Pour les jeunes entrepreneurs et les PME, il peut être complexe de savoir quoi prioriser dans la gestion d’une entreprise. Avec tant de responsabilités à gérer, il n’est pas rare de mettre certaines tâches de côté.
Toutefois, il faut savoir que l’une des responsabilités primordiales pour les gestionnaires d’entreprise est la facturation. Effectivement, une bonne gestion de facturation est obligatoire pour bien développer une entreprise.
Apprenez-en plus sur l’importance d’une bonne gestion de la facturation, puis voyez nos conseils pour y arriver.
L’importance de bien gérer sa facturation d’entreprise
La facturation est un processus essentiel dans la gestion d’une entreprise. Cela constitue la base pour le développement de celle-ci.
D’abord, une bonne gestion de la facturation est nécessaire pour la comptabilité d’entreprise. Pour pouvoir gérer votre trésorerie adéquatement, vous devez savoir exactement d’où vient et où va votre argent. En gérant adéquatement la facturation, vous pouvez rapidement identifier des anomalies dans votre chiffre d’affaires.
La bonne gestion de la facturation est tout aussi importante d’un point de vue de la fiscalité de votre entreprise. En effet, selon la loi, vous avez l’obligation de conserver vos documents comptables et vos factures pendant une certaine période de temps. Les autorités fiscales pourraient demander à voir vos factures dans le cadre de vérifications. Dans cette mesure, il est primordial de les conserver d’un point de vue légal.
Conseils pour assurer une bonne gestion de la facturation
Vous vous demandez par où commencer pour optimiser la gestion de votre facturation d’entreprise ? Voici quelques conseils qui vous aideront à améliorer vos procédés.
Organisez votre facturation de manière efficace
Organiser votre facturation de façon efficace est la première étape vers une bonne gestion de celle-ci. Établir une méthodologie claire vous permettra d’avoir une meilleure vue d’ensemble sur votre facturation.
Par exemple, vous pouvez commencer par élaborer les règles et les modalités à respecter de votre facturation. Cela sert non seulement à mettre certains processus en place, mais vous protège aussi légalement.
Clarifiez vos conditions de paiement dès le départ
Lorsque vous faites affaire avec un nouveau client, vous devez lui communiquer très clairement vos conditions de paiement dès le départ. Chaque entreprise n’a pas les mêmes règlements concernant la facturation, et le client doit être avisé si vous avez certaines modalités particulières.
Par exemple, il est possible que vous exigiez un frais si un paiement est effectué après la date d’échéance. Dans ce cas, vous devez absolument avertir votre client, car autrement il pourrait se plaindre qu’il n’était pas au courant.
Numéroter les factures
Numéroter les factures de vos clients est un autre moyen d’améliorer le processus de facturation. Sans numéro, il peut être plus complexe pour vous de déterminer si une facture donnée a été produite avant une autre ou après.
Numéroter vos factures émises de manière chronologique et continue vous évitera ce problème et vous permettra d’avoir une comptabilité d’entreprise bien tenue.
Automatisez vos processus de facturation
Une autre façon de faciliter votre gestion de facturation est d’utiliser un logiciel permettant d’automatiser vos processus. Il existe plusieurs outils de gestion et logiciels de comptabilité qui aident les entreprises à produire automatiquement leurs factures électroniques sans faire d’erreurs. En plus, lorsque le client souhaite recevoir une facture papier, il suffit de lui imprimer ce modèle.
De plus, ces outils font gagner beaucoup de temps aux entrepreneurs. En plus de produire automatiquement les factures, ils peuvent envoyer des rappels de paiement et enregistrer automatiquement les paiements effectués dans vos dossiers.
Vérifier la solvabilité des clients
Vous connaissez probablement très bien vos clients fidèles. Vous savez ce qu’ils achètent et connaissez leurs habitudes de paiement des factures.
Or, vous ignorez tout du nouveau client qui se présente à vous. Vous paiera-t-il à temps ou tardera-t-il à régler sa facture ?
Vérifier la solvabilité de vos nouveaux clients est un autre conseil de facturation que nos comptables vous donnent. En contrepartie, il est toujours possible de demander un dépôt ou un paiement partiel aux nouveaux clients s’il vous est impossible de confirmer leur solvabilité.
Émettre rapidement les factures
Plus vous tardez à produire et à transmettre vos factures, plus vous retardez vos entrées de fonds. Alors, dès qu’une vente se conclut, facturez le client et acheminez-lui la facture sans attendre.
Si vous êtes toujours en déplacement ou que vous vendez des produits directement chez votre client, songez à utiliser un lecteur de facturation mobile, qui vous permettra d’accepter des paiements par carte de crédit ou de débit sans contact avec un téléphone intelligent lors de vos déplacements.
Agissez de manière professionnelle avec vos clients
Adopter une attitude professionnelle est évidemment très important dans vos relations clients. Dès vos premiers contacts avec ceux-ci, votre attitude professionnelle et courtoise leur fera comprendre vos habiletés en gestion.
Cela doit persister tout au long de la relation avec votre client, surtout en ce qui concerne la facturation. S’il se trouve en retard de paiement, vous pouvez être insistant, mais vos communications doivent demeurer polies. Par exemple, rappelez-vous d’utiliser des formes de politesse dans vos rappels de paiement.
Le professionnalisme est la meilleure façon de maintenir de bonnes relations avec vos clients, même si ceux-ci sont de « mauvais payeurs ».
Réclamez toujours vos paiements et faites des suivis auprès des clients
Une fois que vous envoyez une facture, maintenez toujours un suivi sur celle-ci. De cette manière, vous vous assurez de recevoir vos paiements à échéance et, en cas contraire, vous pouvez envoyer des rappels à vos clients.
Si vous avez des clients avec qui le recouvrement de facture est souvent remis à plus tard, n’hésitez pas à leur envoyer des rappels fréquents. Vos conditions de paiement existent pour garantir votre succès. Il est important de les respecter.
Encore une fois, certains logiciels de facturation peuvent grandement vous venir en aide pour faire un suivi et une gestion adéquats de vos factures. Investir dans un bon logiciel de relation client serait une solution à considérer si vous avez de la difficulté à garder une trace de vos communications.
La gestion de la facturation : une priorité pour les PME
En résumé, une bonne gestion de la facturation devrait être une priorité pour toute entreprise, surtout pour les PME et les entreprises en démarrage. La gestion de la facturation est primordiale pour la trésorerie, la comptabilité et la fiscalité d’entreprise. En suivant les conseils de nos experts, vous pouvez déjà commencer à optimiser vos processus.
Vous souhaitez obtenir plus de conseils sur la comptabilité d’entreprise ? Les comptables et fiscalistes de T2inc.ca aident quotidiennement les PME du Québec à mieux comprendre leur comptabilité et leur fiscalité d’entreprise.
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Frédéric Roy-Gobeil
CPA M.Fisc
Président de T2inc.ca et entrepreneur dans l’âme, j’ai créé de nombreuses start-ups comme Delve Labs et T2inc.ca. Ancien fiscaliste chez Ernst & Young, je suis aussi membre de l’Ordre des comptables professionnels agréés CPA et diplômé d’une maitrise en fiscalité à l’université de Sherbrooke. Passionné par le monde entrepreneurial et par le mindset de croissance, je suis auteur de nombreux articles et contenus vidéos sur l’industrie et le monde des affaires, tout comme sur la comptabilité, la fiscalité, les états financiers et l’indépendance financière.
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