Comprendre le registre comptable

Lorsqu’on se lance en affaires, il y a de nombreux éléments dont chaque entrepreneur doit avoir conscience et auxquels il doit se préparer. Notamment le fait de devoir des comptes à ses clients, ses fournisseurs, ses employés, ses partenaires d’affaires, son banquier, mais aussi aux autorités fiscales.

Parmi ces nombreuses responsabilités, nous retrouvons la tenue des registres comptables. En effet, ceux-ci doivent être mis à jour régulièrement et doivent être facilement accessibles en cas de vérification fiscale.

Afin de mieux comprendre l’univers de la comptabilité dans les entreprises et dans le but de vous préparer correctement à vos obligations, découvrez ce qu’est un registre comptable, ses caractéristiques et l’importance de le tenir à jour.

Qu’est ce qu’un registre comptable ?

Un registre comptable est un document qui recueille toutes les informations relatives aux transactions financières d’une entreprise. Il s’agit d’un outil essentiel pour la gestion comptable et fiscale de l’entreprise, car il permet de suivre et de contrôler les mouvements de trésorerie.

Plus précisément, un registre comptable peut contenir des informations sur les factures d’achat et de vente, les paiements et les encaissements, les charges et les produits, les immobilisations, les stocks, etc. L’objectif est de fournir une vue d’ensemble de la situation financière d’une compagnie, qui permettra notamment de calculer les impôts d’entreprise et les charges sociales, de dresser les comptes annuels, de produire des rapports financiers, etc.

Il est important de noter que les registres comptables doivent être tenus avec précision et régularité. Les erreurs ou les omissions peuvent entraîner des conséquences graves sur la gestion de l’entreprise et sur ses obligations fiscales.

Comment se présente un registre comptable ?

Un registre comptable peut se présenter de différentes manières, que ce soit en format papier, ou bien en format numérique. Le plus souvent, les entreprises optent pour l’utilisation de logiciels comptables réputés, notamment pour leur simplicité et la tranquillité d’esprit qu’ils peuvent offrir. En effet, leur principe est simple, car il suffit d’entrer chaque transaction effectuée, les unes après les autres. De cette façon, toutes les transactions réalisées par l’entreprise sont enregistrées dans une base de données comptable, qui constituera votre registre comptable.

Par ailleurs, la plupart de ces logiciels offrent toute une gamme de rapports comptables, vous donnant facilement accès aux données importantes, souvent nécessaires lors d’une vérification fiscale. Ces données peuvent également vous servir lors de la production de vos états financiers ou rapports de taxes.

En revanche, si vous ne souhaitez pas opter pour l’utilisation d’un logiciel comptable, vous pouvez créer vos registres comptables vous-même, soit sur papier, soit dans des chiffriers Excel. Sachez tout de même que cette technique n’est pas recommandée, en particulier si vous avez plusieurs transactions et un important volume d’affaires.

Tenir un registre comptable : une question de conformité

La tenue des registres en comptabilité est une obligation pour toute entreprise incorporée (mais aussi pour les fiducies, organismes à but non lucratif, universités et plusieurs autres), qu’elle soit au Québec ou au Canada. En effet, le système fiscal canadien est basé sur l’autocotisation, ce qui veut dire que le gouvernement fait confiance aux entreprises. Celles-ci doivent donc procéder elles-mêmes à la déclaration du montant du profit de leurs activités commerciales.

Cependant, le gouvernement n’a pas une confiance aveugle envers les contribuables. En effet, il exige la tenue d’un registre comptable, détaillant toutes les transactions financières et comptables effectuées par une entreprise au cours de l’année. C’est en vérifiant dans ces registres que les autorités financières peuvent déterminer si vous avez perçu la TPS/TVH conformément à la loi. Ce registre permet aussi de constituer les états financiers d’une entreprise avec lesquels sont émis les rapports de taxes et d’impôts.

L’importance de garder ses registres à jour

Par ailleurs, les entreprises se doivent, en plus de tenir leurs registres à jour, de conserver toutes les pièces justificatives de chaque transaction inscrite dans le registre, et ce pour une période minimum de 7 ans. En effet, si vous souhaitez prouver aux vérificateurs qu’un dépôt de 10 k$ à votre compte bancaire ne correspond pas à un revenu, mais à un prêt, vous devez avoir le contrat écrit avec votre prêteur vous permettant de l’identifier facilement.

Il en est de même pour les dépenses engagées pour votre entreprise. Si, par exemple, vous voulez faire valoir un achat d’encre pour votre imprimante dans les dépenses de votre entreprise, assurez-vous d’avoir la facture pour prouver cet achat.

De plus, il est important de savoir que les inscriptions sur votre relevé de carte de crédit ne suffisent pas à justifier les dépenses réalisées pour votre entreprise. Sachez que lors d’un contrôle, les vérificateurs vous exigeront obligatoirement des factures en preuve.

Quelles sont les composantes d’un registre comptable ?

Un registre comptable est organisé de plusieurs composantes, elles-mêmes composées de plusieurs éléments indispensables. En voici quelques-unes des principales.

Le journal des ventes

Celui-ci recense toutes les ventes réalisées par l’entreprise. On y retrouve de nombreuses informations telles que la date de la vente, le nom du client, le montant avant les taxes, le détail des taxes (si applicables), ainsi que le montant total.

Le journal des dépenses

Naturellement, après le journal des ventes, nous avons le journal des dépenses. Celui-ci permet de lister toutes les dépenses ayant été effectuées par l’entreprise. Nous y retrouvons donc la date de l’achat, le nom du fournisseur, la catégorie dans laquelle se trouve cette dépense, le montant avant les taxes, le détail des taxes (si applicable) et le montant total.

Le journal d’encaissement et le journal de décaissement

Dans un registre comptable, nous retrouvons également le journal d’encaissement et le journal de décaissement. Chacun d’eux mentionne la date et le montant en question, ainsi que le compte dans lequel est encaissé l’argent ou le compte dont est décaissé l’argent. 

Nous y trouvons aussi la nature de l’encaissement (vente client, prêt, avance de l’actionnaire, retour d’achat, remboursement, impôt, etc.) ou du décaissement (payer un fournisseur, remboursement d’un prêt, avance à l’actionnaire, paiement des impôts ou des taxes, salaire, etc.). Enfin, il y est enregistré la provenance afin de le relier à une transaction.

Le journal des salaires

Pour terminer, l’une des composantes principales du registre comptable est le journal des salaires. Comme son nom l’indique, il liste l’ensemble des salaires versés à chaque période. On y retrouve donc le nom de l’employé, la période de paie, le montant brut, le montant net, ainsi que le détail des déductions à la source et les charges de l’employeur.

Registre des comptes à recevoir et à payer

Il est également fortement recommandé d’avoir un registre des comptes à recevoir, ainsi qu’un registre des comptes à payer. En effet, cela permet aux entreprises de savoir, à un instant T, à qui elles doivent de l’argent et qui leur en doit.

De cette façon, si un client ne vous paie jamais, vous pourrez retirer cette vente de vos revenus pour ne pas être imposé dessus.

Comment tenir un registre comptable ?

Maintenant que nous avons vu ce qu’est un registre comptable et ses différentes composantes, il est temps de s’intéresser à la manière de tenir ce document essentiel pour la bonne gestion de votre entreprise. Voici quelques conseils pratiques pour vous aider à bien tenir votre registre comptable.

1. Choisir un logiciel comptable adapté

Le choix du logiciel comptable est essentiel pour tenir un registre comptable efficace et fiable. Il est important de sélectionner un logiciel adapté aux besoins de votre entreprise, avec des fonctionnalités telles que la saisie des factures, la gestion des taxes, le suivi des paiements, la gestion des immobilisations, etc.

2. Organiser et classer les documents comptables

Pour tenir un registre comptable précis, il est nécessaire de bien organiser et classer les documents comptables. Il est important de les classer par ordre chronologique et de les archiver soigneusement. Les documents à conserver comprennent les factures d’achat, les factures de vente, les relevés bancaires, les contrats, etc.

3. Saisir régulièrement les données comptables

Il est impératif de saisir régulièrement les données comptables dans le logiciel pour tenir un registre comptable à jour. Les données doivent être saisies au fur et à mesure de l’arrivée des documents comptables pour éviter les oublis ou les erreurs. Il est conseillé de dédier du temps chaque semaine pour saisir les données.

4. Vérifier les soldes et les totaux

Il est important de vérifier régulièrement les soldes et les totaux pour éviter les erreurs et les incohérences. Il est recommandé de vérifier les soldes bancaires, les soldes clients, les soldes fournisseurs et les totaux des différentes rubriques du registre comptable.

5. Faire régulièrement des sauvegardes

Pour éviter les pertes de données de votre registre de comptabilité en cas de problème informatique, n’oubliez pas d’effectuer des sauvegardes régulières. Il est conseillé de sauvegarder les données sur un support externe et de conserver une copie à l’extérieur de l’entreprise pour éviter les risques de vol ou d’incendie.

6. Faire appel à un bon comptable

Il peut être judicieux de faire appel à un expert en comptabilité d’entreprise pour vous aider à tenir votre registre comptable. Un comptable agréé peut assurer la saisie des données, la vérification des totaux et soldes, l’élaboration des états financiers et bien plus. Cela permet à votre entreprise de se concentrer sur son activité principale et de bénéficier des conseils d’un professionnel.

7. Former les employés

Pour finir, il est important de former les employés sur la tenue du registre comptable pour éviter les erreurs et les incohérences. Une formation adaptée permettra aux employés de comprendre les principes de base de la comptabilité et de saisir correctement les données dans le logiciel comptable. Cela permettra également à l’entreprise d’améliorer l’efficacité de la tenue de ce registre.

Quels sont les avantages de tenir correctement un registre de comptabilité ?

Maintenir un registre de comptabilité rigoureux et précis est essentiel pour la gestion efficace d’une entreprise. Dans cette partie, nous allons discuter des avantages importants de tenir correctement un registre de comptabilité.

Réaliser des économies d’impôts

Des registres comptables complets et parfaitement organisés peuvent se traduire par des économies d’impôt intéressantes pour une entreprise. Ceux-ci peuvent notamment servir d’aide-mémoire pour les dépenses déductibles et les crédits de taxe sur les intrants (CTI).

Faciliter des prévisions

Maîtriser la situation financière passée et actuelle de votre entreprise vous permettra de faire des prévisions.

Les prévisions financières des PME sont souvent négligées par manque de préparation. Les registres de vos comptes passés permettront de faire un bilan de vos situations précédentes et ainsi de faire les réajustements nécessaires avant de vous embarquer dans de nouveaux projets.

Optimiser la gestion de votre entreprise

La comptabilité au sein d’une entreprise est l’un des départements qui centralisent le plus d’informations. Grâce à ces informations, vous pourrez identifier les besoins et les problèmes que peut rencontrer votre société. Ces données permettent aussi d’observer des tendances, de chiffrer vos revenus ou pertes et d’analyser certains KPI.

Avec ces connaissances, vous pourrez améliorer votre réactivité en prenant rapidement des décisions importantes, augmenter vos bénéfices ainsi que l’espérance de vie de votre entreprise.

T2inc.ca vous accompagne dans la tenue de vos registres comptables

Chaque entreprise a le devoir de tenir à jour un registre comptable. N’oubliez pas que celui-ci ne constitue pas une preuve irréfutable lors d’un contrôle fiscal et que vous devez conserver les pièces justificatives pour une période minimale de 7 ans. Par ailleurs, avec les années, l’encre de certaines factures tend à disparaître, il est donc judicieux de penser à numériser et à centraliser vos pièces justificatives, en optant pour une solution infonuagique ou sur un disque dur externe.

Il est généralement plus simple de faire appel à un comptable pour gérer la tenue de votre registre, car il faut savoir traiter une grande quantité d’informations. Si vous souhaitez obtenir des conseils pour la tenue de votre registre comptable ou pour la production de vos impôts d'entreprise au Canada, contactez sans plus attendre notre équipe. Nous prendrons plaisir à répondre à vos demandes !