Quels sont les registres comptables obligatoires pour les PME?

La tenue des registres et de livres comptables est essentielle d’un point de vue organisationnel. En effet, les différents registres permettent de garder un œil sur les finances de l’entreprise, d’évaluer les performances de celle-ci et de s’assurer de l’exactitude des informations fiscales en fin d’année.

Toutefois, d’un point de vue légal, il est obligatoire pour les petites et moyennes entreprises (PME) de tenir à jour et de conserver certains registres comptables.

Dans cet article, voyez quels sont les registres comptables et les documents obligatoires pour les entreprises.

Les registres comptables obligatoires pour les PME

Certains registres comptables sont non seulement essentiels à maintenir pour garder un œil sur l’état de vos affaires, mais il faut aussi les tenir à jour pour vous conformer à la loi.

En effet, l’Agence du revenu du Canada et Revenu Québec exigent de conserver certains registres pour une période minimale de six ans. Ces registres peuvent être tenus soit sur papier, soit en version numérique grâce à un logiciel de comptabilité d’entreprise.

Le journal des dépenses de l’entreprise

Chacune des dépenses de votre entreprise doit être inscrite dans un registre détaillé. Ce journal doit comprendre plusieurs informations, dont la date de l’achat, le nom et l’adresse du vendeur, le nom et l’adresse de l’acheteur, une description des biens ou des services achetés ainsi que le numéro d’entreprise du vendeur.

De plus, si vous vendez ou échangez un bien, cette transaction doit aussi être inscrite dans le registre.

Le journal des revenus et des ventes

Il vous faut également tenir un journal des revenus et des ventes bruts de votre entreprise, c’est-à-dire le total des revenus avant toutes déductions d'impôt disponibles au Canada. Ce registre doit contenir la date, le montant ainsi que la source du revenu. De plus, chaque entrée doit être accompagnée d’un document prouvant son authenticité.

Les autres registres à tenir pour les PME

Selon la loi, il est aussi nécessaire de tenir à jour les registres suivants pour au moins six ans:

• Le registre des taxes perçues et payées ;
• Le registre de paie ;
• L’inventaire des biens, dressé de la manière prescrite.

Les documents justificatifs à conserver pour supporter vos registres comptables

En plus de la tenue de ces différents registres comptables, il est primordial que vous conserviez tout document justificatif qui sert de preuve d’un achat, d’une vente ou de toute autre activité commerciale dans le cas d’une vérification gouvernementale.

Par exemple, assurez-vous de toujours conserver vos factures, vos reçus, les bordereaux de dépôt, les chèques annulés, les talons de chèque, les rubans de caisse, etc. Bref, tout ce qui sert d’appui à une information contenue dans un registre devrait être précieusement conservé dans vos archives.

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En somme, il est obligatoire pour les PME de conserver et de tenir à jour un registre comptable pour tous les revenus et dépenses quotidiens. En rassemblant et en conservant toutes vos informations comptables, fiscales et financières, vous êtes assurés d’être conformes à la loi, notamment lors de la production de vos déclarations de revenu de société.

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