Qu'est-ce qu'un compte de dépenses? (entreprise et employés)

Beaucoup de propriétaires d'entreprise utilisent l'expression « compte de dépenses » sans trop savoir ce qu'elle désigne exactement, ni ce qu'elle implique fiscalement. Le terme couvre en réalité deux réalités bien distinctes : les dépenses d'exploitation de votre société et les frais que vos employés avancent dans l'exercice de leurs fonctions.

Comprendre cette distinction, c'est éviter des erreurs coûteuses au moment de préparer votre déclaration T2.

Qu'est-ce qu'un compte de dépenses?

Un compte de dépenses est un mécanisme comptable utilisé par les entreprises canadiennes pour regrouper et enregistrer les dépenses professionnelles engagées dans le cadre de leurs activités. Il couvre deux réalités distinctes : les dépenses d'exploitation de la société elle-même, et les frais avancés par un salarié dans l'exercice de ses fonctions que l'employeur prend en charge.

Les règles fiscales qui s'appliquent aux dépenses d'exploitation de la société diffèrent de celles qui encadrent les frais remboursés aux salariés. Bien distinguer ces deux volets est essentiel pour assurer une comptabilisation correcte et éviter des erreurs coûteuses au moment de produire la déclaration de revenus de la société.

Quant au terme « compte de dépenses », il s'agit d'un calque de l'anglais « expense account ». L'OQLF lui préfère « compte de frais » ou « note de frais », bien que l'usage courant au Canada ait pris le dessus.

Le compte de dépenses de l'entreprise

Pour une société par actions, le compte de dépenses correspond à l'ensemble des charges d'exploitation engagées pour gagner un revenu d'entreprise. Ces dépenses admissibles viennent réduire le revenu imposable de la société, ce qui diminue directement sa facture fiscale.

Parmi les dépenses d'exploitation déductibles les plus courantes :

• Loyer du bureau ou du local commercial
• Salaires et charges sociales du personnel
• Fournitures de bureau et matériel
• Frais de télécommunications
• Frais de déplacement et de représentation
• Primes d'assurance liées à l'entreprise
• Frais professionnels (comptable, avocat, conseiller)

Pour être déductibles selon l'ARC, ces dépenses doivent être raisonnables, directement liées à l'activité commerciale, et appuyées par des pièces justificatives. La règle est simple : sans reçu, pas de déduction.

Certaines charges font l'objet de règles particulières. Les frais de repas et de représentation, par exemple, ne sont déductibles qu'à 50 % en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu. Une limite que l'ARC vérifie systématiquement en cas de vérification fiscale d'une PME.

Le compte de dépenses des employés

Lorsqu'un salarié avance des frais dans l'exercice de ses fonctions, comme un déplacement pour rencontrer un client, l'achat de fournitures, ou encore des frais de télécommunications, la société peut les lui rembourser. C'est ce mécanisme de remboursement que l'on désigne couramment par « compte de dépenses de l'employé ».

Quelles dépenses sont admissibles?

Selon l'Agence du revenu du Canada, toute dépense raisonnable engagée par un salarié pour gagner un revenu peut être admissible au remboursement. Les catégories les plus fréquentes incluent :

• Frais de déplacement (kilométrage, transport en commun, stationnement)
• Repas et frais de représentation dans un contexte d'affaires
• Fournitures nécessaires à l'exercice des fonctions
• Frais de téléphone ou d'internet (portion professionnelle)
• Frais de formation liée à l'emploi

Le formulaire T2200 : quand est-il requis?

Pour certaines catégories de dépenses, notamment les frais liés à l'utilisation d'un bureau à domicile ou d'un véhicule personnel à des fins professionnelles, l'ARC exige que l'employeur signe le formulaire T2200 (Déclaration des conditions de travail). Sans ce formulaire signé par la société, le salarié ne peut pas réclamer ces déductions dans sa propre déclaration de revenus.

La société, quant à elle, n'a pas besoin du T2200 pour déduire les frais remboursés : ce sont les pièces justificatives des dépenses couvertes qui valident la déductibilité de son côté, pas le formulaire lui-même.

Remboursement ou avantage imposable?

Un remboursement de dépenses n'est pas automatiquement non imposable pour le salarié. Si le montant remboursé excède les frais réels engagés, ou s'il couvre des dépenses à caractère personnel, ce surplus constitue un avantage imposable que la société doit déclarer sur le feuillet T4 du salarié concerné. En pratique, les avantages imposables non déclarés sur des frais à caractère personnel (remboursés sans pièce justificative précise) figurent parmi les erreurs les plus fréquemment relevées par l'ARC lors des vérifications de PME incorporées.

Comment bien gérer les comptes de dépenses dans votre société

Une gestion rigoureuse des comptes de dépenses simplifie la préparation de votre déclaration T2 et réduit le risque de refus lors d'une vérification fiscale de l'ARC.

Quatre bonnes pratiques à mettre en place :

1. Établir une politique interne écrite : préciser quelles dépenses sont admissibles, les plafonds applicables et le délai de soumission des reçus. Une tenue de registres comptables rigoureuse commence par là.
2. Exiger systématiquement les pièces justificatives : une facture détaillée est obligatoire pour toute dépense déductible. Un relevé bancaire seul ne suffit généralement pas aux yeux de l'ARC.
3. Séparer les dépenses personnelles et professionnelles : utiliser un compte bancaire et une carte de crédit distincts pour les activités de la société facilite grandement la comptabilisation et prévient les erreurs de classification.
4. Consigner l'objet commercial de chaque dépense : pour les repas et déplacements en particulier, noter le nom du client rencontré et l'objectif de la rencontre protège votre déduction en cas de vérification. Ce détail est souvent absent et constitue le premier motif de refus.

Ces habitudes s'appliquent aussi bien aux charges d'exploitation de la société qu'aux indemnités versées aux membres du personnel. Une tenue de livres bien structurée, c'est la base d'une déclaration de revenus des sociétés sans mauvaises surprises.

Foire aux questions

Peut-on avoir un compte de dépenses sans employés?

Oui. Un dirigeant de société par actions sans employés peut engager des dépenses d'exploitation au nom de sa société et se les faire rembourser par celle-ci. Les mêmes critères de l'ARC s'appliquent : les dépenses doivent être raisonnables, liées à l'activité commerciale et appuyées par des pièces justificatives.

Quelle est la différence entre une allocation et un remboursement?

Un remboursement couvre les frais réels engagés par le salarié, sur présentation de pièces justificatives. Une allocation est un montant fixe versé à l'avance, sans obligation de justifier les dépenses réelles. Ces deux mécanismes ne sont pas traités de la même façon par l'ARC : une allocation raisonnable peut être non imposable pour le salarié, mais des règles précises de l'ARC encadrent son calcul et ses plafonds.

Les dépenses remboursées aux employés sont-elles soumises à la TPS/TVQ?

Lorsqu'une société rembourse des dépenses réelles engagées par un salarié, elle peut récupérer les crédits de taxe sur les intrants (CTI) pour la TPS et les remboursements de taxe sur les intrants (RTI) pour la TVQ. Cette récupération est conditionnelle à la détention des pièces justificatives originales au nom de la société. Les montants versés directement au salarié sans facture au nom de la société ne donnent pas droit à ces crédits fiscaux.

Les dépenses personnelles payées par erreur sur le compte de société sont-elles récupérables?

Oui, à condition de les corriger rapidement dans les registres comptables. La façon la plus courante est de les comptabiliser comme un prêt à l'actionnaire ou au dirigeant, ce qui crée une obligation de remboursement envers la société. Si ce montant n'est pas remboursé dans les délais prévus par la Loi de l'impôt sur le revenu, l'ARC peut le considérer comme un revenu imposable pour le dirigeant. Mieux vaut éviter ce mélange dès le départ en maintenant des comptes distincts.

Comptes de dépenses : la rigueur au quotidien paie à la déclaration

Un compte de dépenses, qu'il s'agisse des charges d'exploitation de votre société ou des frais remboursés à vos salariés, est bien plus qu'une formalité comptable. C'est un levier fiscal concret : chaque dépense admissible bien documentée réduit le revenu imposable de votre société et allège directement votre facture d'impôt.

La clé est dans la rigueur au quotidien : distinguer les deux volets, exiger les pièces justificatives, encadrer les remboursements au personnel et séparer les dépenses personnelles des charges corporatives. Ces habitudes ne demandent pas beaucoup de temps, mais leur absence peut coûter cher au moment de produire votre déclaration T2.

Les informations présentées dans cet article sont à titre informatif et ne constituent pas un conseil fiscal personnalisé. Les règles fiscales peuvent varier selon la province et la situation de votre société. Consultez un CPA pour obtenir un avis adapté à votre situation.