Immatriculer une entreprise au Québec

L’une des premières choses que vous devez faire lorsque vous démarrez une entreprise est de l’enregistrer auprès du Registraire des Entreprises du Québec (REQ). Parfois, les personnes qui travaillent à leur compte n’enregistrent pas leur entreprise tout de suite. En effet, elles peuvent inclure leurs revenus et dépenses d’entreprise dans leur déclaration de revenus des particuliers.

Cependant, il s’avérera vite nécessaire de passer à l’étape suivante via une immatriculation, un processus plutôt simple à réaliser. Pour vous rendre la vie un peu plus facile, voici tout ce que vous devez savoir pour enregistrer une entreprise au Québec.

Pourquoi immatriculer son entreprise?

La Loi sur la publicité légale a notamment pour but de regrouper les informations de la majorité des entreprises incorporées ou non et des personnes qui font affaire au Québec.

Ces informations sont enregistrées dans le Registre des entreprises du Québec (REQ) afin de les rendre accessibles aux citoyens, aux partenaires d’affaires et aux organismes gouvernementaux.

En faisant une demande d’immatriculation, les entreprises obtiennent aussi un numéro d’entreprise du Québec (NEQ). Ce numéro permet à une entreprise de s’identifier plus facilement auprès de différentes organisations.

Qui doit faire une demande d’immatriculation d’entreprise?

Le REQ indique que la plupart des entreprises et des personnes exerçant des activités d’affaires au Québec doivent présenter une demande d’immatriculation d’entreprise. Parmi ces entreprises, on retrouve notamment :

• La personne physique qui exploite une entreprise individuelle au Québec, sous un nom ne comprenant pas son nom de famille et son prénom ;
• La personne physique qui exploite un point de vente de tabac au détail ou un salon de bronzage, peu importe si elle exploite son entreprise sous son nom de famille et son prénom ;
• La société en nom collectif et la société en commandite constituées au Québec ;
• La société de personnes non constituée au Québec qui exerce une activité au Québec, y compris l’exploitation d’une entreprise, ou qui y possède un droit réel immobilier autre qu’une priorité ou une hypothèque ;
• La personne morale non constituée au Québec si elle a son domicile au Québec, y exerce une activité, y compris l’exploitation d’une entreprise, ou y possède un droit réel immobilier autre qu’une priorité ou une hypothèque ;
• Toute personne morale continuée en vertu d’une loi autre qu’une loi québécoise si elle a son domicile au Québec, y exerce une activité, y compris l’exploitation d’une entreprise, ou y possède un droit réel immobilier autre qu’une priorité ou une hypothèque ;
• Toute personne morale de droit privé non constituée au Québec qui est issu d’une fusion, autre qu’une fusion simplifiée au sens de la Loi sur les sociétés par actions ;
• La personne morale constituée au Québec avant 1994 qui n’est pas immatriculée au registre des entreprises ;
• Le syndicat des copropriétaires.

Toutefois, les entreprises constituées au Québec ayant déjà effectué la déclaration initiale d’une personne morale au registre des entreprises individuelles n’ont pas à faire une demande d’immatriculation. En effet, l’immatriculation se fait automatiquement au moment de faire la constitution.

Comment enregistrer une entreprise au Québec?

Il existe différentes façons d’immatriculer son entreprise au Québec. Ces méthodes diffèrent selon la structure juridique d’entreprise choisie.

Les services d’immatriculation d’entreprise sont donc les suivants :

• Déclaration initiale d’une personne morale ;
• Déclaration d’immatriculation d’une personne physique ;
• Déclaration d’immatriculation d’une société de personnes ;
• Déclaration d’immatriculation d’une association ou d’un groupement de personnes.

Quels sont les informations et les documents à fournir pour immatriculer une entreprise?

Il n’est pas surprenant que pour immatriculer une entreprise, il soit essentiel de fournir divers renseignements et documents de base. Ces informations peuvent différer quelque peu selon le type d’entreprise à immatriculer, mais elles demeurent généralement les mêmes :

• Nom complet du demandeur ;
• Nom de la personne physique, et tout autre nom utilisé par la personne physique dans l’exercice de ses fonctions ;
• Adresse de la personne physique ;
• Adresse du domicile élu et le nom de la personne qui reçoit les documents pour la personne physique ;
• Les deux principaux secteurs d’activité dans lesquels elle opère, par ordre d’importance ;
• Le nombre de salariés qui travaillent au Québec ;
• Les coordonnées de la personne à contacter si le REQ a besoin d’informations complémentaires.

Tarifs de la déclaration d’immatriculation selon la structure juridique d’entreprise

Les tarifs relatifs à la déclaration d’immatriculation varient selon la structure d’entreprise. Découvrez ci-dessous les tarifs pour 2022 (vous pouvez consulter la mise à jour de ces tarifs ici) :

• Société par actions ou personne morale étrangère et fiducie commerciale :
  • Régulier : 356 $
  • Prioritaire : 534 $
• Personne morale sans but lucratif québécoise :
  • Régulier : 23 $
  • Prioritaire : 34,50 $
• Coopérative :
  • Régulier : 37 $
  • Prioritaire : 55,50 $
• Personne physique ou entreprise individuelle :
  • Régulier : 37 $
  • Prioritaire : 55,50 $
• Association et groupement de personnes :
  • Régulier : 37 $
  • Prioritaire : 55,50 $
• Société de personnes :
  • Régulier : 56 $
  • Prioritaire : 84 $

À noter : Depuis le 14 septembre 2022, les personnes morales régies par une loi de l’Ontario, y compris les sociétés par actions et les personnes morales sans but lucratif sont exemptées du paiement des droits d’immatriculation au Québec.

Sans oublier que les entreprises immatriculées doivent également payer des droits annuels d’immatriculation au REQ.

Obligations légales relatives à l’immatriculation d’entreprise

Une fois immatriculer, l’entreprise nouvellement enregistrée aura certaines obligations légales à remplir.

Mise à jour annuelle

Chaque année, les entreprises immatriculées doivent produire une déclaration de mise à jour dans la période définie. Cette étape est obligatoire pour toutes les entreprises du Registraire, peu importe si elles ont des changements à déclarer ou non. La mise à jour annuelle entre en vigueur l’année suivant l’immatriculation de l’entreprise.

Si cette mise à jour est effectuée après la période déterminée, l’entreprise s’engage à payer une pénalité.

Une exception s’applique toutefois aux personnes morales et aux entreprises individuelles immatriculées. Ces dernières peuvent effectuer leur mise à jour annuelle en même temps que leur déclaration de revenus des sociétés T2. Effectivement, si tous les renseignements sont exacts, il suffit de cocher la case prévue sur la ligne 39 de la déclaration CO-17.

Mise à jour courante

Si des changements surviennent après la mise à jour annuelle, une entreprise devrait avoir recours à la mise à jour courante. Les sociétés immatriculées ont l’obligation de déclarer tout changement dans les 30 jours.

Les règles pour choisir le nom d’une nouvelle entreprise

Au moment de faire la déclaration d’immatriculation, les entreprises doivent donner un nom à leur établissement. Cependant, ce nom doit respecter certaines règles et normes dictées par le REQ.

Les types de noms

Il existe deux types de noms d’entreprise au Québec : le nom constitutif et l’autre nom.

Le nom constitutif est le nom légal d’une entreprise. L’autre nom (ou nom d’emprunt) peut être utilisé pour faire des affaires au Québec. Si une entreprise possède plusieurs autres noms, ceux-ci doivent tous être inscrits au REQ.

Le respect du français

Le nom sous lequel une entreprise fait affaire au Québec est soumis aux réglementations de la Charte de la langue française. Cela représente d’ailleurs une condition légale pour la création d’une société par actions.

Le nom d’une entreprise peut être formé de plusieurs composantes :

• Un générique : un mot ou groupe de mots servant à désigner une entreprise de façon générale ;
• Un spécifique : un mot ou groupe de mots servant à distinguer clairement votre entreprise d’une autre ;
• Une particule : un mot ou groupe de mots servant à apporter une précision relative à la forme juridique de votre entreprise.

Utilisation d’une marque de commerce dans une autre langue que le français

Il est possible d’inscrire au registre une marque de commerce dans une langue étrangère comme « autre nom » de votre entreprise, si certaines conditions sont respectées. Ce nom doit être celui sous lequel vous exercez vos activités au Québec. Sinon, ce nom doit être utilisé aux fins de la possession d’un droit réel immobilier (autre qu’une hypothèque ou qu’une priorité).

Les noms de domaines et adresses de courrier électronique

Si vous utilisez un ou plusieurs noms de domaines pour faire affaire au Québec, comme T2inc.ca, vous devez les inscrire au REQ. Une adresse courriel ne peut pas être utilisée comme nom constitutif ou comme autre nom pour une entreprise.

T2inc.ca vous accompagne dans l’immatriculation de votre entreprise

L’immatriculation est donc une étape importante dans la création d’une nouvelle entreprise. Même si ce processus semble laborieux, il est essentiel pour exercer des affaires commerciales au Québec.

Vous songez à faire l’incorporation de votre entreprise au Québec? T2inc.ca peut vous accompagner à travers chaque étape pour faire de votre entreprise une société par actions.

N’hésitez pas à nous contacter pour recevoir un accompagnement personnalisé avec nos comptables fiscalistes.