Comment incorporer une entreprise au Québec : Guide pratique pour entrepreneurs

Vous êtes travailleur autonome, connaissez du succès en affaires et souhaitez passer à l'étape suivante en incorporant votre entreprise au Québec? L’incorporation peut offrir une structure solide et des avantages fiscaux pour favoriser la croissance de votre entreprise, que vous opériez uniquement dans la province ou à travers le Canada.

Chez T2inc.ca, nous sommes spécialisés dans l’impôt des sociétés et collaborons avec des avocats pour vous offrir un service d’incorporation clé en main. Découvrez les étapes essentielles pour incorporer votre compagnie au Québec en toute simplicité.

Qu'est-ce que l'incorporation?

Par définition, l’incorporation est le processus par lequel une entreprise devient une personne morale distincte, dotée de sa propre personnalité juridique. Cela signifie que votre entreprise est reconnue comme une entité indépendante de ses propriétaires (les actionnaires), avec des droits, des responsabilités et une durée de vie illimitée.

En choisissant d’incorporer votre entreprise au Québec, vous donnez à celle-ci une forme juridique claire qui peut favoriser sa crédibilité auprès de vos partenaires et clients, tout en limitant votre responsabilité personnelle.

Quels sont les avantages d'une société par actions

Incorporer votre entreprise présente plusieurs bénéfices importants :

• Limitation de la responsabilité personnelle : vos biens personnels sont protégés contre les dettes de l’entreprise.
• Crédibilité accrue : une société incorporée renforce la confiance de vos clients, partenaires et investisseurs.
• Avantages fiscaux : profitez de taux d’imposition réduits et explorez des stratégies de planification fiscale.

Pour en savoir plus sur l'intérêt d'une société par actions, consultez notre article complet traitant des avantages à s'incorporer au Québec.

Comment créer une entreprise incorporée étape par étape au Québec

La constitution d'une société par actions au Canada suit un processus bien défini. Voici les étapes principales pour officialiser votre entreprise tout en respectant les lois en vigueur.

Étape 1 : choisir la compétence de la société par actions

Lorsque vous décidez d’incorporer votre entreprise au Québec, la première étape consiste à choisir entre une incorporation provinciale ou fédérale. Ce choix dépend principalement de la portée géographique de vos activités et de vos besoins en matière de protection du nom d’entreprise.

Opérez-vous uniquement au Québec? Si oui, l’incorporation provinciale est simple, abordable et parfaitement adaptée à vos besoins. Envisagez-vous d’étendre vos activités au Canada? Si oui, optez pour l’incorporation fédérale pour bénéficier d’une protection nationale et d’une plus grande flexibilité.

Voici comment décider:

Incorporation provinciale : 

Si votre entreprise prévoit d’opérer exclusivement ou principalement au Québec, une incorporation provinciale est souvent l’option la plus simple et la plus économique. Cette option est idéale si vos clients, partenaires ou activités se limitent au Québec.

Les avantages incluent :

• Un processus plus simple et rapide : les démarches administratives sont réduites par rapport à l’incorporation fédérale.
• Des coûts plus bas : les frais d’enregistrement sont moins élevés, ce qui en fait une solution adaptée pour les petites entreprises.
• Une conformité locale : les obligations fiscales et légales s’alignent directement sur les lois québécoises, ce qui facilite la gestion.

Cependant, si vous souhaitez développer vos activités dans d’autres provinces, vous devrez obtenir un enregistrement extraprovincial dans chaque juridiction où vous opérez. Cela peut entraîner des frais supplémentaires et des démarches administratives additionnelles.

Incorporation fédérale :

Si votre ambition est de faire affaire dans plusieurs provinces ou à travers le Canada, une incorporation fédérale pourrait être un meilleur choix.

Les avantages incluent :

• Protection du nom à l’échelle nationale : contrairement à l’incorporation provinciale, votre nom d’entreprise sera protégé dans toutes les provinces et territoires du Canada.
• Flexibilité géographique : bien que votre siège social soit au Québec, vous pouvez facilement opérer dans d’autres provinces.
• Image de crédibilité nationale : une incorporation fédérale peut améliorer votre réputation si vous travaillez avec des clients ou partenaires au-delà des frontières québécoises.

Notez toutefois qu’une incorporation fédérale exige également l’immatriculation au Québec, ce qui engendre des frais additionnels. Le processus peut aussi être légèrement plus complexe.

Étape 2 : définir la dénomination sociale de la société

Le nom de votre entreprise, aussi appelé dénomination sociale, est essentiel. Il représente votre identité commerciale et influence la façon dont vos clients et partenaires perçoivent votre entreprise. Au Québec, vous avez deux options : opter pour une société à numéro ou choisir un nom personnalisé. Votre décision dépendra des besoins spécifiques de votre entreprise et de vos priorités.

Société à numéro :

Une société à numéro est une solution rapide et peu coûteuse pour incorporer votre entreprise. Si votre entreprise est une société holding ou si le nom n’est pas crucial pour vos activités (comme dans le cas de services internes), cette option peut suffire.

Votre société sera identifiée par un numéro unique suivi de la mention « inc. » ou « Canada inc. ». Par exemple, votre entreprise pourrait s’appeler "12345678 Québec inc.".

Nom personnalisé :

Si vous souhaitez développer une marque forte et visible, un nom personnalisé est indispensable. Ce nom peut refléter vos activités, attirer vos clients et renforcer votre crédibilité. 

Voici les étapes clés pour choisir votre nom personnalisé et bénéficier d'une protection accrue dans votre juridiction (Québec ou Canada) :

• Vérification de la disponibilité : utilisez les outils de recherche du Registraire des entreprises du Québec (REQ) ou de Corporations Canada pour vous assurer que le nom est unique.
• Réservation du nom : une fois vérifié, vous devrez effectuer une demande de réservation de nom auprès du Registre des entreprises du Québec (REQ) ou de Corporations Canada.
• Conformité juridique : le nom doit inclure un descripteur légal (par ex. « inc. ») et respecter les exigences linguistiques du Québec (le français est obligatoire).

Étape 3 : préparer les documents nécessaires et confirmer le statut juridique de la compagnie

La constitution d’une société par actions nécessite la soumission de certains documents essentiels qui officialiseront l’existence légale de votre entreprise. Ces documents servent à définir les bases juridiques et organisationnelles de votre société.

Voici les documents obligatoires :

• Statuts de constitution : ce document fondamental établit les règles de fonctionnement de votre entreprise. Il précise notamment :
  • Le nom de la société (numéro ou personnalisé).
  • La structure des actions et les droits des actionnaires.
  • Le rôle des administrateurs.
• Déclaration initiale : ce document indique :
  • L’adresse officielle du siège social de votre entreprise au Québec.
  • La liste complète des administrateurs, incluant leurs noms et coordonnées.

Avant de soumettre vos documents, assurez-vous qu’ils sont complets et exacts. Une fois les statuts de constitution publiés au registre, il n’est plus possible de revenir en arrière, sauf par une décision judiciaire, ce qui peut être complexe et coûteux. Vérifiez notamment :

• Que toutes les informations concernant votre entreprise et vos administrateurs sont correctes.
• Que le nom de l’entreprise (si personnalisé) a été validé et réservé.

Notre conseil de professionnel : si vous avez des doutes, faire appel à un professionnel, comme un avocat, peut vous aider à éviter des erreurs coûteuses et garantir une incorporation sans problème.

Étape 4 : enregistrer l'entreprise auprès du Registraire des entreprises du Québec pour obtenir un numéro d’entreprise du Québec (NEQ)

L’enregistrement de votre entreprise auprès du Registraire des entreprises du Québec (REQ) est une étape essentielle pour officialiser votre société. Cela vous permet de publier vos statuts de constitution, confirmant l’existence officielle de votre société au Québec. Cette action vous permet d'obtenir un Numéro d’entreprise du Québec (NEQ), qui identifie votre société auprès des institutions gouvernementales.

Pour enregistrer votre entreprise, vous devez : 

• Soumettez vos documents en ligne : connectez-vous au portail du REQ pour soumettre vos documents (statuts de constitution, déclaration initiale, etc.). Le processus est rapide et entièrement numérique.
• Recevez votre NEQ : une fois l’enregistrement complété, le REQ vous attribuera un NEQ, un identifiant unique pour votre société.

Que vous ayez choisi une incorporation provinciale ou fédérale, sachez que cette étape est obligatoire pour exercer vos activités au Québec.

Étape 5 : ouvrir un compte bancaire commercial et s’enregistrer aux taxes si nécessaire

Une fois votre Numéro d’entreprise du Québec (NEQ) obtenu, il est temps de passer à deux étapes essentielles pour la gestion financière et fiscale de votre entreprise : ouvrir un compte bancaire commercial et, si nécessaire, vous enregistrer aux taxes. Ces démarches assurent la conformité de votre entreprise et facilitent vos opérations quotidiennes.

Le compte bancaire commercial est indispensable pour séparer vos finances personnelles de celles de votre entreprise. Cela vous permet de :

• Gérer vos transactions professionnelles de manière claire et organisée.
• Renforcer la crédibilité de votre entreprise auprès des partenaires, fournisseurs et clients.
• Faciliter le suivi comptable et fiscal pour répondre aux exigences gouvernementales.

Si votre entreprise prévoit de générer un revenu annuel supérieur à 30 000 $, vous devez vous inscrire à la Taxe sur les produits et services (TPS) et à la Taxe de vente du Québec (TVQ). Cette inscription est obligatoire pour :

• Facturer les taxes à vos clients.
• Récupérer les taxes que vous avez payées sur vos achats d’entreprise.
• Respecter vos obligations fiscales envers les autorités gouvernementales.

Sachez que, même si votre entreprise génère moins de 30 000 $ par année, vous pouvez choisir de vous inscrire volontairement aux taxes, ce qui peut être avantageux dans certains cas. Consultez un professionnel pour évaluer la meilleure option pour votre situation.

Étape 6 : payer les frais et finaliser l’organisation pour obtenir le certificat de constitution

La dernière étape de l’incorporation consiste à payer les frais exigés et à finaliser l’organisation interne de votre entreprise pour obtenir votre certificat de constitution. Ce document officiel est indispensable pour confirmer l’existence légale de votre société et débuter vos activités en toute conformité.

Avant de recevoir votre certificat de constitution, il est important de structurer les éléments internes de votre entreprise. Cela inclut :

• Créer un règlement interne : ce document détermine les règles de fonctionnement de votre entreprise, notamment le rôle des administrateurs et les processus de prise de décision.
• Émettre les premières actions : déterminez le nombre d’actions à émettre et attribuez-les aux actionnaires.
• Organiser une réunion des administrateurs : la première réunion sert à adopter le règlement interne et à nommer les dirigeants de l’entreprise.

Ces étapes, bien que souvent oubliées, sont essentielles pour assurer le bon fonctionnement et la conformité de votre société dès le départ.

Une fois les frais payés et l’organisation interne finalisée, vous recevrez votre certificat de constitution. Ce document officialise l’existence de votre société et vous permet de commencer vos activités professionnelles en toute légalité.

FAQ sur l'incorporation d’entreprise

Peut-on s'incorporer soi-même ou doit-on faire appel à un avocat?

Oui, il est tout à fait possible d'incorporer une société par actions par vous-même en utilisant les services en ligne du REQ ou de Corporations Canada. De cette manière, vous économisez sur les frais d'honoraires demandés par un professionnel externe. Cependant, faire appel à un professionnel peut simplifier le processus, éviter des erreurs coûteuses et assurer la conformité des documents juridiques, comme le livre de société à détenir au siège social ou lorsqu'une convention d’actionnaires est requise. 

N'hésitez donc pas à contacter un professionnel et à comparer vos options avant de vous lancer seul dans l'aventure.

Combien de temps faut-il pour incorporer une entreprise au Québec?

En utilisant les portails en ligne, et si votre demande est conforme et complète et que les frais exigibles ont été payés, l’incorporation peut être complétée en 2 à 5 jours ouvrables.

Attention, les délais peuvent toutefois varier selon la complexité des documents soumis.

Une entreprise incorporée doit-elle produire des déclarations fiscales distinctes?

Oui. Une société incorporée est une entité juridique distincte. Elle doit produire une déclaration T2 pour déclarer les revenus à l'Agence du revenu Canada et une déclaration CO-17 pour déclarer les revenus à Revenu Québec.

Ne manquez pas cette obligation annuelle pour éviter toute pénalité pouvant être coûteuse pour votre compagnie.

Puis-je changer mon type d’incorporation plus tard?

Oui, il est possible de transférer une incorporation provinciale en incorporation fédérale, mais cela peut entraîner des frais administratifs.

Faites confiance à nos avocats pour incorporer son entreprise au Québec

L’incorporation est une étape clé pour structurer et développer votre entreprise au Québec. En suivant les étapes décrites dans cet article – de la sélection de la compétence de votre société par actions à l’obtention de votre certificat de constitution – vous serez en mesure de créer une entreprise conforme, crédible et prête à croître. Chaque décision, qu’il s’agisse de choisir un nom, de préparer vos documents ou de structurer votre organisation interne, est une brique fondamentale pour bâtir une entreprise solide.

Chez T2inc.ca, nous collaborons avec des avocats partenaires pour vous offrir un service d’incorporation clé en main. De la soumission des documents au respect des obligations fiscales, notre expertise simplifie chaque étape pour vous permettre de vous concentrer sur votre entreprise.

Prêt à incorporer votre société? Contactez-nous dès aujourd’hui pour démarrer en toute sérénité.