C'est quoi un numéro d'entreprise (NE) au Canada? Notions de base

Lorsque vous lancez une entreprise au Canada, l’une des premières étapes administratives consiste à obtenir un numéro d’entreprise (NE). Ce numéro unique, attribué par l’Agence du revenu du Canada (ARC), est indispensable pour interagir avec les autorités fiscales et gérer diverses obligations comptables.

Que vous exploitiez une entreprise incorporée, embauchiez des employés ou deviez percevoir la TPS/TVH, le NE est un élément central de votre gestion financière. Cependant, selon la province où vous opérez, d’autres identifiants peuvent être requis, comme le numéro d'entreprise au Québec ou le numéro d'entreprise en Ontario.

Dans cet article, nous allons explorer ce qu’est un numéro d’entreprise, pourquoi vous en avez besoin et comment l’obtenir en fonction de votre situation.

Qu'est-ce qu'un numéro d'entreprise (NE) au Canada?

Le numéro d'entreprise (NE) est un identifiant unique de 9 chiffres attribué par l'ARC aux entreprises et aux organisations. Il permet de regrouper sous une seule identité les différentes interactions avec les autorités gouvernementales, notamment l’inscription aux programmes fiscaux comme la TPS/TVH, l’impôt des sociétés et les retenues à la source.

En centralisant les obligations fiscales sous un seul identifiant, le NE facilite la gestion administrative des entreprises et assure leur conformité avec les exigences fédérales.

Pourquoi avez-vous besoin d'un numéro d'entreprise?

Le NE est obligatoire pour toute entreprise incorporée au Canada afin de produire leur déclaration de revenus T2 et s’acquitter de ses obligations fiscales. Sans ce numéro, il est impossible de soumettre une déclaration de revenus des sociétés ou d’interagir avec l’ARC.

Si votre entreprise génère un chiffre d’affaires supérieur à 30 000 $, vous devez vous inscrire à la TPS/TVH. Le NE est alors nécessaire pour facturer la taxe aux clients et la remettre aux autorités fiscales.

Lorsqu’une entreprise embauche des employés, elle doit également s’enregistrer auprès de l’ARC pour gérer les retenues à la source, incluant l’assurance-emploi et le Régime de pensions du Canada.

Si votre entreprise effectue des transactions internationales, comme l’importation ou l’exportation de biens et services, l’ARC exigera un NE pour l’ouverture d’un compte d’import-export et la gestion des obligations douanières.

En revanche, les travailleurs autonomes et entreprises individuelles qui exercent sous leur propre nom ne sont généralement pas tenus d’obtenir un NE, sauf s’ils doivent percevoir la TPS/TVH.

Comment obtenir un numéro d'entreprise auprès de l'ARC?

L’inscription au NE est simple et gratuite. Vous pouvez en faire la demande par :

• En ligne : via le portail de l’Agence du Revenu du Canada (ARC).
• Par téléphone : en appelant l’ARC au 1-800-959-7775.
• Par la poste ou par fax : en envoyant un formulaire RC1 dûment rempli.

Les renseignements requis incluent le nom de l’entreprise, son adresse, la structure juridique (société par actions, entreprise individuelle, organisme, etc), le nom des administrateurs, la date de début des activités et le chiffre d’affaires projeté.

Une fois votre demande complétée, l’ARC vous attribuera un NE de 9 chiffres, parfois complété par des identifiants de programme spécifiques :

• RT0001 pour la TPS/TVH,
• RP0001 pour les retenues à la source,
• RM0001 pour l’importation et l’exportation.

Faut-il obtenir un numéro d'entreprise distinct pour chaque province?

Le NE est suffisant pour gérer les obligations fiscales fédérales, mais certaines provinces exigent un numéro distinct pour l’immatriculation locale.

Au Québec, l’enregistrement auprès du Registraire des entreprises du Québec (REQ) est obligatoire pour plusieurs types d’entreprises, ce qui leur attribue un numéro d’entreprise du Québec (NEQ). Ce numéro est nécessaire pour la perception de la TVQ et l’accès aux programmes gouvernementaux provinciaux.

En Ontario, les entreprises enregistrées doivent obtenir un Ontario Business Number via ServiceOntario. Ce numéro est requis pour accéder aux services administratifs provinciaux et certaines obligations réglementaires locales.

En Alberta et Colombie-Britannique, l’enregistrement fédéral suffit généralement, mais une immatriculation provinciale peut être requise si l’entreprise possède un établissement physique ou exerce des activités nécessitant une reconnaissance locale.

Si vous exploitez votre entreprise dans plusieurs provinces, il est recommandé de vérifier les exigences spécifiques de chacune pour éviter tout oubli administratif.

Le numéro d'entreprise au Québec (NEQ)

Le NEQ est distinct du NE et sert à l’immatriculation des entreprises auprès du REQ lorsque vous démarrez votre entreprise au Québec. Il est obligatoire pour les sociétés par actions, les sociétés en nom collectif et en commandite, ainsi que les entreprises individuelles utilisant un nom commercial différent du nom de leur propriétaire.

L’obtention d’un NEQ officialise l’existence juridique de l’entreprise au Québec. Il est souvent exigé pour signer des contrats, accéder à certaines subventions, ouvrir un compte bancaire d’entreprise ou produire une déclaration de revenus CO-17.

L’inscription peut se faire en ligne sur le portail du Registraire des Entreprises du Québec (REQ) ou par courrier en remplissant un formulaire d’immatriculation.

Comment obtenir un NEQ?

L’inscription est un processus simple qui peut être réalisé :

• En ligne, via le portail du Registraire des entreprises du Québec (REQ).
• Par courrier, en remplissant un formulaire de demande d’immatriculation.

Une fois la demande acceptée, le NEQ est attribué rapidement et permet de procéder aux autres démarches administratives.

Le numéro d'entreprise en Ontario

Lorsque vous démarrez votre entreprise en Ontario, vous devez vous enregistrer et obtenir un numéro d'entreprise en Ontario via Service Ontario. Ce numéro est requis pour enregistrer une société par actions, une société en nom collectif ou une entreprise individuelle utilisant un nom commercial.

Le numéro d'entreprise de l'Ontario est utilisé pour interagir avec les services gouvernementaux provinciaux et accéder à certains programmes réglementaires locaux.

Comment obtenir un numéro d'entreprise en Ontario?

L'inscription se fait facilement en :

• S’enregistrant en ligne via le registre des entreprises de Service Ontario.
• Soumettant une demande par courrier, avec les documents requis pour l’immatriculation de l’entreprise.

Une fois la demande acceptée, le numéro d'entreprise en Ontario est attribué et devient le principal identifiant pour toutes les interactions avec le gouvernement ontarien.

Le numéro d'entreprise, un élément essentiel pour votre déclaration de revenus des sociétés

Obtenir un numéro d'entreprise est une étape essentielle pour les entrepreneurs canadiens. Que vous soyez au Canada, au Québec, en Ontario, ou dans n'importe quelle province du pays, chaque juridiction a ses propres exigences. En comprenant bien les différences entre le NE, le NEQ et le numéro d'entreprise ontarien, vous pourrez immatriculer et structurer votre entreprise correctement.

Besoin d’un expert pour gérer les obligations fiscales de votre entreprise? L’équipe de T2inc.ca est là pour vous simplifier la tâche. Contactez-nous pour en savoir plus!