Comptabilité d’exercice ou comptabilité de caisse : quelle est la différence ?

Ces questions reviennent souvent de la part des entrepreneurs. En d’autres mots, est-ce que je dois comptabiliser mes ventes et mes dépenses dans ma comptabilité, même si celles-ci ne sont pas encaissées ou payées? Est-ce que je dois comptabiliser la vente, ainsi que les taxes, d’une facture ayant été émise, mais n’ayant pas encore été payée en fin d’année ou fin de période de TPS TVQ? La réponse est oui à l’exception de quelques cas rares tels que l’agriculture, les mines ou la pêche. C'est ce que l’on appelle la comptabilité d’exercice, différente de la comptabilité de caisse.

Découvrez quels sont les différences et les avantages à opter pour une comptabilité d’exercice ou une comptabilité de caisse.

Qu’est-ce qu’une comptabilité d’exercice et une comptabilité de caisse?

La comptabilité d’exercice est la méthode de comptabilisation généralement reconnue au Canada. Elle consiste à enregistrer les transactions comptables dans les registres dès que celles-ci surviennent ou lors de l’émission de factures, sans prendre en considération la date d’encaissement.

En revanche, la comptabilité de caisse est basée sur les sorties et les entrées d’argent. En d’autres termes, cela consiste à comptabiliser la transaction dans vos registres comptables, seulement lorsque l’argent est encaissé ou décaissé. Sachez cependant que cette méthode n’est pas vraiment permise et qu’elle n'est utilisée au Canada que dans de rares exceptions à la loi fiscale.

Cas concret d’un entrepreneur

Afin d’illustrer au mieux la différence et les avantages entre une comptabilité d’exercice et une comptabilité de caisse, voici une mise en situation. Cela devrait vous permettre de mieux comprendre pourquoi ces questions concernant la gestion de la comptabilité d’une entreprise reviennent souvent.

L’état des lieux de la situation

Un jeune entrepreneur est en affaires depuis maintenant 2 ans à Montréal et exploite son entreprise sous la forme juridique de société par actions. Il a un chiffre d’affaires d'un peu moins que 100 000$ annuel et est inscrit à la TPS TVQ. Sa fréquence de déclaration de taxes est annuelle et sa fin d’année financière est le 31 décembre.

Voici une liste de quelques-unes de ses obligations fiscales à partir de sa fin d'année:

• 2 mois plus tard: impôts de sociétés à Revenu Québec
• 3 mois plus tard: impôts à Revenu Canada
• 3 mois plus tard: TPS TVQ à Revenu Québec

La problématique rencontrée

Il a facturé un contrat de plus de 30 000$ en fin d’année financière, soit le 22 décembre, et sera seulement payé à la fin du mois d’avril. Cependant, tous ses délais de paiements fiscaux sont entre la fin du mois de février et la fin du mois de mars. Ce contrat représente plus de 40% de son chiffre d’affaires. Les liquidités de l’entrepreneur sont très serrées et il a même dû avancer de l’argent en dépense sur ce contrat.

L’une des situations auxquelles il pourrait être confronté serait de devoir 4500$ en taxes et plus de 6000$ en impôts, mais il n’a pas ces montants en banque. Par ailleurs, les pénalités pour non-paiement des TPS TVQ peuvent être de 15%, plus les intérêts. Cela représenterait donc une importante préoccupation pour cet entrepreneur.

Vient alors la question concernant la gestion de sa comptabilité. Quelle sera la solution la plus profitable pour lui entre une comptabilité d’exercice et une comptabilité de caisse? À savoir, est-il obligé d’inclure les ventes de ses clients, qui ne sont pas encore payées, lors de la date limite de production de leur rapport de taxes TPS TVQ ou d’impôts?

La solution en gestion de comptabilité

La réponse réglementaire à cette question capitale est : oui. Vous devez inclure tous vos montants et devez planifier votre flux monétaire afin de respecter les délais de paiement de vos obligations fiscales.

Certains optent pour une comptabilité de caisse, cependant ils prennent des risques, tout particulièrement en cas de vérification fiscale.

En conclusion sur la comptabilité d’exercice ou la comptabilité de caisse

Vous l’avez donc compris, chaque entrepreneur se doit de produire une comptabilité d’exercice et doit se préparer tout au long de l’année aux échéances fiscales. Si vous choisissez d’opter pour une comptabilité de caisse, il est fortement recommandé de consulter un professionnel ou de se renseigner auprès des autorités.

Si vous souhaitez obtenir, les conseils avisés d’experts en comptabilité d'entreprise, n’hésitez pas à contacter notre équipe. Nous nous ferons un plaisir de vous informer et de vous apporter les meilleurs conseils qu’ils soient.