Comment démarrer une entreprise en Ontario?

Démarrer une entreprise en Ontario, c'est s'établir dans la province la plus peuplée du Canada et la plus importante sur le plan économique. Un marché vaste, concurrentiel et majoritairement anglophone, où il peut être simple de se lancer en affaires.

Ce qui freine le plus souvent les entrepreneurs en démarrage, ce n'est pas le manque de motivation : c'est le manque de clarté sur les démarches à suivre, la structure juridique la plus adaptée à leur situation et les obligations qui s'appliquent réellement dans la province.

Les comptables fiscalistes de T2inc.ca détaillent comment démarrer une entreprise en Ontario étape par étape : ce qui est obligatoire, ce qui est facultatif, et ce qu'il faut absolument comprendre avant de se lancer, surtout si vous envisagez de vous constituer en société.

1. Valider son idée et étudier le marché ontarien

Avant les formulaires et les démarches officielles, il y a une question plus fondamentale : est-ce que cette idée répond à un besoin réel dans le marché où vous souhaitez opérer?

L'Ontario n'est pas un marché uniforme. La dynamique entrepreneuriale de Toronto ou d'Ottawa est très différente de celle de Sudbury, de Windsor ou de Cornwall. Mener une étude de marché sérieuse avant de présumer la demande est une étape que beaucoup d'entrepreneurs sautent, et l'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises en démarrage peinent à décoller.

Quelques questions concrètes méritent une réponse avant d'avancer :

• Votre idée répond-elle à un besoin réel dans votre région? La demande locale doit être validée, pas présumée.
• Qui sont vos concurrents directs dans votre zone géographique? Comprendre leurs forces et leurs lacunes permet de définir votre proposition de valeur avec précision.
• Votre secteur est-il concentré dans certaines régions de l'Ontario? La finance et la technologie gravitent autour de Toronto, le gouvernement à Ottawa, la manufacture dans le corridor Oshawa-Windsor, les ressources naturelles dans le Nord. S'implanter là où votre secteur est actif facilite l'accès aux clients, aux partenaires et aux talents.
• Votre secteur est-il réglementé spécifiquement en Ontario? La construction, les soins de santé, l'immobilier et plusieurs professions réglementées ont leurs propres organismes provinciaux, avec des exigences qui peuvent différer significativement d'une autre province.

Pour traverser cette étape, les centres d'encadrement des petits entrepreneurs, présents dans 54 localités à travers la province, offrent des conseils individuels, des ateliers et du mentorat gratuits pour tout entrepreneur en démarrage.

Pour les entrepreneurs francophones établis en Ontario, deux organismes offrent un accompagnement spécifique en français : la Société économique de l'Ontario (SÉO), qui propose du soutien entrepreneurial, et la Fédération des gens d'affaires francophones de l'Ontario (FGA), qui offre des services consultatifs et des événements de réseautage.

2. Rédiger un plan d'affaires solide

Un plan d'affaires est souvent la condition d'accès au financement. Les banques, la BDC et les organismes de soutien s'attendent à un document structuré et chiffré avant d'engager des fonds. C'est aussi le document qui vous force à valider votre idée avec de vrais chiffres et à anticiper les défis avant même le premier jour d'activité.

Un bon plan couvre quatre volets :

• La description de l'entreprise : mission, clientèle cible, proposition de valeur. Dans un marché aussi concurrentiel que celui de l'Ontario, ce qui vous distingue doit être explicite, pas implicite.
• Le plan marketing et opérationnel : canaux de distribution, stratégie de prix, structure organisationnelle envisagée.
• L'évaluation des besoins financiers : coûts de démarrage, fonds de roulement nécessaire pour les premiers mois, besoins en équipement.
• Les projections financières : revenus attendus, point d'équilibre, flux de trésorerie prévisionnels sur 12 à 24 mois.

Plus votre plan s'appuie sur des données de marché réelles, plus vous serez en position de force face aux prêteurs ou dans le cadre d'une demande de subvention, deux options largement accessibles aux entrepreneurs ontariens en démarrage.

3. Choisir la bonne structure juridique en Ontario

Choisir la bonne structure juridique est l'une des décisions les plus importantes que vous prendrez pour démarrer votre entreprise en Ontario. Elle détermine votre responsabilité personnelle, vos obligations fiscales et votre capacité à croître.

Quatre structures principales sont disponibles :

• L'entreprise individuelle : la façon la plus simple et la moins coûteuse de se lancer, mais vos biens personnels répondent entièrement des dettes de votre entreprise.
• La société en nom collectif : deux associés ou plus exploitent une entreprise ensemble sans s'incorporer. Chaque associé est personnellement responsable des dettes, y compris celles contractées par ses partenaires.
• La société par actions : entité juridique distincte de ses actionnaires, régie par la Loi sur les sociétés par actions de l'Ontario. La responsabilité est généralement limitée à la mise de fonds, et les sociétés incorporées peuvent bénéficier de la déduction pour petites entreprises sur le revenu actif admissible.
• La coopérative : structure adaptée aux projets collectifs où les membres partagent la propriété et la prise de décision. Encadrée en Ontario par la Loi sur les sociétés coopératives.

Incorporation provinciale ou fédérale : un choix à ne pas négliger

Si vous optez pour la société par actions, vous devez choisir sous quelle loi vous vous constituez :

• Loi sur les sociétés par actions de l'Ontario (LSAO) - (incorporation provinciale) : protection du nom en Ontario seulement. Démarches auprès de ServiceOntario. Le choix le plus courant pour les entreprises qui exploitent leur entreprise uniquement en Ontario.
• Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA) - (incorporation fédérale, via Corporations Canada) : protection du nom à l'échelle du Canada. Pertinent si vous prévoyez opérer dans plusieurs provinces ou souhaitez une reconnaissance nationale dès le départ.

Les deux options ont des implications fiscales et administratives distinctes, notamment l'obligation pour une société fédérale de s'enregistrer séparément en Ontario comme personne morale extraprovinciale. Pour bien peser les deux options, consultez notre comparaison entre l'incorporation fédérale et provinciale.

4. Choisir et vérifier le nom de son entreprise

Le nom d'une entreprise, c'est bien plus qu'une étiquette. C'est la première impression que clients, partenaires et institutions retiendront. Un bon nom commercial doit être distinctif, facile à retenir et disponible, c'est-à-dire non utilisé par une autre entreprise dans la province.

En Ontario, aucune restriction linguistique ne s'applique aux noms d'entreprise : un nom en anglais, en français, en italien ou dans toute autre langue est valide, à condition de respecter quelques règles de base. Le nom ne peut pas être trompeur, obscène, ni inclure des abréviations corporatives (« Inc. », « Ltée ») si l'entreprise n'est pas incorporée. C'est une différence notable avec le Québec, où la loi impose des exigences linguistiques précises sur le nom commercial.

À noter : l'enregistrement d'un nom commercial en Ontario ne confère pas de droits exclusifs sur ce nom à l'échelle nationale. Pour une protection pancanadienne, il faut déposer une marque de commerce auprès de l'Office de la propriété intellectuelle du Canada.

Le rapport NUANS : obligatoire pour les sociétés par actions avec un nom personnalisé

Si vous constituez une société par actions ontarienne avec un nom personnalisé, vous devez obtenir un rapport de recherche de nom NUANS ciblé sur l'Ontario (appelé rapport « biaisé » dans la terminologie officielle) avant de déposer vos statuts constitutifs auprès de ServiceOntario. Ce rapport, commandé auprès d'une entreprise privée de recherche, confirme qu'aucune autre entreprise n'utilise un nom identique ou similaire dans la province.

Deux points importants à retenir :

• Un rapport NUANS fédéral n'est pas accepté par ServiceOntario pour une incorporation provinciale.
• Pour une société à numéro, le rapport n'est pas requis.

Pour une entreprise individuelle ou une société de personnes, une recherche gratuite est possible directement dans le Registre des entreprises de l'Ontario avant d'enregistrer le nom. C'est une étape rapide qui confirme la disponibilité et évite des délais administratifs inutiles.

5. Enregistrer son entreprise au Registre des entreprises de l'Ontario

L'enregistrement au Registre des entreprises de l'Ontario, géré par ServiceOntario, se fait entièrement en ligne. Si votre entreprise opère sous un nom autre que votre propre nom légal complet, vous êtes tenu de l'enregistrer, tout comme les sociétés par actions et les sociétés de personnes, sans exception. Les exigences et les frais d'enregistrement varient selon la structure de votre entreprise.

Une fois l'enregistrement complété, ServiceOntario délivre une confirmation d'enregistrement du nom commercial (anciennement appelée Master Business Licence), valide cinq ans. Vous recevrez également un numéro d'identification d'entreprise (NIE) à neuf chiffres pour toutes vos transactions avec le gouvernement provincial. Ce numéro est distinct du numéro d'entreprise (NE) émis par l'Agence du revenu du Canada pour vos obligations fiscales fédérales, les deux coexistent et servent des fins différentes.

Avec votre enregistrement en main, vous pouvez ouvrir un compte bancaire d'entreprise dédié. La plupart des institutions financières canadiennes exigent une preuve d'enregistrement avant d'ouvrir un compte. Séparer vos finances personnelles et professionnelles dès le départ simplifie votre tenue de livres et est indispensable au moment de produire vos déclarations fiscales.

6. La TVH en Ontario : une seule taxe, une seule inscription

En Ontario, une seule taxe de vente s'applique : la taxe de vente harmonisée (TVH), au taux de 13 % (5 % TPS fédérale + 8 % part provinciale ontarienne). Contrairement au Québec où la TPS et la TVQ sont administrées séparément, la TVH ontarienne est entièrement gérée par l'Agence du revenu du Canada, une seule inscription suffit pour couvrir les deux volets.

L'inscription devient obligatoire dès que les revenus bruts de l'entreprise dépassent 30 000 $ au cours d'une même année civile ou de quatre trimestres consécutifs. En dessous de ce seuil, elle est facultative. Selon la nature de votre produit ou service, certaines fournitures peuvent être détaxées ou exonérées de TVH.

S'inscrire volontairement dès le départ permet toutefois de récupérer les crédits de taxe sur les intrants (CTI), c'est-à-dire de récupérer la TVH payée sur les achats et dépenses liés à l'exploitation de l'entreprise. Pour une entreprise en démarrage qui investit en équipement ou en services, cet avantage peut être significatif.

7. Obtenir ses permis et licences

Toutes les entreprises en Ontario n'ont pas les mêmes obligations en matière d'autorisations, mais certains secteurs sont fortement réglementés, et les exigences varient selon le secteur d'activité, la municipalité et le palier de gouvernement concerné.

Si votre entreprise évolue dans l'un des secteurs suivants, voici ce qu'il faut savoir :

• Construction et métiers spécialisés : la réglementation relève de Métiers spécialisés Ontario (MSO). Les certifications obtenues dans une autre province ne sont pas automatiquement reconnues. Vérifiez les exigences d'accréditation propres à l'Ontario avant de démarrer vos activités.
• Restauration avec alcool : les permis relèvent de la Commission des alcools et des jeux de l'Ontario (CAJO).
• Professions réglementées : chaque profession dispose de son propre organisme de réglementation en Ontario (l'Ordre des CPA de l'Ontario, le Barreau de l'Ontario, l'Ordre des ingénieurs de l'Ontario). Ces organismes sont distincts de leurs équivalents dans d'autres provinces et une reconnaissance automatique des titres n'est pas garantie.

L'outil BizPaL du gouvernement fédéral génère une liste personnalisée des permis et licences requis selon votre secteur et votre municipalité.

Les assurances professionnelles

Les assurances ne sont pas légalement obligatoires dans la plupart des secteurs, mais elles sont fréquemment exigées contractuellement par les donneurs d'ordres, les partenaires et les prêteurs. Une assurance responsabilité professionnelle couvre votre entreprise en cas de réclamation pour préjudice subi. Avant de signer votre premier contrat, vérifiez les exigences de couverture applicables, elles varient significativement selon le secteur et le type de client.

8. Financement et subventions pour démarrer en Ontario

Les entrepreneurs ontariens ont accès à une gamme de programmes de financement aux paliers provincial et fédéral : des subventions non remboursables aux prêts et services de mentorat. Les critères d'admissibilité varient d'un programme à l'autre, il vaut donc la peine d'identifier tôt ceux qui s'appliquent à votre situation.

• Du côté provincial, le programme Entreprise en démarrage Plus offre des conseils individuels, des ateliers, du mentorat et une subvention non remboursable pour les entrepreneurs admissibles, livré par le réseau des centres d'encadrement des petits entrepreneurs de l'Ontario.
• Du côté fédéral, FedDev Ontario (sud de la province) et FedNor (nord de la province) soutiennent les PME via des contributions et leurs partenaires d'exécution, dont les Sociétés d'aide au développement des collectivités (SADC). Futurpreneur Canada offre du financement, du mentorat et des ressources aux entrepreneurs de 18 à 39 ans.

La BDC, les banques à charte et les caisses de crédit complètent ce portrait avec des produits de financement traditionnels adaptés aux entreprises à toutes les étapes de leur développement.

9. Les obligations après le lancement

Une fois votre entreprise lancée en Ontario, plusieurs obligations récurrentes entrent en jeu. Certaines dès le premier jour, d'autres à partir du moment où certains seuils sont atteints.

Voici les principales à connaître dès le départ.

• Déclaration annuelle : les sociétés par actions doivent déposer leur déclaration annuelle directement au Registre des entreprises de l'Ontario. Depuis le 5 mai 2021, l'ARC n'accepte plus ces déclarations pour le compte de la province.
• Déclarations de TVH : les entreprises inscrites produisent leurs déclarations auprès de l'ARC selon la fréquence établie lors de l'inscription (mensuelle, trimestrielle ou annuelle selon le volume de revenus).
• Retenues à la source : toute entreprise qui embauche doit ouvrir un compte de retenues à la source auprès de l'ARC et verser les montants prélevés (impôt sur le revenu, assurance-emploi et cotisations au Régime de pensions du Canada) selon le calendrier établi.
• Déclaration T2 : les sociétés par actions ontariennes doivent produire une déclaration T2 auprès de l'ARC dans les six mois suivant leur fin d'exercice, là où d'autres provinces comme le Québec exigent une déclaration CO-17 distincte auprès d'un second organisme fiscal.

10. S'entourer des bons professionnels dès le départ

Même dans une province au cadre administratif simplifié, les décisions prises en début de parcours (sur la structure, la planification fiscale et la conformité) ont des conséquences à long terme pour votre entreprise en Ontario. Les bons professionnels vous aident à les prendre correctement dès le départ.

• Un comptable ou un fiscaliste vous accompagne dans le choix de la structure juridique, la mise en place de votre système comptable et vos premières obligations fiscales. Pour les sociétés par actions ontariennes, T2inc.ca produit les déclarations T2 entièrement en ligne, partout au Canada.
• Un avocat d'affaires est particulièrement utile lors de l'incorporation, pour encadrer les droits et obligations de chaque associé dans une convention d'actionnaires, ou dans tout secteur réglementé nécessitant des contrats commerciaux solides. Pro Bono Ontario offre des consultations juridiques gratuites par téléphone aux propriétaires de petites entreprises.
• Un conseiller en démarrage, via les centres d'encadrement des petits entrepreneurs présents dans 54 localités ontariennes, peut vous accompagner dans votre plan d'affaires et vos demandes de financement, sans frais.

S'entourer tôt évite les erreurs les plus coûteuses, même dans une province où les démarches sont parmi les plus accessibles au Canada.

FAQ — Démarrer une entreprise en Ontario

Quelles sont les étapes pour démarrer une entreprise en Ontario?

Ouvrir une petite entreprise en Ontario requiert : choisir une structure juridique, enregistrer son entreprise au Registre des entreprises de l'Ontario (ServiceOntario), obtenir un numéro d'entreprise (NE) auprès de l'ARC, s'inscrire à la TVH si les revenus dépassent 30 000 $, et obtenir les permis requis selon le secteur.

Combien coûte le démarrage d'une entreprise en Ontario?

Les frais gouvernementaux varient selon la structure : 60 $ pour une entreprise individuelle ou une société de personnes, 300 $ pour constituer une société par actions provinciale auprès de ServiceOntario. Des coûts additionnels s'appliquent selon le secteur : équipements, assurances, permis et fonds de roulement.

Quelle est la différence entre une incorporation provinciale et fédérale en Ontario?

L'incorporation provinciale sous la Loi sur les sociétés par actions de l'Ontario (LSAO) protège le nom en Ontario seulement. L'incorporation fédérale sous la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA) protège le nom partout au Canada, mais exige un enregistrement supplémentaire auprès de ServiceOntario comme personne morale extraprovinciale.

Une société par actions ontarienne doit-elle produire une déclaration provinciale en plus de la T2?

Non. Depuis 2009, l'Ontario a délégué l'administration de l'impôt des sociétés à l'ARC. Une seule déclaration T2 suffit : elle intègre le calcul de l'impôt provincial ontarien. Il n'y a pas d'équivalent de la CO-17 québécoise en Ontario.

Prêt à lancer votre entreprise en Ontario?

L'Ontario offre un cadre administratif parmi les plus accessibles au Canada pour démarrer une entreprise : un registre des entreprises entièrement en ligne, une seule taxe de vente et une seule déclaration de revenus corporative pour les sociétés incorporées.

Les décisions prises en début de parcours, qu'il s'agisse de la structure ou de la planification fiscale, ont des répercussions durables. Les comptables fiscalistes de T2inc.ca produisent les déclarations T2 pour les sociétés incorporées partout au Canada, entièrement en ligne. Contactez notre équipe pour toute question sur vos obligations fiscales en Ontario.

Ce contenu est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un conseil fiscal ou juridique. Chaque situation d'entreprise est unique, nous vous recommandons de consulter un comptable professionnel agréé (CPA) avant de prendre toute décision fiscale.