Comptabilité d’entreprise : tout savoir sur les dépenses déductibles d’impôt de vos employés

Quels que soient l’envergure et le secteur d’activités de votre entreprise, son fonctionnement entraine inévitablement des dépenses. Dans certaines circonstances, ce sont même vos employés qui devront avancer certaines sommes. Or, ces dépenses peuvent parfois être déductibles d’impôt.

Voici donc quelques exemples de dépenses d’employés déductibles d’impôts et les conditions qui doivent être respectées pour que vous puissiez bénéficier de crédits sur celles-ci.

Quelles dépenses faites par vos employés sont déductibles d’impôt?

Selon l’Agence de Revenu du Canada (ARC), toute dépense raisonnable engagée par vos employés pour gagner un revenu est potentiellement déductible d’impôt. Sans être exhaustive, la liste des dépenses déductibles d’impôt peut comprendre :

• Les fournitures : selon votre activité, vous pourriez déduire le cout du matériel que vos employés utilisent et qui sert indirectement à la production de biens ou de services.
• Les frais de bureau : les dépenses allouées au matériel de bureau (stylos, papeterie, timbres…) peuvent être déduites d’impôt.
• Les frais de voyage : si vos employés sont amenés à se déplacer, par exemple dans le cadre d’une rencontre avec un client ou pour une formation, sachez que les frais de déplacement peuvent aussi être déduits des impôts de votre entreprise.

Les dépenses d’employés déductibles d’impôt sont nombreuses et variées. Il peut être pertinent de demander l’aide d’un comptable pour connaitre toutes les déductions auxquelles vous avez droit.

Comment faire bénéficier vos employés d’une déduction d’impôt sur les dépenses d’une entreprise?

Les employés d’une entreprise qui sont amenés à avancer des frais déductibles d’impôt liés à leurs activités professionnelles peuvent ensuite en demander le remboursement à la comptabilité de leur entreprise, mais sous certaines conditions.

Demander un remboursement raisonnable

Si vos employés sont amenés à avancer certaines dépenses,  celles-ci pourraient bien être déductibles d’impôts, mais cela dépendra du contexte et de la nature de la dépense. Par exemple, un employé pourra demander un remboursement pour un déplacement d’affaires, mais à un tarif acceptable. Ainsi, un voyage en avion en première classe pourrait ne pas être considéré comme étant déductible en totalité et la déduction pourrait alors se baser sur un tarif établi par le gouvernement (en général la classe économie d’Air Canada).

Pour obtenir une déduction, il faut fournir une preuve

La règle d’or en matière de remboursement ou de déduction d’impôt est de fournir un justificatif. Ainsi, si vous souhaitez bénéficier d’une déduction d’impôt sur les frais engagés par vos employées dans le cadre de leur travail, vous devrez fournir un reçu pour la totalité du montant que vous déclarez. Il est donc primordial de vous assurer que vos employés vous reviennent avec une preuve de paiement. La plupart du temps, une simple facture suffit. 

Assurez-vous de profiter d’un maximum de crédits d’impôt applicables sur les dépenses d’employés

Afin de bien gérer le remboursement des frais avancés par vos employés, il est conseillé d’avoir une comptabilité bien organisée et de connaitre les déductions auxquelles vous avez droit.

Chez T2inc, nous mettons nos connaissances approfondies de la fiscalité des entreprises pour aider ces dernières à optimiser leurs processus comptables. Vous avez une question quant à des réclamations de remboursement de la part de vos employés ? Contactez-nous, notre équipe se fera un plaisir de vous renseigner.