Comment produire son relevé d’emploi en ligne en plein COVID-19 ?

La crise actuelle reliée à la COVID-19 nous affecte tous différemment. Et malheureusement, peu y échapperont. D’une manière ou d’une autre, tout le monde devra apprendre à vivre avec cette nouvelle menace que représente la pandémie.

D’ailleurs, le 23 mars 2020, le gouvernement du Québec a décidé de mettre la province « sur pause ». Tous les commerces non essentiels seront fermés pour un minimum de trois semaines. Avec cette mesure, la proportion de Québécois qui devra faire appel au chômage augmentera de manière significative. Dans cette optique, si votre entreprise fait partie des commerces non essentiels, voici comment produire un relevé d’emploi en ligne pour vos employés.

Quelles sont les étapes pour produire un relevé d’emploi en ligne ?

Afin que vos employés puissent avoir droit au chômage, vous devez leur produire un relevé d’emploi auprès du programme fédéral de Service Canada. Pour ce faire, vous pouvez faire votre inscription en ligne afin de produire le relevé d’emploi pour vos employés.

Par la suite, on vous fera parvenir un code par la poste. Il y aura certainement des délais pour le traitement, mais cela demeure l’une des manières les plus rapides de procéder. Sinon, vous pouvez appeler Service Canada directement afin de commander un relevé d’emploi en version papier. Si vous n’êtes pas familier avec ce processus, vous pouvez obtenir des conseils auprès d’une firme de comptables et de fiscalistes professionnels.

Comment remplir le relevé d’emploi ?

Lorsque vous aurez réussi à produire un relevé d’emploi en ligne, vos employés devront ensuite le compléter. Pour ce faire, le site de Service Canada offre un guide explicatif indiquant la marche à suivre.

Voici quelques informations importantes pour le formulaire :

• le prénom et le nom de l’employé ;
• le numéro d’assurance sociale de l’employé ;
• le premier et le dernier jour de travail au sein de votre entreprise ;
• la date de la dernière période de paie ;
• le nombre d’heures assurables et totales effectué par votre employé ;
• la rémunération assurable totale et les rémunérations assurables détaillées par périodes de paie, et ce, pour les 26 dernières ;
• la raison du départ de l’employé.

Les spécificités à considérer pour le relevé d’emploi

Comme mentionné plus haut, il est nécessaire d’inscrire la raison de la cessation d’emploi. Dans le contexte actuel, le code A s’applique au « manque de travail ». Dans l’éventualité où votre entreprise devait fermer ses portes pour des raisons de sécurité, on utilise aussi le code A.

D’ailleurs, l’Association canadienne de la paie (ACP) recommande de ne pas remplir la case 18 (observations), car cela pourrait ralentir la demande. Pour vous donner un exemple, voici un récapitulatif offert par le service de paie Desjardins :

« À l’heure actuelle, voici les dernières directives de Service Canada à ce sujet :

• si votre employé est malade ou en quarantaine en raison de la COVID-19, inscrire à la case 16 — Raison du présent relevé d’emploi : “Code D - maladie ou blessure” ;
• si votre employé ne travaille pas à la suite d’une pénurie de travail ou d’une fermeture en raison de la COVID-19, inscrire à la case 16 — Raison du présent relevé d’emploi : “Code A - manque de travail” ;
• si votre employé ne travaille pas pour d’autres raisons liées à la COVID-19, inscrire à la case 16 — Raison du présent relevé d’emploi : “Code E - départ volontaire” ou “Code N - congé”. »

Quelles sont les mesures supplémentaires à connaître ?

Il y a également des allégements qu’un employeur peut verser en complément aux prestations d’assurance-emploi. Il y a plusieurs critères à respecter, mais la mesure peut être intéressante. Si vous souhaitez en savoir davantage, la célèbre firme d’avocats McCarthy a rédigé un article sur les prestations d’assurance-emploi.

De plus, il existe également quelques exceptions qui permettent certaines allocations pour les soins d’urgence :

• si un employé doit s’occuper de ses enfants en raison de la fermeture des écoles et des garderies ;
• si un employé prend soin d’un membre de sa famille atteint de la COVID-19 ;
• si un employé est en quarantaine.
• Dans ces situations, il est possible d’avoir recours aux allocations pour les soins d’urgence.

Pour produire un relevé d’emploi en ligne conforme, restez informé

Afin de produire un relevé d’emploi en bonne et due forme, n’hésitez pas à vous informer. Si vous avez des questions sur le relevé d’emploi, ou sur le formulaire à remplir ou simplement sur la comptabilité et la fiscalité en entreprise, consultez notre section blogue ou contactez-nous. Notre équipe se fera un plaisir de vous guider durant la crise !