Pendant combien de temps devez-vous conserver vos documents comptables, fiscaux ou vos impôts au Québec?

Lorsqu’on dirige une entreprise au Québec, il est facile de se retrouver avec des boîtes pleines de documents : factures, relevés bancaires, déclarations de revenus, contrats… mais combien de temps doit-on conserver ses documents comptables, fiscaux ou ses impôts? Est-ce 6 ans, 10 ans ou plus? Et qu’en est-il des versions électroniques?

Que vous soyez à la tête d’une PME incorporée ou travailleur autonome, la réponse à cette question est essentielle pour assurer la conformité de votre entreprise avec les exigences gouvernementales. Les registres et les pièces justificatives doivent être conservés pendant une période précise, sous peine de sanctions en cas de vérification.

Dans cet article, nos comptables fiscalistes vous expliquent clairement et simplement les durées à respecter pour chaque type de document, les règles spécifiques du fédéral et du provincial, et comment vous organiser efficacement pour rester conforme.

Pourquoi conserver vos documents comptables et fiscaux?

Les documents comptables et fiscaux ne sont pas de simples papiers à archiver. Ils constituent des pièces justificatives en cas de demande ou de vérification par le gouvernement du Québec ou le gouvernement fédéral (via l'ARC). Ils doivent prouver l'exactitude de vos revenus, de vos dépenses, de vos crédits d'impôt et de vos déductions demandés en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu.

Voici quelques exemples de documents à conserver :

• Vos déclarations de revenus T2 ou CO-17 ; 

• Les factures envoyées à vos clients ;

• Les reçus de dépenses d’entreprise ;

• Les relevés bancaires professionnels ;

• Le registre des déplacements et des dépenses relatives à vos véhicules d’entreprise, accompagné des pièces justificatives ;

• Les contrats de service ou de location ;

• Les registres indiquant le nom de vos employés ainsi que leur salaire et les retenues faites sur leur salaire.
• Les avis de cotisation fédéraux et provinciaux ;
• Tout document concernant un actif, une déduction, ou une opération comptable.

Ces documents sont essentiels pour établir votre bilan comptable, calculer vos déductions, et éviter les erreurs fiscales. Conserver vos registres permet aussi de répondre à des demandes internes (vérification de dépense, garantie, etc.), ou d’assurances (certificats de garantie, polices).

Quelle est la durée légale pour conserver vos documents fiscaux au Québec?

Au Canada, que ce soit au niveau fédéral ou provincial, les lois fiscales fixent des délais de conservation spécifiques pour les documents commerciaux et fiscaux.
Ces règles garantissent qu'en cas de vérification, vous serez en mesure de fournir tous les documents nécessaires pour justifier vos déclarations fiscales.

Explorons les règles générales que vous devez respecter.

Les règles générales de l’ARC

L’Agence du revenu du Canada (ARC) exige que les documents relatifs à l’impôt doivent être conservés pendant une période de six ans à partir de la fin de la dernière année à laquelle ils se rapportent. Vous ne pouvez pas détruire les documents avant d’avoir obtenu l’autorisation de l’ARC si vous souhaitez les éliminer plus tôt que cette période.

Exemple, si votre année fiscale se termine le 31 décembre 2023, vous devez conserver les documents jusqu’au 31 décembre 2029.

Quelques précisions importantes :

• Le délai commence à partir de l’année suivant la déclaration ;

• Si vous produisez une déclaration en retard, le délai de six ans commence à partir de la date où elle est produite ;

• Si vous modifiez une déclaration, le compte à rebours repart à la date de modification.

Les règles de Revenu Québec au niveau provincial

Revenu Québec applique généralement les mêmes règles que l’ARC pour la conservation des documents. Vous devez donc garder vos factures, relevés et livres comptables pendant six ans à compter de la fin de l’année visée ou de la date à laquelle la déclaration est produite.

Cela s’applique aux :

• Factures de vente et d’achat ;

• Livres comptables ;

• Reçus de taxes TPS/TVQ ;

• Registres de paie ;

• États financiers.

Les documents comptables à conserver sans limites de durée pour les entreprises

Bien que la durée de conservation des documents d’entreprise, qu’ils soient comptables ou fiscaux, soit habituellement de 6 ans, il est conseillé de conserver certains autres documents durant toute la durée de vie d’une société.

Nous vous encourageons, par exemple, à conserver sans durée limite les documents d’entreprise suivants :

• Vos actes notariés,
• Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration,
• Les certificats d’actions et de transferts d’actions,
• Tout autre document servant à justifier une entrée dans le grand livre.

Enfin, si l’entreprise est amenée à être dissoute, il est essentiel de conserver les originaux de ces documents d’entreprises pendant les deux années suivant la dissolution, au minimum.

Les documents à conserver à la demande des entités gouvernementales

Il existe des situations exceptionnelles dans lesquelles l’Agence du Revenu au Canada (ARC) ou Revenu Québec vous conseillera de conserver certains documents d’entreprises au-delà de la période légale de six ans.

Toutefois, si tel est le cas, un représentant de l’administration fiscale vous contactera directement, ou vous enverra une lettre par courrier recommandé pour vous faire part de cette information. À l’intérieur de cet échange, il vous sera précisé la nature du document d’entreprise ainsi que la durée de conservation demandée.

Quels documents conserver et pendant combien de temps?

Voici un résumé des délais les plus courants :

Bon à savoir : dans le cas où vous fermez votre entreprise, vous devez conserver les registres et les pièces justificatives pendant au moins deux ans après la date de dissolution.

Peut-on conserver ses documents de façon numérique?

Oui, tout à fait. L’ARC et Revenu Québec autorisent la conservation électronique des documents, tant que leur intégrité est garantie. L’ARC et Revenu Québec acceptent la conservation numérique si les documents sont :

• Lisibles (clairs et exploitables en cas de vérification) ;

• Accessibles rapidement en cas de demande ;

• Authentiques et non modifiables (archivage sécurisé) ; 

• Stockés de manière sécurisée, idéalement au Canada.

Nos comptables fiscalistes vous recommandent d'utiliser des outils de numérisation et de classement en ligne, avec sauvegarde sur des serveurs canadiens ou conformes à la législation canadienne. Assurez-vous que vos pièces justificatives relatives à l’impôt sur le revenu sont disponibles rapidement en cas de contrôle.

Que risquez-vous de la part de l'Agence du Revenu du Canada et de Revenu Québec si vous ne conservez pas vos documents?

Ne pas respecter les obligations de conservation peut coûter cher :

• Pénalités fiscales pour défaut de tenue de livres ;

• Estimations arbitraires de vos revenus imposables ;

• Perte de déductions fiscales ;

• Refus de crédits d’impôt ;

• Risques en cas de litige avec un client ou un fournisseur.

En clair, ne pas avoir les bons documents au bon moment peut nuire à la santé financière et juridique de votre entreprise.

Nos conseils pour archiver et assurer la bonne conservation des documents d'impôts

• Classez vos documents par année fiscale ;

• Gardez une copie physique ET numérique, si possible ;

• Nommez vos fichiers de manière claire (ex. : « Facture-Client-X_2023-04.pdf ») ;

• Utilisez un logiciel de tenue de livres avec fonctionnalités d’archivage ;

• Programmez des rappels annuels pour vérifier vos archives.

T2inc.ca vous aide à rester conforme… sans stress

Conserver ses documents comptables et fiscaux n’est pas qu’une obligation légale. C’est aussi un bon réflexe de gestion et une manière d’éviter des erreurs coûteuses. En respectant les délais de conservation recommandés, vous protégez votre entreprise en cas de vérification… et vous gagnez en tranquillité d’esprit.

Besoin d’un accompagnement fiscal sur mesure? Faites appel à T2inc.ca pour une gestion simple, conforme et adaptée à la réalité de votre entreprise.