Comment procéder à l’incorporation de votre entreprise au Québec?

Vous êtes travailleur autonome, avez beaucoup de succès en affaires et souhaitez passer à la vitesse supérieure en incorporant votre entreprise ? Vous êtes au bon endroit !

Dans cet article, nos spécialistes en incorporation d’entreprise vous expliquent comment incorporer votre société en 5 étapes. Mais avant cela, rafraîchissons-nous la mémoire et revoyons ensemble ce qu’est une entreprise incorporée.

Sommaire :

• L’entreprise incorporée en bref
  • Quelques avantages d’incorporer son entreprise au Québec
  • Incorporer son entreprise au provincial vs au fédéral
• Marche à suivre pour incorporer son entreprise en 5 étapes
  • 1 Décider de la compétence de son entreprise
  • 2 Choisir le nom de son entreprise incorporée
  • 3 Faire une demande de réservation de nom auprès du Registraire
  • 4 Produire les différents documents
  • 5 Payer les frais, obtenir le certificat et finaliser l’organisation
• 3. Comment s’incorporer soi-même ?
• 4. Incorporer son entreprise au Québec et atteindre le succès espéré

L’entreprise incorporée en bref

Au Québec, il existe 3 formes juridiques d’entreprises à but lucratif. La société par actions est l’une d’entre elles. Ce mode d’exploitation est aussi connu sous le nom d’entreprise incorporée ou de compagnie.

L’entreprise incorporée est identifiable par les éléments suivants : inc., incorporée, ltée, limitée, Corporation ou SA. Cependant, ce sont surtout les caractéristiques suivantes qui la rendent différente des autres types d’entreprises :

• Elle a une existence distincte de celle de ses actionnaires ;
• Elle possède des biens en son nom propre ;
• Elle possède des droits et doit assumer des responsabilités ;
• Elle peut signer des contrats via ses administrateurs ;
• Elle peut intenter des poursuites ou être poursuivie.

Quelques avantages d’incorporer son entreprise au Québec

Il existe plusieurs avantages à incorporer son entreprise. En voici quelques-uns qui vous conforteront sans doute dans le choix d’incorporer la vôtre : Une réduction des impôts à payer à Revenu Québec ;

• Une responsabilité financière moins importante pour les actionnaires ;
• La possibilité de partager les revenus de la compagnie ;
• La possibilité d’accumuler les revenus et de les utiliser plus tard ;
• Pas d’obligation d’avoir de conseil d’administration (au provincial seulement) ;
• Un financement d’entreprise simplifié ;
• La continuité d’existence.

Incorporer son entreprise au provincial vs au fédéral

Il existe deux types d’incorporation d’entreprise : l’incorporation provinciale et l’incorporation fédérale. Les incorporations au fédéral sont plus dispendieuses les provinciales. Cependant, si vous avez l’intention de développer vos affaires dans d’autres provinces, il sera plus simple de faire l’incorporation auprès du fédéral.

D’un côté, si votre business se limite au Québec, vous pouvez opter pour l’incorporation provinciale. Nous vous conseillons fortement de vous faire accompagner par un spécialiste de l’incorporation afin d’échanger sur vos projets à court et long terme et prendre ainsi les bonnes décisions dès le début.

Si vous optez pour la charte fédérale, mais que votre siège social est au Québec, vous allez tout de même devoir procéder à l’immatriculation de votre entreprise au Registraire des entreprises du Québec. Toutes les entreprises situées sur la province doivent y être inscrites.

Ensuite, vous devrez commencer les démarches auprès des deux gouvernements et aussi débuter l’organisation juridique de votre entreprise dans les livres de minutes. Cela consiste à élire le président, émettre les règlements de l’entreprise, émettre les certificats d’actions et établir diverses résolutions. Pour ce faire, deux options s’offrent à vous : soit vous consultez un cabinet d’avocats traditionnel, soit vous optez pour une solution en ligne.

Marche à suivre pour incorporer son entreprise en 5 étapes

1. Décider de la compétence de son entreprise

Avant d’incorporer votre entreprise, vous devez procéder à la première étape consistant à conformer la compétence de votre entreprise. Pour cela, il convient de vous projeter à plus ou moins long terme pour déterminer si votre entreprise incorporée dépendra du fédéral ou du provincial. Le choix de la compétence fixe le fonctionnement de la compagnie et les règles qui lui sont applicables.

Chacune de ces compétences est régie par des lois et des spécificités qui lui sont propres. Pour les besoins de cet article, nous allons nous concentrer uniquement sur l’incorporation en vertu de la Loi sur les sociétés par actions du Québec (LSAQ). Mais vous pourriez aussi choisir de créer une compagnie fédérale.

2. Choisir le nom de son entreprise incorporée

Une fois la compétence de votre entreprise déterminée, vous devez choisir son nom. Bien qu’il existe différentes possibilités pour immatriculer une entreprise, à cette étape du processus, beaucoup d’entrepreneurs laissent au Registraire des entreprises du Québec le soin de leur attribuer une désignation numérique. Celle-ci se compose d’un numéro unique, du mot « Québec » et de l’abréviation « inc ».

Plutôt qu’une société à numéro, froide et impersonnelle, d’autres entrepreneurs préfèrent donner un vrai nom à leur compagnie. Si c’est votre cas, sachez toutefois que le nom que vous souhaitez donner à votre entreprise doit être conforme aux normes et aux règles du Registraire.

En général, le nom d’une entreprise se compose d’un générique (qui désigne l’entreprise en général), d’une spécificité (qui la distingue des autres) et d’une particule (Inc. dans notre cas). De même, vous n’avez pas le droit d’utiliser un nom déjà porté par une autre entreprise du Québec, portant atteinte à autrui ou donnant une fausse information.

3. Faire une demande de réservation de nom auprès du Registraire

Vous sentez que le nom que vous avez trouvé pour votre compagnie est exceptionnel et voulez éviter que quelqu’un vous le vole ? Dans ce cas, vous pouvez demander une réservation de nom auprès du Registre.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser le service en ligne permettant de produire une demande de réservation de nom. Sachez cependant que cette démarche est facultative

4. Produire les différents documents

Maintenant que votre nom est établi, vous êtes prêt à produire la documentation nécessaire.

Vous devez d’abord fournir les statuts de constitution, qui définissent les catégories d’actions de la société et les principaux droits qui y sont reliés.

Enfin, fournissez la déclaration initiale qui, elle, donne les informations de base sur la société, comme son domaine d’activité, l’emplacement de son siège social et les noms de ses actionnaires et de ses administrateurs.

5. Payer les frais, obtenir le certificat et finaliser l’organisation

À cette étape, vous êtes bien avancé dans votre processus d’incorporation. Mais avant de crier victoire, vous devez régler les frais au Registraire pour couvrir le coût de la réception et de traitement de la déclaration initiale.

À la suite de cela, si les autorités concernées attestent que votre demande est conforme et complète et que les frais exigibles ont bien été payés, elles établiront un certificat de constitution et y attribueront une date.

Votre société sera alors immatriculée et on lui attribuera un numéro d’entreprise du Québec (NEQ). Par la suite, vos statuts de constitution, les documents qui y sont joints ainsi que le certificat de constitution seront déposés au registre des entreprises.

Et voilà, votre entreprise est incorporée au Québec !

Comment s’incorporer soi-même ?

S’il est tout à fait possible de vous incorporer vous-même, ce n’est pas un chemin que nos fiscalistes vous conseillent, surtout si votre entreprise compte plus que deux actionnaires. En effet, lorsque vous êtes plusieurs à la tête d’une entreprise, les litiges sont plus fréquents.

Ainsi, il est recommandé de créer une convention d’actionnaires en plus de l’incorporation. Restez donc vigilant, si vous êtes plusieurs, et assurez-vous que votre société est considérée comme une société fermée ou comme un émetteur fermé.

Les deux instances qui permettent de s’incorporer sont le Registraire des entreprises du Québec et Corporation Canada. Vous pourrez trouver facilement les formulaires, qui sont, de plus, simples à remplir.

L’avantage de s’incorporer soi-même est que vous pourrez économiser des frais. Cependant, l’un des désavantages est que vous ne recevrez pas automatiquement le livre légal de l’organisation juridique officielle de votre entreprise avec les résolutions. Toutefois, vous allez obtenir votre certificat de constitution qui vous permettra d’ouvrir vos comptes chez Revenu Québec et chez l’Agence du revenu du Canada (ARC) ainsi que vos comptes bancaires d’entreprise. Une décision qui mérite donc réflexion et de poser les avantages contre les désagréments.

Incorporer son entreprise au Québec et atteindre le succès espéré

Maintenant, vous savez tout sur comment procéder à l’incorporation de votre entreprise au Québec. Nous vous souhaitons le meilleur des succès en affaires. Consultez nos conseils pour votre comptabilité d’entreprise pour aller plus loin.

N’hésitez pas à faire appel à un avocat ou à un service juridique spécialisé, notamment si l’entreprise incorporée possède plusieurs actionnaires. Chez T2Inc, nous vous assistons dans vos démarches administratives et vous aidons à faire les meilleurs choix pour votre entreprise incorporée. Contactez-nous pour échanger sur vos projets et pour bénéficier d’un accompagnement sur mesure.