Logiciels et applications comptables de base pour toute entreprise visant le succès

Tout le monde parle d’intelligence artificielle et des robots qui vont potentiellement remplacer les humains dans plusieurs secteurs d’emploi. Mais quel est le véritable impact des avancées technologiques sur les technologies comptables en 2018?

Est-il possible de faire sa comptabilité automatiquement, grâce aux logiciels comptables?

En 2018, est-il possible d'automatiser l'entrée de ses données comptables ou de faire en sorte que toutes les transactions bancaires se traitent sans intervention humaine? Eh bien, malheureusement, la réponse est non. Ce n’est pas encore possible à 100% au Canada et au Québec. La petite baguette magique qui fait que la comptabilité s'effectue automatiquement et que les déclarations d'impôts sont envoyées de manière convenable, du moins, au niveau du respect des lois fiscales, n'existe toujours pas.

Cependant, il y a beaucoup d’espoir à ce niveau. Les choses s’améliorent. Les entrepreneurs ont la possibilité d'automatiser de plus en plus de tâches comptables grâce à différents logiciels et applications offerts sur le marché. En voici d'ailleurs quelques-unes que nous vous suggérons.

Une application permettant de ne plus avoir besoin de papier

En 2018, au cœur d'une crise environnementale sans précédent, la consommation de papier de chacun devrait être réduite au maximum. Pour des raisons évidentes, il faudra bientôt être en mesure de se passer de cette ressource matérielle. Une des manières les plus simples d’avoir une vie sans papier est de numériser et de prendre en photo tous les documents papier, pour ensuite les sauvegarder sur une plateforme de partage en ligne comme Dropbox ou Google Drive.

Dites au revoir au temps perdu à chercher des documents égarés. Aussitôt que vous recevez une facture, une lettre ou un document important, scannez-le et enregistrez-le sur votre plateforme en ligne. Cela permet de centraliser toutes les informations nécessaires aux tâches comptables et de maximiser votre efficacité.

Un logiciel comptable en ligne complet dans le Cloud

En 2018, une façon de pouvoir profiter facilement des différentes technologies offertes par les solutions et logiciels Web pour améliorer sa productivité est d’avoir un système de logiciel comptable infonuagique. Oui, il existe certaines contraintes reliées à l'utilisation d'Internet. Cependant, le Web offre tellement de possibilités d’automatisation et d’optimisation qu’il est difficile d’y renoncer.

Chez T2inc.ca, nous encourageons donc l’utilisation de logiciels comptables pour les petites et moyennes entreprises. Sans trop hésiter, nous pouvons même affirmer que nous adorons les logiciels comptables Web. Nos deux préférés, que nous utilisons pour la plupart de nos clients, sont Xero et Quickbooks Online.

Les avantages des logiciels comptables Cloud

Voici quelques avantages pour vous d’utiliser un logiciel comptable sur Internet versus un logiciel traditionnel installé localement sur votre poste de travail.

• La facturation électronique envoie par courriel, de votre téléphone, une facture PDF au client, avec la possibilité pour celui-ci de la payer immédiatement avec sa carte de crédit. La facture est ensuite entrée automatiquement dans le logiciel comptable.
• Le partage de l’information entre l’équipe du comptable et l’entreprise est également facilité. Il n’y a plus de factures perdues ou de mauvaises versions. Toutes les parties prenantes ont accès en temps réel aux données et aux rapports financiers.
• L’importation des transactions bancaires et les informations sur le crédit peuvent s’importer automatiquement. Il est même possible d'établir certaines règles permettant de classer la transaction plus rapidement dans le logiciel comptable.
• Enfin, les logiciels comptables infonuagiques offrent aussi la possibilité d'ajouter des fonctionnalités en les connectant à diverses autres applications. Cette stratégie est souvent très payante en termes de productivité et d'organisation des affaires.

Une application de scanneur intelligent

Vous avez entendu parler des scanneurs qui peuvent extraire des informations à même une photo et déchiffrer ce qu’il y a sur la facture? En effet, il existe maintenant diverses solutions offrant ce service dont l'utilisation est assez simple.

Premièrement, vous installez l’application Receiptbank sur votre téléphone intelligent. Ensuite, vous prenez en photo la facture avec votre téléphone. L'image s’enregistre dans l’application et apparait comme n'étant pas encore traitée. Puis, vous cliquez sur la photo et le scanneur de l’application est capable d’en extraire les données. Il retiendra par exemple : la date, le nom du fournisseur, le montant avant taxes, le montant avec taxes, la catégorie de dépenses, etc. Ensuite, vous n'avez qu'à approuver la transaction si les informations sont bien exactes. Une fois que vous confirmez l’information en cliquant, cela envoie automatiquement la transaction dans votre logiciel comptable sur Internet.

Donc, ce type de technologie de reconnaissance optique de caractère offre des avancées intéressantes pour ce type de pratique, surtout si vous avez des dizaines de factures.

Une application qui peut recueillir les documents comptables

Il existe aussi des solutions qui permettent d’aller obtenir l’information sur des sites externes. En effet, plusieurs plateformes se créent des API afin de pouvoir partager leurs informations. Ainsi, il est possible d'aller extraire les informations automatiquement. L’exemple classique est la solution Hubdoc qui permet d’aller chercher automatiquement l'ensemble des transactions et relevés bancaires offerts par la banque. Elle permet de se connecter avec des comptes de plusieurs grandes compagnies qui offrent des comptes clients centralisés sur Internet, comme les géants de télécommunication. Cela peut faire sauver du temps en contribuant à recueillir et traiter rapidement les documents.

En conclusion

À la lumière de ces informations, vous comprenez sans doute que même si votre comptabilité d’entreprise ne peut se faire comme par magie, même en utilisant des logiciels performants, ceux-ci peuvent être d’une grande utilité. N’hésitez donc pas à demander conseil à nos experts en comptabilité pour connaitre le meilleur logiciel pour vous en fonction de vos besoins.