IGRF : comprendre les codes de l'Index général des renseignements financiers

Fin d'exercice. Votre comptable vous demande le bilan et l'état des résultats de votre société. Puis un sigle apparaît dans vos échanges : l'IGRF.

Derrière ces quatre lettres se cache l'Index général des renseignements financiers, le système de codes qui permet à l'ARC de lire vos états financiers au moment de la déclaration T2. Vous n'aurez probablement jamais à le remplir vous-même. Le comprendre vous aide toutefois à remettre à votre comptable des chiffres complets, du premier coup.

Dans cet article, nos comptables fiscalistes vous expliquent ce qu'est l'IGRF, concrètement, et comment éviter les erreurs de codification qui compliquent une T2.

Qu'est-ce que l'IGRF?

L'IGRF (Index général des renseignements financiers) est la liste de codes que l'Agence du revenu du Canada utilise pour recevoir les états financiers des sociétés. Chaque poste du bilan et de l'état des résultats reçoit un code à quatre chiffres. Ce sont ces codes, et non vos états financiers eux-mêmes, qui accompagnent la déclaration T2.

Prenons un exemple. Votre bilan comptable affiche une encaisse de 10 500,75 $. Cette ligne devient le code 1001, suivi du montant 10501 (les cents disparaissent, puisque l'ARC demande des montants en dollars seulement). Même logique pour l'état des résultats. Vos frais de bureau deviennent le code 8810, vos frais comptables le code 8862.

À quoi sert l'IGRF dans la déclaration T2?

L'IGRF permet à l'ARC de lire les états financiers de toutes les sociétés dans un même format, puis de vérifier automatiquement qu'ils sont équilibrés. Sans cette norme, chaque entreprise parlerait sa propre langue comptable. L'une inscrit « Loyer », l'autre « Location du local ». Avec l'index, les deux deviennent le code 8911, Loyer de biens immobiliers.

Cette version codée est transmise avec votre T2 dans les annexes 100 et 125, qui présentent le bilan et l'état des résultats. S'y ajoute l'annexe 141, un court questionnaire sur la personne qui a préparé vos chiffres. Les documents originaux restent dans votre dossier, et l'ARC peut les demander au besoin.

À la réception, l'Agence du revenu du Canada vérifie que tout balance à l'aide de deux équations :

• total de l'actif = total du passif + total des capitaux propres ;
• total des revenus − total des dépenses = revenu net.

Si une équation ne tombe pas juste, le logiciel de préparation signale l'écart avant même l'envoi. Votre comptable a donc besoin d'un bilan et d'un état des résultats complets, qui concordent entre eux. Un relevé bancaire et un total des ventes ne suffisent pas. Notre liste des documents à préparer pour la T2 vous aide à n'en oublier aucun.

Précisons également que l'IGRF ne sert pas au calcul de l'impôt de votre société. Il reflète le bénéfice comptable. Le revenu net déclaré au code 9999 devient le point de départ de l'annexe 1 de la T2, qui l'ajuste selon les règles fiscales, par exemple en limitant à 50 % la déduction des frais de repas d'affaires.

Votre société doit-elle utiliser l'IGRF?

Oui, sauf s'il s'agit d'une compagnie d'assurance. Toutes les autres sociétés qui produisent une T2 sont concernées, qu'il s'agisse d'une société de services, d'un commerce ou d'une société de gestion.

Quelques situations changent toutefois ce que vous devez fournir :

• Première année : la première déclaration de revenus d'une société demande deux bilans codés, un bilan d'ouverture (annexe 101) et un bilan de fermeture (annexe 100).
• Société inactive : sans aucun montant au bilan ni à l'état des résultats, elle n'a pas à joindre ces annexes. Un simple solde bancaire suffit toutefois à les rendre nécessaires, et la déclaration de revenus de société inactive reste obligatoire dans tous les cas.
• Plusieurs sociétés : chacune produit son propre IGRF, puisque l'ARC exige des états non consolidés. Votre société de gestion et votre société d'exploitation ont donc chacune le leur.
• Société au Québec : la déclaration CO-17 transmise par Internet doit aussi être accompagnée de l'IGRF, notes comprises. Les mêmes codes servent donc aux deux déclarations.

Peut-on encore utiliser l'IGRF abrégé (T1178)?

Rarement. Le T1178 en est une version papier simplifiée. Or, pour les années d'imposition qui commencent après 2023, toutes les sociétés doivent produire leur T2 par voie électronique, sauf quelques exceptions (sociétés d'assurance, non résidentes, déclarant en monnaie fonctionnelle ou exonérées d'impôt). Une société tenue à la production électronique qui envoie une déclaration papier s'expose à une pénalité de 1 000 $.

Comment la liste des codes IGRF est-elle organisée?

La liste des codes IGRF suit l'ordre de vos états financiers :

À l'intérieur de chaque plage, les codes forment des blocs. Chaque bloc commence par un poste générique, suivi de postes plus précis. Le bloc 8760, Taxes d'affaires, droits d'adhésion et licences, contient par exemple le code 8761, Droits d'adhésion, et le code 8762, Taxes d'affaires.

Pour choisir, l'ARC impose de chercher d'abord le poste exact, puis le plus proche, et de n'utiliser le poste générique qu'en dernier recours. Attention, ce dernier n'est pas un total. Une cotisation à un ordre professionnel va au 8761, une taxe d'affaires au 8762, et le 8760 ne les additionne pas.

Et si une ligne regroupe plusieurs éléments, comme « Loyer, taxes et assurances »? Le montant entier va au code de l'élément le plus élevé.

Enfin, sept codes de totaux doivent toujours figurer dans l'IGRF, même à 0, dont le total de l'actif (2599) et le revenu net après impôts (9999). La liste complète des codes IGRF se trouve à l'annexe A de la publication RC4088 de l'ARC.

Quels codes IGRF une PME utilise-t-elle le plus souvent?

D'une année à l'autre, une PME réutilise presque toujours les mêmes codes. Voici les plus courants, avec des exemples concrets.

Le bilan

L'état des résultats

Bien des entrepreneurs sont surpris d'apprendre que le compte bancaire de l'entreprise ne va pas au code 1001, Encaisse. Il va au code 1002, réservé aux dépôts dans les banques et institutions canadiennes.

Quelles erreurs de codification IGRF faut-il éviter?

Le logiciel a tout validé, la T2 est partie, et pourtant l'IGRF n'est pas conforme. Les erreurs les plus sérieuses ressemblent souvent à ça, parce que les chiffres balancent quand même.

Déclarer seulement les totaux

Un IGRF limité aux codes obligatoires peut être parfaitement équilibré. Il reste pourtant non conforme, car l'ARC exige le même niveau de détail que vos états financiers. S'ils comptent 40 postes, elle s'attend à trouver 40 codes.

S'arrêter au code générique

Choisir le poste générique alors qu'un code précis existe est une erreur facile à commettre. Des frais comptables déclarés au code 8860, Honoraires professionnels, plutôt qu'au code 8862, Frais comptables, en sont un bon exemple. La déclaration balance, mais le détail que demande l'ARC se perd.

Inscrire les immobilisations à leur valeur nette

Un bâtiment de 20 000 $, amorti de 3 000 $, ne s'inscrit pas à 17 000 $. Le coût va au code 1680, Bâtiments, et l'amortissement cumulé au code 1681, avec un montant négatif.

C'est vrai pour chaque catégorie d'immobilisations. Quand vos états financiers présentent la ventilation, le montant net ne doit apparaître nulle part dans l'IGRF.

Laisser un écart dans les bénéfices non répartis

Les bénéfices non répartis relient une année à la suivante. Le solde au début de l'exercice (code 3660), plus le bénéfice net (3680), moins les dividendes déclarés (3700), doit donner exactement le solde de fin d'exercice (3849).

Un écart, même de quelques dollars, signale un problème. Il peut s'agir d'une écriture de fin d'année oubliée, ou d'états financiers modifiés après la production de la T2 précédente.

Reporter des montants en milliers

Si vos états financiers présentent leurs chiffres en milliers, l'ARC exige quand même les montants réels. Un chiffre d'affaires de 250 000 $ s'inscrit 250000, jamais 250.

Qui peut s'occuper de l'IGRF de votre société?

Votre comptable, idéalement un spécialiste de l'impôt des sociétés. Si vous tenez vos livres vous-même, des logiciels comme Sage 50 permettent d'attribuer un code à chacun de vos comptes (cherchez « GIFI » si le vôtre est en anglais), mais votre comptable devra valider vos choix.

Chez T2inc.ca, la codification IGRF fait partie de chaque déclaration T2 que nous préparons. Vous nous transmettez vos états financiers, et nos comptables fiscalistes s'occupent du reste, de la vérification des équilibres jusqu'à la transmission électronique. Si votre société exerce ses activités au Québec, nous produisons aussi votre CO-17.

Vos livres ne sont pas encore prêts? Nous pouvons vous orienter vers des comptables partenaires de confiance pour mettre votre tenue de livres à jour avant la production de votre T2.