Comment incorporer une entreprise au Québec : guide pratique pour entrepreneurs

Vous rêvez de transformer votre idée en une entreprise solide et reconnue? Vous êtes travailleur autonome ou consultant et vous souhaitez passer à la prochaine étape? Comprendre comment s’incorporer au Québec, ou plus précisément constituer une société par actions, est la première étape pour bâtir une entreprise durable.

Constituer une société, ce n’est pas qu’un formulaire : c’est créer une personne morale distincte, capable de posséder des biens, de signer des contrats et d’assumer ses dettes. C’est aussi un moyen de protéger vos actifs personnels, d’organiser votre fiscalité et de renforcer la crédibilité de votre entreprise auprès de vos partenaires et institutions financières.

Mais entre la Loi sur les sociétés par actions, le Registraire des entreprises du Québec (REQ), les taxes et les démarches administratives, il est facile de s’y perdre. Ce guide vous explique comment créer une entreprise incorporée au Québec, étape par étape, avec des explications claires, des exemples concrets et des conseils pratiques.

Qu'est-ce que l'incorporation? Définition et avantages

Par définition, s’incorporer (ou constituer une société par actions, selon la terminologie officielle du REQ), c’est créer une personne morale distincte de vous-même. Autrement dit, votre entreprise devient une entité juridique indépendante qui peut posséder des biens, conclure des contrats, contracter des dettes et payer ses propres impôts.

En pratique, cela signifie que votre société existe séparément de vous, avec ses droits, ses obligations et sa responsabilité propre. C’est cette distinction qui fait toute la force de la société par actions : elle protège vos biens personnels et donne à votre entreprise une crédibilité accrue auprès des clients, partenaires et institutions financières.

Les trois avantages majeurs

• Responsabilité limitée : vos biens personnels sont protégés des dettes commerciales, sauf en cas de faute grave ou de manquement légal.
• Continuité d’existence : la société poursuit ses activités même si un actionnaire quitte ou décède
• Optimisation fiscale : la société permet de planifier votre rémunération, vos dividendes et vos investissements de manière plus stratégique.

Pour en savoir plus sur l'intérêt d'une société par actions, consultez notre article complet traitant des avantages à s'incorporer au Québec.

Comment s’incorporer au Québec : les 9 étapes légales pour la constitution d'une société par actions

La constitution d’une société par actions au Québec suit un processus précis, défini par la Loi sur les sociétés par actions (LSAQ) et administré par le Registraire des entreprises du Québec (REQ).

Chaque étape a ses particularités, mais ensemble, elles forment une structure claire et cohérente.

Étape 1 — Choisir l'incorporation fédérale ou provinciale

Avant toute chose, déterminez si votre société sera constituée :

• Sous la loi provinciale du Québec (LSAQ) : Loi sur les sociétés par actions (Québec)
• Ou sous la loi fédérale (LCSA) : Loi canadienne sur les sociétés par actions

Une société constituée sous la charte provinciale convient si vos activités sont concentrées au Québec. Une société fédérale, elle, est mieux adaptée aux entreprises qui exercent dans plusieurs provinces ou qui souhaitent protéger leur nom d’entreprise à l’échelle nationale.

Pour une comparaison détaillée des coûts, obligations et avantages, consultez : Incorporation fédérale ou provinciale : quelles différences d’imposition?

Étape 2 — Choisir et vérifier la dénomination sociale

Une fois la juridiction choisie, il est temps de définir le nom légal sous lequel votre entreprise sera connue. Ce choix influence à la fois votre image, votre conformité linguistique et votre crédibilité.

Deux options s’offrent à vous :

La société à numéro (ex. 12345678 Québec inc.) : rapide à enregistrer, le numéro est attribué automatiquement par le REQ. Vous pouvez ensuite exploiter un nom commercial distinct (ex. Services Tremblay inc.) en l’enregistrant également au REQ.

Le nom personnalisé : il doit être unique, non trompeur et conforme à la Charte de la langue française et à la Loi sur la publicité légale des entreprises. Au Québec, le français doit être prédominant, selon les directives de l’Office québécois de la langue française (OQLF).

Vérifiez toujours la disponibilité du nom sur le site du Registraire des Entreprises du Québec (REQ) ou sur sur l’outil de recherche NUANS du gouvernement du Canada.

Étape 3 — Rédiger et déposer les statuts constitutifs pour exploiter une entreprise

Les statuts de constitution sont l’acte fondateur de votre société. Ils déterminent sa structure légale et son mode de fonctionnement. C’est à partir de ces statuts que votre entreprise devient officiellement une personne morale distincte.

Les statuts précisent notamment :

• le nom de la société,
• l’adresse du siège social,
• la structure d’actions (types et catégories d’actions autorisées) ;
• les restrictions sur le transfert d’actions, s’il y a lieu ;
• les noms et adresses des administrateurs initiaux.

Si vous incorporez au Québec (charte provinciale), le dépôt se fait en ligne à l’aide du formulaire RE-300 sur le portail du Registraire des entreprises du Québec (REQ). Une fois acceptés, vos statuts génèrent automatiquement un certificat de constitution et un numéro d’entreprise du Québec (NEQ).

Si vous incorporez au fédéral (charte canadienne), le dépôt s’effectue sur le portail de Corporations Canada, qui délivre le certificat de constitution fédéral et un numéro d’entreprise (NE) à neuf chiffres attribué par l’ARC. Vous devrez ensuite immatriculer votre société au Québec dans les 60 jours suivant le début de vos activités.

Attention, même si vous constituez votre société sous la charte québécoise, vous devrez par la suite obtenir un numéro d’entreprise (NE) auprès de l’ARC pour vos obligations fiscales fédérales (T2, TPS/TVH, etc.). Le NEQ et le NE sont deux identifiants distincts mais complémentaires.

Étape 4 — Payer les frais et confirmer la constitution

Le dépôt de vos statuts s’accompagne du paiement de frais gouvernementaux, variables selon la juridiction et le mode de traitement (régulier ou prioritaire).

Au Québec, selon le site officiel du Registraire des entreprises du Québec (REQ), les frais sont actuellement de :

• 389 $ pour un traitement régulier ;
• 583,50 $ pour un traitement prioritaire.

Au Canada, selon le site officiel de Corporations Canada, les frais sont de :

• 200 $ en ligne ;
• 250 $ pour un dépôt sur papier.

Ces montants sont valides pour 2025 et peuvent varier selon la nature de la société (société par actions, OBNL, prorogation, etc.). Pour connaître les tarifs à jour, consultez le site du REQ ou de Corporations Canada.

Une fois le paiement effectué et les statuts approuvés, vous recevrez votre certificat de constitution. Conservez-le précieusement : il sera exigé pour ouvrir un compte bancaire, conclure des contrats et effectuer plusieurs démarches administratives.

Étape 5 — Immatriculer la société au Registraire des entreprises et produire la déclaration initiale

L’immatriculation confirme la présence officielle de votre société au Registraire des entreprises du Québec (REQ). Elle permet d’obtenir ou de valider votre numéro d'entreprise au Québec (NEQ) et d’être reconnu administrativement dans la province.

• Constitution provinciale : l’immatriculation est automatique lors du dépôt des statuts au REQ. Vous devez ensuite produire la déclaration initiale dans les 60 jours suivant la constitution.
• Constitution fédérale : vous devez immatriculer votre société au REQ dans les 60 jours suivant le début de vos activités au Québec afin d’obtenir votre NEQ et déposer la déclaration initiale.

La déclaration initiale est requise uniquement lors de la première immatriculation d’une société. Cette déclaration sert à communiquer au REQ les renseignements de base de votre entreprise, dont :

• l’adresse du siège social ;
• les noms et adresses des administrateurs ;
• la description des activités de l’entreprise.

Ces informations sont publiques et consultées par les institutions financières ou partenaires d’affaires. Pour en savoir plus, découvrez notre article sur la déclaration initiale d'une personne morale.

Étape 6 — Obtenir vos numéros fiscaux et gérer les taxes (TPS/TVH, TVQ)

Une fois votre société immatriculée, vous devez vous enregistrer auprès des autorités fiscales afin d’obtenir les numéros nécessaires pour vos obligations fiscales (si cela n’est pas déjà fait).

Pour les sociétés incorporées au Québec, vous recevez votre NEQ automatiquement, mais vous devez demander votre NE (Business Number) auprès de l’ARC pour vos comptes fédéraux (impôt, TPS/TVH, retenues à la source).

Pour les sociétés incorporées au Canada, vous recevez automatiquement votre numéro d'entreprise NE (Business Number) à la constitution de votre société et le NEQ lors de l’immatriculation au Québec.

Ces numéros servent à ouvrir vos comptes de taxes :

• TPS/TVH (fédéral, ARC) ;
• TVQ (provincial, Revenu Québec) ;
• Retenues à la source, si vous avez des employés ou si vous vous versez un salaire.

L’inscription à la TPS/TVH et à la TVQ devient obligatoire dès que vous dépassez 30 000 $ de ventes taxables en un seul trimestre civil, ou au total sur quatre trimestres civils consécutifs. Sous ce seuil, elle reste facultative mais peut être avantageuse pour récupérer les taxes payées sur vos achats d’affaires. Attention, vous avez 29 jours pour vous inscrire après avoir franchi le seuil.

Utilisez le formulaire LM-1 de Revenu Québec pour regrouper vos inscriptions fiscales (TVQ, impôt, retenues à la source).

Étape 7 — Mettre en place la gouvernance interne et le livre de minutes

Une fois votre société constituée, vous devez officialiser son organisation interne. C’est à cette étape que vous nommez les administrateurs et les dirigeants (président, secrétaire, trésorier), adopter les règlements administratifs (by-laws) et émettre les actions prévues dans vos statuts.

Notez que même pour une société à actionnaire unique, ces démarches sont obligatoires : elles prouvent la propriété légale et assurent la conformité de la société.

Conservez tous ces documents dans un livre de minutes, qui regroupe les statuts, règlements internes, registres et résolutions, etc. Ce livre prouve la légitimité de vos décisions et simplifie les vérifications futures (banques, investisseurs, audits).

Étape 8 — Déclarer les bénéficiaires ultimes ou les personnes ayant un contrôle important

Depuis 2024, les sociétés doivent déclarer l’identité de leurs propriétaires véritables pour assurer la transparence corporative.

• Au Québec : déclaration des bénéficiaires ultimes au REQ (noms et prénoms partiellement publics). Tout changement doit être déclaré dans les 15 jours.
• Au fédéral : tenue du registre des personnes ayant un contrôle important (PCI) à Corporations Canada, à mettre à jour dans les 15 jours suivant tout changement.

Le non-respect de ces règles peut entraîner des amendes importantes et des complications administratives. Intégrez cette mise à jour annuelle à votre calendrier de conformité.

Étape 9 — Respecter les obligations annuelles et payer les droits de maintien

Une société par actions doit rester conforme chaque année pour conserver son statut légal.
Ces démarches annuelles assurent que votre entreprise demeure active et reconnue auprès du Registraire des entreprises et des autorités fiscales.

Vous devez notamment :

• déposer la déclaration de mise à jour annuelle au REQ ;
• payer les droits annuels d’immatriculation (96 $ en 2025, indexés chaque année selon l’IPC) ;
• produire vos déclarations de revenus T2 (fédérale) et vos déclarations CO-17 (provinciale), même si la société est inactive ;
• tenir à jour le registre des bénéficiaires ultimes (Québec) et le registre PCI (fédéral, au besoin).

Nous vous recommandons d'ajouter un rappel annuel à votre calendrier ou confiez cette tâche à votre comptable. Quelques minutes suffisent pour éviter des amendes et conserver votre société en règle.

Quand faut-il s’incorporer au Québec? Les bons signaux à observer

Si vous vous demandez comment incorporer une entreprise individuelle, la vraie question est souvent le moment : est-ce le bon temps de transformer votre entreprise individuelle en société par actions? En règle générale, la constitution d’une société devient avantageuse lorsque vos revenus sont stables et que vous ne retirez pas tout le revenu à titre personnel. C’est aussi le bon moment si vous commencez à embaucher, signez des contrats à risque ou souhaitez séparer clairement vos finances personnelles et d’entreprise.

En pratique, la règle du pouce veut que dès que votre entreprise génère plus de revenus que ce dont vous avez besoin pour vivre, il est temps d’envisager l’incorporation.

Si vous débutez encore ou que vos revenus varient, le statut d’entreprise individuelle reste souvent le plus simple pour tester votre modèle d’affaires et limiter les formalités. Mais à mesure que votre entreprise grandit, la société par actions devient la structure la plus sécuritaire, crédible et fiscalement avantageuse. Pour bien comprendre les différences entre ces deux structures, consultez notre article sur le travailleur autonome ou l'entreprise incorporée.

Si vous souhaitez aller plus loin, téléchargez notre guide gratuit sur l’incorporation d’entreprise au Québec. Vous y trouverez des repères simples, des cas pratiques et les conseils essentiels pour faire le bon choix au bon moment.

Faites confiance à T2inc.ca pour incorporer votre entreprise au Québec de façon conforme et durable

Vous savez maintenant comment s’incorporer au Québec et créer une entreprise incorporée conforme : de la rédaction des statuts à la déclaration initiale, en passant par les numéros fiscaux et les obligations annuelles.

Constituer une société par actions, c’est avant tout créer une structure légale solide et durable, conforme à la Loi sur les sociétés par actions, au Registraire des entreprises du Québec, à l’ARC et à Revenu Québec. C’est une démarche qui demande rigueur et planification, mais qui offre à long terme sécurité, crédibilité et flexibilité fiscale.

Si vous souhaitez être accompagné, T2inc.ca travaille avec des CPA, fiscalistes et avocats partenaires pour vous aider à constituer votre société en ligne, rapidement et en toute conformité. Demandez votre soumission dès maintenant pour profiter de notre service d'incorporation en ligne.

Cet article est informatif et ne remplace pas un avis fiscal, juridique ou comptable personnalisé.

FAQ – les questions fréquentes sur les entreprises incorporées

Est-ce avantageux de s'incorporer?

Oui. S’incorporer, ou constituer une société par actions, devient avantageux dès que votre entreprise génère des revenus stables. La société sépare vos finances personnelles, limite votre responsabilité et permet une planification fiscale plus flexible. Elle renforce aussi la crédibilité de votre entreprise. Lorsque vous pouvez laisser une partie des profits dans la société, l’incorporation devient souvent la structure la plus avantageuse.

Combien coûte l’incorporation au Québec?

Les frais dépendent de la juridiction. Au Québec, le dépôt au Registraire des entreprises coûte 389 $ (régulier) ou 583,50 $ (prioritaire). Au fédéral, Corporations Canada facture 200 $ en ligne ou 250 $ sur papier. Ajoutez les éventuels honoraires de professionnels et les droits annuels du REQ (≈ 96 $).

Qui peut s'incorporer au Québec?

Toute personne majeure résidant au Canada peut incorporer une société, seule ou avec d’autres actionnaires. C’est ouvert aux entrepreneurs, travailleurs autonomes et professionnels. Les non-résidents peuvent aussi s’incorporer, mais doivent parfois nommer un administrateur canadien. Aucune exigence de diplôme n’est requise, mais il est conseillé de consulter un CPA ou fiscaliste avant le dépôt des statuts.