés.

Quels outils utiliser pour la tenue des registres comptables?

Si les registres peuvent être tenus sur papier, de nombreuses entreprises privilégient aujourd'hui des outils numériques pour faciliter la traçabilité des informations comptables. Deux grandes catégories d'outils sont généralement utilisées : les logiciels comptables et les tableurs, comme Excel.

• Les logiciels comptables permettent de centraliser les opérations financières dans une structure cohérente. Ils facilitent le suivi des ventes, des dépenses, des taxes et des soldes, et offrent une meilleure traçabilité lorsque les opérations deviennent plus nombreuses ou plus complexes.
• Les tableurs, comme les fichiers Excel, peuvent convenir aux entreprises dont les activités sont simples et limitées. Ils offrent une grande flexibilité, mais reposent davantage sur la rigueur de l'utilisateur et montrent leurs limites à mesure que l'entreprise se développe.

D'autres outils, comme les logiciels de facturation, de paie ou de gestion de reçus, peuvent soutenir la tenue de livres, mais ils ne remplacent pas le registre comptable lui-même. Peu importe l'outil choisi, la qualité et la traçabilité de l'information demeurent essentielles.

Les registres comptables sont capitaux pour une entreprise incorporée

Pour une entreprise incorporée, les registres comptables sont à la fois une obligation fiscale et un outil central de gestion. Des registres bien structurés offrent une vision fiable de la situation financière de l'entreprise, facilitent le suivi de la trésorerie et réduisent les risques d'erreurs ou de redressements fiscaux.

Que vous teniez vos registres à l'interne ou que vous souhaitiez les confier à des professionnels, une organisation rigoureuse fait toute la différence. T2inc.ca propose un service de tenue de livres, offert par l'entremise de comptables partenaires de confiance. Contactez notre équipe si vous souhaitez avoir plus d'informations!