10.04.2016
Comptabilité d'entreprise
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Conseils généraux pour votre comptabilité d’entreprise

 

Que vous effectuez votre comptabilité vous-même ou ayez recours à un comptable, votre comptabilité d’entreprise tire avantage à avoir une constance et un suivi impeccable. Cette rigueur vous évite bien des ennuis, surtout quand vient le temps de déclarer vos revenus d’entreprise. La transparence et la minutie diminuent fortement le risque d’erreur et les conséquences qui s’en suivent.

La simplicité avant tout

De prime abord, gardez votre comptabilité d’entreprise le plus simple possible. À chaque classeur son document bien identifié. Regroupez la paperasse par catégorie que ce soit de manière virtuelle ou traditionnelle. Plus c’est précis et plus c’est facile à retrouver en cas de vérification ou de recherche de données.

Le regroupement des transactions

Ensuite, utilisez le plus possible le compte en banque de la compagnie pour payer les dépenses et déposer les revenus de celle-ci. Ne vous servez pas du compte de la compagnie pour vos dépenses personnelles. Une division de vos dépenses personnelles et d’entreprise vous permettra d’avoir une meilleure vue d’ensemble de votre rentabilité et facilitera la préparation de votre déclaration de revenus.

Les pièces justificatives

Conservez tous vos documents et pièces justificatives en cas de demandes des autorités fiscales : talons de paie ou photocopies de chèques, facture de dépenses de la compagnie, relevés (bancaires, cartes de crédit, marge de crédit, prêts, reçus, etc.). Vous devez garder ces preuves irréfutables pendant sept ans après la dernière année d’imposition à laquelle elles se rapportent. Fait important à ne pas oublier : photocopiez ou numérisez vos factures ! L’encre s’efface avec le temps.

Le journal des transactions

Tenez un journal de toutes les dépenses de votre compagnie, en indiquant le mode de paiement, soit le compte de banque, la carte de crédit ou en argent comptant. Il est préférable d’éviter de payer personnellement vos dépenses, mais si c’est le cas, prenez cette information en note et garder la preuve de paiement. Bien évidemment, les transactions payées en argent comptant se révèlent plus difficiles à prouver. Privilégiez le mode de paiement par carte.

Le journal de ventes et d’encaissements/décaissements

Gardez un journal de ventes complet spécifiant la source de revenus et le mode d’encaissement (compte de banque, par l’actionnaire, PayPal, petite caisse, etc.).

De plus, un journal d’encaissements et de décaissements de vos comptes de banque doit être tenu (une explication nécessaire pour chaque transaction des comptes bancaires d’entreprises). Ces journaux ont avantage à être conservés de façon électronique ou format papier sept ans après la fin d’année d’imposition ou pour une période plus longue selon le caractère permanent du document.

Des listes et encore des listes

Conservez une liste en fin d’année de vos stocks de fermeture, des comptes impayés à recevoir de vos clients et des comptes à payer à vos fournisseurs. Se souvenir de tout est impossible, mettre les tâches sur papier libère l’esprit et amène une meilleure gestion.

Des tonnes de photocopies

Photocopiez tous vos formulaires fiscaux envoyés aux autorités fiscales (rapport de TPS/TVQ, déduction à la source, etc.). Vous n’êtes malheureusement pas à l’abri d’une perte de vos documents ou d’un mauvais suivi.

Dépenses d’automobile

Si vous détenez une voiture à titre personnel, vos dépenses d’automobile doivent être payées personnellement. Par la suite, la compagnie vous remboursera annuellement selon le kilométrage effectué pour les fins de votre entreprise. Tenez un registre du nombre de kilomètres pour tous vos déplacements en spécifiant le lieu, la date et le but de votre trajet.

 

Vous vous dites probablement que vous ne pourrez plus vous y retrouver parmi tous ces journaux et registres et que le temps vous manque. Cependant, sachez qu’il existe différentes applications de type « cloud » accessibles et pratiques qui vous offrent la chance de profiter de listes et tableaux préconçus pour votre comptabilité (certains frais peuvent s’appliquer). Vous pouvez consulter un article à ce sujet sur notre site : https://t2inc.ca/fr/blog/comptabilite-dentreprise/comment-bien-choisir-son-logiciel-de-comptabilite-pour-entreprise.

 

Pour conclure, si vous respectez tous ces conseils, vous deviendrez un client hors pair pour le bonheur de votre comptable. Sans oublier que vous économiserez temps et argent tout en vous évitantles conflits liés aux autorités fiscales.