Comptabilité d’entreprise : tout savoir sur les dépenses déductibles d’impôt de vos employés

Quelle que soit la taille ou le secteur d’activité de votre entreprise, son fonctionnement entraîne inévitablement des dépenses. Dans certains cas, ce sont même vos employés qui doivent avancer certaines sommes. Heureusement, certaines de ces dépenses peuvent être déductibles d’impôt.

Voyons ensemble quelques exemples de dépenses d’employés admissibles et les conditions à respecter pour en tirer avantage.

Quelles dépenses faites par vos employés sont déductibles d’impôt?

Selon l’Agence du revenu du Canada (ARC), toute dépense raisonnable engagée par un employé pour gagner un revenu peut être déductible d’impôt. Bien que cette liste ne soit pas exhaustive, voici quelques exemples courants :

• Les fournitures : Si votre entreprise nécessite du matériel spécifique que vos employés doivent utiliser dans le cadre de leur travail, ces dépenses peuvent être déductibles.
• Les frais de bureau : Les achats de papeterie, stylos, timbres et autres fournitures de bureau peuvent être admissibles à une déduction.
• Les frais de déplacement : Lorsqu’un employé se déplace pour une rencontre client, une formation ou toute autre activité liée à son travail, les frais engagés peuvent être déduits des impôts de l’entreprise.
• Les frais de télécommunications : Une portion des frais d’internet ou de téléphone cellulaire peut être déductible si leur usage est justifié pour le travail.
• Les uniformes et vêtements spécialisés : Les employés qui doivent porter des vêtements de travail spécifiques peuvent obtenir une déduction, mais uniquement si ces vêtements ne peuvent être portés en dehors du travail.
• Les frais de formation et de certification : Si un employé doit suivre une formation liée à son emploi ou payer des frais d’adhésion à un ordre professionnel, ces dépenses peuvent être admissibles.

Les dépenses admissibles varient selon la situation et la nature du travail. Pour vous assurer de bien maximiser vos déductions, il peut être judicieux de consulter un comptable.

Comment faire bénéficier vos employés d’une déduction d’impôt sur les dépenses d’une entreprise?

Si vos employés doivent avancer des frais liés à leur travail, ils peuvent en demander le remboursement à l’entreprise, sous certaines conditions.

1. S’assurer que le remboursement est raisonnable

Toutes les dépenses ne sont pas automatiquement déductibles. Pour être admissibles, elles doivent être nécessaires à l’exercice des fonctions de l’employé et respecter des critères de raisonnabilité.

Par exemple, si un employé doit effectuer un déplacement d’affaires, son billet d’avion doit correspondre à un tarif standard du marché (souvent basé sur la classe économique). De même, un employé peut être remboursé pour un repas d’affaires, mais un dîner gastronomique de luxe risque d’être refusé en cas de vérification fiscale.

2. Toujours fournir une preuve pour chaque dépense

La règle d’or en matière de déduction fiscale est conserver une preuve : aucune preuve = aucune déduction. Pour que l’employé soit remboursé et que l’entreprise puisse déclarer cette dépense, une facture ou un reçu détaillé est obligatoire.

Exemples de preuves acceptables :

• Factures détaillées avec le montant exact et la nature de la dépense
• Reçus électroniques ou imprimés
• Relevés bancaires ou cartes de crédit en cas de paiement direct
• Contrats de location ou factures pour des espaces de travail à domicile

Il est essentiel d’établir une politique interne pour inciter les employés à conserver et soumettre leurs justificatifs dès que possible.

3. Vérifier si un formulaire officiel est requis

Dans certains cas, un formulaire spécifique doit être rempli et signé par l’employeur pour que la dépense soit reconnue fiscalement.

Par exemple, l’ARC exige souvent le formulaire T2200 (Déclaration des conditions de travail) pour justifier les frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel ou d’un bureau à domicile. Sans ce formulaire, l’employé pourrait se voir refuser certaines déductions.

4. Faire la distinction entre remboursement et déduction fiscale

Un remboursement effectué par l’employeur ne signifie pas automatiquement que cette dépense est déductible d’impôt pour l’entreprise.

Exemple :

• Une entreprise rembourse les frais de stationnement de son employé pour une rencontre client = 
  • ✅ Déductible
• Une entreprise rembourse un abonnement mensuel de stationnement, même si l’employé l’utilise aussi à des fins personnelles = 
  • ❌ Peut ne pas être déductible

Il est donc important de valider chaque type de dépense avec un comptable pour éviter toute mauvaise surprise en cas d’audit.

5. Conserver les justificatifs en cas de vérification fiscale

Les autorités fiscales peuvent auditer les entreprises pour s’assurer que les dépenses réclamées sont légitimes. Il est essentiel de s’assurer que les dépenses respectent les critères de l’ARC et de Revenu Québec afin d’éviter tout problème en cas de vérification fiscale.

Bonnes pratiques :

• Conserver toutes les preuves de paiement pendant au moins six ans
• Mettre en place un système de classement numérique (ex. : Google Drive, Dropbox, logiciel de comptabilité)
• Assurer un suivi régulier pour éviter la perte de documents importants

6. Vérifier les implications fiscales pour l’employé

Un remboursement par l’employeur peut, dans certains cas, être considéré comme un avantage imposable pour l’employé.

Exemple :

• Si un employeur rembourse les frais d’abonnement à une salle de sport, cette somme pourrait être ajoutée au revenu imposable de l’employé.

Il est donc recommandé de bien comprendre l’impact fiscal des remboursements et, au besoin, d’en discuter avec un fiscaliste.

Assurez-vous de profiter d’un maximum de crédits d’impôt applicables sur les dépenses d’employés

Pour optimiser vos remboursements et ne pas passer à côté de déductions importantes, il est crucial d’avoir une gestion comptable rigoureuse et de bien connaître les crédits d’impôt disponibles.

Chez T2inc.ca, nous mettons nos connaissances approfondies de la fiscalité des entreprises pour aider ces dernières à optimiser leurs processus comptables. Vous avez une question quant à des réclamations de remboursement de la part de vos employés? Contactez-nous, notre équipe se fera un plaisir de vous renseigner.