Comment faire mes états financiers exigés pour produire les déclarations de revenus des sociétés?

Une société par actions effectue tout au long de l’année des dépenses afin d’exploiter son entreprise. Parmi celles-ci, on retrouve couramment l’acquisition et l’utilisation d’un véhicule corporatif. Ces investissements offrent de nombreux avantages fiscaux pour les compagnies incorporées, cependant ils impliquent aussi certaines obligations. En effet, ce type d’entité exige une comptabilité plus complète, avec notamment la production d’un bilan financier en plus de l’état des résultats.

Découvrez quelles sont les exigences auxquelles doivent se conformer les sociétés par actions afin de produire leurs déclarations de revenus des sociétés T2 et CO-17.

Les obligations comptables d’une société par actions

Lorsque l’on gère une société par actions, nous avons des obligations fiscales supplémentaires auxquelles un travailleur autonome n’est pas nécessairement soumis. En effet, pour faire ses impôts personnels, un indépendant peut se contenter de produire un état des résultats en tenant à jour un registre de revenus, dépenses, comptes à payer et comptes à recevoir en remplissant la déclaration T1. Ceci est relativement simple et peut facilement se faire sur un chiffrier Excel ou sur papier.

En revanche, les sociétés par actions ont l’obligation, en plus de tenir ces registres, de faire concorder l’ensemble de leurs comptes bancaires, cartes de crédits, marges de crédit, prêts, avances aux actionnaires, comptes d’impôts et taxes, etc. À cela s’ajoute le fait de devoir produire un bilan financier complet. Celui-ci est bien plus complexe à réaliser seul et demande davantage de travail et de connaissances en comptabilité.

Effectivement, dans le but de produire ses déclarations de revenus, une société par actions doit tenir une comptabilité complète de son activité, nécessitant des notions de crédit et de débit. La théorie veut que pour chaque écriture ou transaction comptable, il y ait deux gestionnaires qui tiennent simultanément les deux comptes : un pour le débit et l’autre pour le crédit.

Une telle gestion peut s’avérer compliquée, c’est pour cela que nous recommandons aux entrepreneurs actionnaires de sociétés par actions de choisir un logiciel comptable afin de simplifier la compréhension et la tenue de leur comptabilité.

Les obligations qui contraignent une société à produire une déclaration de revenus

Au Québec, les sociétés sont dans l’obligation de produire une déclaration de revenus. En fait, le gouvernement fédéral contraint une société à se conformer à cette règle-ci, au cours de cette année-là, elle a été dans l’une des cinq situations suivantes.

Premièrement, une société doit produire ses impôts d'entreprise si elle avait un établissement dans la province à un moment donné. Deuxièmement, si l’entreprise en question était une société d’assurance qui exerce au Québec l’un des droits ou des pouvoirs d’une société, ou qui y poursuit un objet social, y possède un bien quelconque ou y a un établissement, elle doit aussi produire une déclaration de revenus d’entreprise.

Troisièmement, si la société a aliéné un bien québécois imposable, même si elle n’a pas d’établissement au Québec et qu’elle ne résidait pas au Canada, elle doit aussi se conformer à cette obligation. Quatrièmement et cinquièmement, si la société agissait à titre de mandataire ou de prête-nom ou si elle était assujettie à un impôt spécial, celle-ci doit produire un rapport d’impôts.

Les dates limites pour produire son rapport d’impôt d’entreprise

Une société ne doit pas simplement produire une déclaration de revenus. Elle doit également s’assurer de le faire dans les délais prescrits. Et quelle est donc la date butoir pour faire ses impôts de société? La déclaration doit s’effectuer dans les six mois suivants la date de fin de l’exercice financier.

Ensuite, si elle a un solde à payer, la société doit le régler deux mois après son exercice financier, hormis quelques exceptions. Cela s’applique autant au provincial qu’au fédéral.

Et si votre société a fait faillite au cours de l’année?

Ce n’est pas parce qu’une société a fait faillite qu’elle ne doit pas produire une déclaration de revenus. En fait, une société qui fait faillite pendant une année d’imposition doit produire deux déclarations pour la période visée. La première pour la période débutant le premier jour de l’année d’imposition et se terminant le jour précédant la date de faillite. La deuxième pour la période débutant à la date de la faillite et se terminant à la fin de l’année d’imposition.

Produire ses déclarations de revenus

Une compagnie incorporée se doit de produire chaque année, ses déclarations de revenus de société T2 au fédéral et CO-17 au niveau de la province du Québec. Pour cela, elle doit préparer un document comptable de ses états financiers, composé de l’état des résultats et du bilan.

1 - L’état des résultats

L’état des résultats est une composante importante de l’état financier et consiste à recenser l’ensemble des revenus et des dépenses d’une entreprise. Ce document comptable est obligatoire pour produire votre déclaration de revenus.

Lorsque vous complétez l’état des résultats de votre société, il est important de ne pas inclure les taxes de vos montants. En effet, si vous venez de faire une vente de 1000 $ + taxes, soit un total de 1149,98 $ ; vous devez seulement inscrire dans le compte des ventes le montant de 1000 $.

Les taxes doivent ensuite être remises au gouvernement. Dans le cas où votre chiffre d’affaires est de 30 000 $ et plus, dans une période de 12 mois consécutive, vous êtes tenus de vous inscrire à la TPS/TVQ.

Par ailleurs, sachez que vous devez inclure dans les états financiers, les revenus provenant de factures qui n’ont pas encore été payées, à l’exception de quelques cas rares tels que pour l’agriculture, les mines ou la pêche. De la même façon, vous devez inclure les dépenses facturées, même si elles ne sont pas encore payées.

Il est également important de distinguer les différentes sources de revenus, car leur mode d’imposition diverge de l’une à l’autre. Voici quelques exemples des principales sources de revenus :

• Ventes (chiffre d’affaires de vos activités d’entreprise)
• Revenu d’intérêt sur prêt ou de placement
• Revenu de dividende de revenu de placement
• Revenu de gain en capital
• Revenu de loyer de location
• Revenu de dividende de société liée

En revanche, pour la plupart des petites et moyennes entreprises, l’ensemble des revenus proviennent des ventes. Il n’est donc pas nécessaire de passer du temps à identifier la source.

Concernant les dépenses, voici quelques notes importantes à savoir :

• Tentez de séparer le plus possible les différentes catégories de vos dépenses. Cela vous facilitera le classement de celles-ci dans les rapports d’impôts.
• Il est important de distinguer dans vos catégories de dépenses, toutes les dépenses liées au restaurant, bar, et cadeaux aux clients, car ceux-ci ont un traitement fiscal différent.
• Il en est de même pour les pénalités et les intérêts d’impôts ou des taxes pour les retards ou autres problèmes survenus avec les autorités fiscales.
• Un achat d’équipement informatique, matériel de bureau, voiture, bâtiment, ou tout autre achat de type immobilisation qui n’est pas consommé dans une seule année ne doit pas être inclus dans les dépenses de l’état des résultats, mais plutôt dans les comptes d’actifs du bilan. Ceux-ci seront amortis sur plusieurs années selon la catégorie fiscale prescrite dans les déclarations d’impôts.

En résumé, pour établir les revenus de votre état des résultats, vous devez faire la sommation de tous vos revenus (par catégorie de sources de revenus) en excluant les taxes de ce calcul. Le même principe s’applique pour les dépenses. En effet, vous devez faire la sommation de toutes vos dépenses par catégorie de dépense en excluant les taxes de ce calcul, et ajouter ces données à l’état des résultats.

2 - Le bilan

Le bilan est une autre composante importante de l’état financier d’une entreprise et est également indispensable à la déclaration de vos revenus. Celui-ci consiste à lister l’ensemble des actifs et des dettes d’une entreprise. Ce document comptable est beaucoup plus délicat et technique à produire. C’est notamment pour cela qu’il est fortement recommandé, lors de la préparation de sa déclaration de revenus, d’utiliser un logiciel comptable ou un chiffrier comptable déjà établi de type Excel afin d’éviter les erreurs.

Tout d’abord, il est important de comprendre que le bilan est constitué de trois types de comptes étant les actifs, les passifs, ainsi que les capitaux propres et les bénéfices non répartis. Lorsqu’on dresse un bilan, la sommation des comptes des actifs doit être égale à la sommation des comptes des passifs ajoutés aux comptes des capitaux propres et des bénéficies non-répartis.

Certaines personnes décident parfois de créer un bilan en utilisant uniquement des raccourcis, en inscrivant des montants pour le compte de banque, les comptes client à recevoir, les comptes fournisseurs à payer, les comptes d’impôt et de taxes à payer, ainsi que des montants pour le capital-actions et le bénéfice non répartis. Si vous souhaitez procéder de la sorte, il ne faut pas oublier que pour la section des bénéfices non répartis, vous devez avoir au minimum les deux comptes :

• Les bénéfices non répartis des années précédentes correspondant au total des bénéfices non répartis du bilan de l’année dernière.
• Le bénéfice net de l’exercice qui est le résultat du profit ou de la perte de l’état des résultats de l’exercice financier en cours.

Plusieurs entrepreneurs, et même certains comptables, travaillent de la sorte pour produire leur bilan. Cependant, il n’est pas recommandé d’adopter cette manière, et ce pour plusieurs raisons.

Premièrement, cette méthode ne constitue pas un registre comptable et une comptabilité complète. Il est facile d’oublier plusieurs transactions qui peuvent avoir des impacts importants (des dépenses, des revenus, des dépôts ou encaissements). Ceci va rendre plus compliquée la saine gestion financière de votre entreprise et vous serez plus enclin à oublier qui vous doit de l’argent ou à qui vous en devez.

De plus, un des désavantages majeurs à opter pour une telle gestion du bilan est au niveau de la rémunération des actionnaires. En effet, vous ne pourrez par retracer correctement les transactions d’avance ou de dépôt à l’actionnaire, tout comme les avantages personnels imposables. Ceci va donc compliquer l’établissement de la rémunération de l’actionnaire et pourrait vous causer de graves problèmes en cas de vérification fiscale.

Produire sa déclaration T2

Au Canada, plusieurs types d’organisation sont tenus de faire une déclaration de leurs revenus. Si vous souhaitez savoir ce qu'est une déclaration T2 au Canada, nous avons rédigé un article complet à cet effet. Sinon, découvrez quelques conseils pour faciliter la déclaration T2 de votre société.

La déclaration T2 : qui doit la produire?

La déclaration T2, la déclaration des revenus des sociétés, est obligatoire pour chaque année d’imposition. Ce rapport à produire doit être fait pour tous les particuliers qui opèrent une compagnie par actions, ou compagnie incorporée. Si vous êtes propriétaire d’une entreprise enregistrée à votre nom, vous devez remplir la section concernant votre entreprise dans votre déclaration T1.

Même les sociétés incitatives, les sociétés exonérées d’impôts et les organismes à but non lucratif doivent produire ce genre de déclaration. De plus, il faut produire la déclaration T2, même si vous n’avez pas d’impôts à payer.

L’année d’imposition de votre société

Pour produire la déclaration T2, vous devez déterminer l’année d’imposition au moment où vous incorporez une nouvelle société. Si vous êtes une société professionnelle rattachée à société de personne qui œuvre au Canada, vous devez choisir le 31 décembre comme fin d’année d’imposition.

Sinon, vous pouvez choisir la date que vous désirez. Au moment de votre première déclaration, prenez la date de constitution de votre société comme début de l’année d’imposition. Pour les déclarations T2 suivantes, la date de début sera la journée suivant la fin votre année financière.

La déclaration T2 : quand la produire pour éviter les pénalités?

L’Agence du Revenu du Canada et Revenu Québec attendent votre déclaration T2 après la fin de votre année financière. Vous disposez de 6 mois pour faire la déclaration T2 de votre société. Autrement, des pénalités peuvent s’appliquer et elles sont plutôt salées.

Pour une société résidente, cela correspond à 5 % du montant d’impôts non acquittés, plus 1 % de cet impôt par mois supplémentaire de retard. Pour les sociétés non résidentes, il s’agit d’un montant de 100 $ ou de 25 $ par jour de retard, jusqu’à un maximum de 100 jours, le montant le plus élevé des deux s’applique.

Comment remplir la déclaration T2?

Pour produire votre déclaration T2, vous pouvez remplir le document sous le format papier et envoyer votre déclaration par la poste aux institutions fiscales. De plus, vous pouvez utiliser les logiciels de services en ligne d’impôts accrédités IMPÔTSNET, ou faire affaire à des comptables spécialisés dans le domaine de la fiscalité. Grâce aux services de T2inc.ca, vous pouvez combiner les deux options, soit la rapidité du service logiciel de déclaration T2 avec la fiabilité des rapports fait avec un véritable comptable fiscaliste.

Produire sa déclaration CO-17

Savoir comment bien remplir sa déclaration d’impôts CO-17 n’est pas évident pour tout le monde. En effet, la déclaration CO-17 aborde de nombreux points qu’il faut savoir remplir afin d’éviter les erreurs.

C’est pour cette raison que les entreprises et les sociétés passent fréquemment par des experts dans le domaine de la fiscalité et de la comptabilité. Grâce à l’accompagnement de ces spécialistes, les entreprises ont l’assurance d’éviter les erreurs préjudiciables.

Indiquer la bonne année d’imposition sur vos déclarations CO-17

Au démarrage d’une entreprise, lors de la première déclaration CO-17, nous vous conseillons d’indiquer la date de constitution de la société comme point de repère. Ainsi, l’année d’après, la date d’imposition suivante suivra la date de fin (à un jour près). Au cas où, vous souhaitez changer de date d’imposition, il est possible de faire la demande auprès du bureau des services fiscaux de votre région en indiquant précisément les raisons de votre changement.

Indiquer la bonne adresse de votre entreprise

Cela peut paraître évident cependant c’est l’une des erreurs les plus répandues lors des déclarations d’impôts. Souvent, la raison est liée à un déménagement non avisé. En manquant d’avertir l’Agence des revenus du Canada (ARC), cela pourrait interrompre des remboursements.

Pensez à ne rien jeter

Conservez bien précieusement vos anciennes déclarations ainsi que les reçus et factures qui pourraient être réclamés après l’examen de votre déclaration CO-17. Ces documents sont à garder jusqu’à 7 ans après l’avoir délivrée et serviront de pièces justificatives, ce qui dans certains cas pourra même vous être favorable à des remboursements ultérieurs comme des frais de déménagement par exemple.

L’importance d’un fiscaliste pour les rapports d’impôts

La fiscalité québécoise relative aux entreprises est de plus en plus complexe. Lorsque vous faites affaire avec un fiscaliste au Québec, vous êtes certain de payer le montant d’impôt nécessaire et pas un cent de plus.

Avec un fiscaliste, ne dépassez plus jamais une date limite

Les fiscalistes sont les experts en impôts. Leur travail est réglé en fonction des divers calendriers de dates limites de taxes, d’impôts et autres remises de déclarations. Vous ne serez plus jamais mal pris à avoir à faire en vitesse vos rapports en optant pour les services d’un fiscaliste. De plus, vous éviterez les pénalités de retard et les intérêts élevés chargés par les instances fiscales gouvernementales.

Un fiscaliste pour gérer les situations financières plus complexes

Un fiscaliste est la personne tout indiquée à qui confier vos rapports d’impôts lorsque la situation fiscale de votre entreprise a vécu de nombreux changements pendant la dernière année. Vous avez ouvert une seconde succursale? Votre chiffre d’affaires a augmenté de façon inattendue et vous ne savez plus exactement dans quelle catégorie se situe votre palier d’imposition? Vous avez incorporé votre entreprise pendant l’année? Avec l’aide d’un fiscaliste spécialisé dans les impôts de PME québécoise, vous pourrez y voir clair.

Simplifier les communications avec Revenu Québec

Transiger avec Revenu Québec peut quelquefois donner des maux de tête. Afin d’éviter d’avoir à faire plusieurs appels à cette institution et de multiplier les erreurs de déclaration, un fiscaliste peut démêler votre situation facilement et vous aurez ainsi le minimum de communication à entretenir avec Revenu Québec.

Un fiscaliste vous fait gagner du temps

Les entrepreneurs comprendront, il n’y a jamais assez d’heures dans une semaine pour achever tout le travail que demande une société québécoise. Comme l’adage le dit « le temps, c’est de l’argent ». Faire affaire avec un fiscaliste, c’est vous sauver du temps dont vous avez désespérément besoin pour faire rouler votre entreprise.

Un fiscaliste est un spécialiste de l’impôt. Confiez-lui vos déclarations et concentrez vos efforts ailleurs.

Engager un fiscaliste réduit le risque d’erreur et de fraude involontaire

Tous ceux qui ont eu affaire à Revenu Québec pour une erreur relative à leurs impôts savent comment il est frustrant de devoir argumenter avec cette institution. Bien que vous puissiez vous-même faire votre déclaration d’impôts, lorsqu’on s’y connaît peu en impôts, le risque de faire des erreurs est grand. Si vous ne voulez pas risquer d’être accusé de fraude pour une simple erreur de transcription ou de méconnaissance du système, faites appel à un fiscaliste.

En conclusion sur la déclaration de revenus

Produire ses déclarations de revenus de société T2 et CO-17 n’est donc pas une tâche facile, notamment en ce qui concerne l’élaboration du bilan. Il est essentiel, pour chaque entreprise, de compléter correctement ses documents comptables afin de s’assurer de la pérennité de l’entreprise et de ne pas rencontrer de problème lors de contrôles fiscaux. Pour cela, il est fortement recommandé aux sociétés par actions de s’adresser à un professionnel comptable qui fournira probablement un chiffrier déjà monté ou d’utiliser un logiciel comptable.

Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur votre déclaration de revenus ou sur l’élaboration d’un bilan, contactez sans plus attendre l’équipe de T2inc.ca. Nous répondrons à l’ensemble de vos questionnements.