Comptabilité d’entreprise : conseils pour la faire soi-même

Lorsqu’on lance son entreprise, il y a des dizaines de choses à penser. Tant et si bien qu’il est facile d’oublier l’essentiel : la comptabilité.

Particulièrement exigeante, cette science est aussi indispensable pour répondre à la fois aux besoins de visibilité de la société et à l’administration fiscale. Déclarer ses impôts d'entreprise aux autorités fiscales canadiennes est une étape fondamentale pour une compagnie en bonne santé financière. Le réaliser soi-même peut-être une solution à court terme à condition d’avoir quelques connaissances de base. Suivez ces quelques conseils pour bien démarrer votre comptabilité d’entreprise.

Conseils généraux pour votre comptabilité d’entreprise

Que vous effectuez votre comptabilité vous-même ou avez recours à un comptable fiscaliste d’entreprise, vous tirez avantage à avoir une constance et un suivi impeccable. Cette rigueur vous évite bien des ennuis, surtout quand vient le temps de déclarer vos revenus d’entreprise. La transparence et la minutie diminuent fortement le risque d’erreur et les conséquences qui s'ensuivent.

La simplicité avant tout

De prime abord, gardez votre comptabilité d’entreprise le plus simple possible. À chaque classeur son document bien identifié. Regroupez-les par catégorie que ce soit de manière virtuelle ou traditionnelle. Plus c’est précis et plus c’est facile à retrouver en cas de vérification, de contrôle des autorités administratives ou de recherche de données.

Le regroupement des transactions

Ensuite, utilisez le plus possible le compte en banque de la société pour payer les dépenses et percevoir les revenus de votre activité. Ne vous servez pas du compte de la compagnie pour vos dépenses personnelles. Une division de vos dépenses personnelles et professionnelles vous permettra d’avoir une meilleure vue d’ensemble de votre rentabilité et facilitera la préparation de votre déclaration de revenus.

Les pièces justificatives

Conservez tous vos documents et pièces justificatives en cas de demandes des autorités fiscales. Cela concerne :

• Talons de paie,
• Photocopies de chèques, 
• Factures de dépenses de la compagnie, 
• Relevés (bancaires, cartes de crédit, marge de crédit, prêts reçus, etc.). 

Vous devez garder ces preuves irréfutables pendant six ans après la dernière année d’imposition à laquelle elles se rapportent. N’hésitez pas à photocopier ou numériser vos factures. L’encre a tendance à s’effacer avec le temps.

Le journal des transactions

Tenez un journal de toutes les dépenses de votre compagnie, en indiquant les informations essentielles à la bonne tenue comptable de vos livres :

• Le mode de paiement, 
• Le compte de banque, 
• La carte de crédit ou en argent comptant. 

Il est préférable d’éviter de payer personnellement vos dépenses, mais si c’est le cas, prenez cette information en note et gardez la preuve de paiement. Bien évidemment, les transactions payées en argent comptant se révèlent plus difficiles à justifier. Privilégiez donc le mode de paiement par carte.

Le registre de ventes et d’encaissements/décaissements

Gardez un registre des ventes complet spécifiant la source de revenus et le mode d’encaissement (compte de banque, par l’actionnaire, PayPal, petite caisse, etc.).

De plus, un journal d’encaissements et de décaissements de vos comptes de banque doit être tenu. Il s’agit d’ajouter une explication nécessaire pour chaque transaction des comptes bancaires d’entreprises. Ces journaux doivent être conservés de façon électronique ou format papier six ans après la fin d’année d’imposition ou pour une période plus longue selon le caractère permanent du document.

Des listes pour votre activité

Conservez une liste en fin d’année de vos stocks de fermetures, des comptes impayés à recevoir de vos clients et des comptes à payer à vos fournisseurs. 

Se souvenir de tout est impossible ou peut créer une charge mentale importante et un stress permanent. N’hésitez pas à mettre les tâches sur papier pour vous libérer l’esprit et amener une meilleure gestion.

Des tonnes de photocopies

Photocopiez tous vos formulaires fiscaux envoyés aux autorités fiscales (rapport de TPS/TVQ, déduction à la source, etc.). Vous n’êtes malheureusement pas à l’abri d’une perte de vos documents ou d’un mauvais suivi. Or, il est toujours de votre responsabilité de pouvoir produire les documents, même en cas de perte, vol ou incendie. 

Dépenses d’automobile

Si vous détenez une voiture à titre personnel, vos dépenses d’automobile doivent être payées personnellement. Par la suite, la compagnie vous remboursera annuellement selon le kilométrage effectué pour les fins de votre entreprise. Tenez un registre du nombre de kilomètres pour tous vos déplacements en spécifiant le lieu, la date et le but de votre trajet.

Stocker sur le nuage

Vous vous dites probablement que vous ne pourrez plus vous y retrouver parmi tous ces journaux et registres et que le temps vous manque. Cependant, sachez qu’il existe différentes applications de type « cloud » accessibles et pratiques qui vous offrent la chance de profiter de listes et tableaux préconçus pour votre comptabilité. 

Quelques concepts de base sur la comptabilité d’entreprise

La fiscalité d’entreprise implique bien sûr la production de documents fiscaux dans des délais précis pour ne pas avoir de pénalités. Mais avant de s’y attarder, il faut tout d’abord connaître les bases de la comptabilité d’entreprise : les états financiers.

Pour pouvoir les produire, il est important de bien avoir enregistré toutes vos transactions financières dans un logiciel comptable. Vous devez y entrer toutes les données telles que vos revenus (factures de vos clients avec la date, le montant et les taxes applicables) et vos dépenses d’entreprise. Si vous souhaitez obtenir de l'aide, T2inc.ca propose un service pour produire vos états financiers grâce à des partenaires de confiance.

L’état des résultats

Ce premier état financier vous donne un regard juste sur les profits ou les pertes qu’a faits votre entreprise au cours d’une période donnée. Plus simplement, il s’agit de vos revenus, desquels sont soustraites vos dépenses.

L’état de flux de trésorerie

En tant qu’entrepreneur, vous devriez également être en mesure de connaître les montants de vos dépôts et de vos retraits d’argent. Vous devez savoir combien d’argent vous êtes censé recevoir de vos clients et ce que vous devez payer à vos fournisseurs. C’est avec ces chiffres que vous pourrez calculer si vous aurez assez de capitaux pour acquitter vos factures et payer vos dépenses.

L’état de flux de trésorerie est un état financier des plus importants. Il représente un outil de gestion indispensable, car il est très utile pour prévoir les besoins en financement. Il permet d’éviter de se retrouver à court de liquidités.

Le bilan

En combinant toutes les données que vous aurez compilées pour produire les 2 premiers états financiers (ventes, dépenses, dépôts et retraits), vous pourrez en préparer le dernier : le bilan.

Contrairement à l’état des résultats (revenus – dépense = profit\[perte]) qui correspond à une période donnée (date de début et date de fin), le bilan est un état financier à date fixe. Il ne couvre donc pas un espace temporel, mais donne plutôt un portrait des finances de l’entreprise à un moment précis de son existence. En effet, le bilan englobe toutes les autres transactions de revenus et de dépenses qui ne figurent pas à l’état des résultats.

Une manière simple de voir le bilan est de penser au bilan financier personnel dans lequel on retrouve les actifs (les biens possédés ou autres propriétés), les passifs (dettes, prêts, montant à payer, etc.) et les comptes d’avoir finaux des propriétaires. Bref, c’est comme une photo prise à un moment précis et que le comptable va analyser. Pour un entrepreneur, l’objectif est que le total des actifs soit supérieur à celui des passifs.

Vers qui se tourner lorsque l’on ne dispose pas de connaissance en comptabilité d’entreprise ?

En comptabilité comme en fiscalité, les domaines d’expertise sont divers et variés, et il mieux vaut faire appel à un professionnel spécialisé dans le domaine qui vous intéresse. Voici quelques conseils pour vous aider.

Faire appel à un comptable lorsque l’on n’a pas de connaissance en comptabilité d’entreprise

Si vous recherchez une aide concernant la tenue de la comptabilité de votre entreprise, un comptable sera le professionnel le plus approprié et le plus à même de vous assister.

En effet, le comptable est le garant des comptes d’une société, c’est lui qui va analyser la situation financière de votre entreprise afin de définir les budgets comptables. Il garde un œil sur toutes les opérations réalisées, qu’il s’agisse des achats, des ventes et des dépenses pour du nouveau matériel. C’est lui qui va déterminer les bilans annuels et mensuels de votre société afin de pouvoir vous conseiller par la suite.

Le comptable est un élément indispensable d’une entreprise pour effectuer votre rapport de taxes TPS/TVQ. Si vous ne possédez pas de comptable attitré, sachez que vous pouvez faire appel à un prestataire externe pour remplir ces fonctions.

Fiscalité des entreprises : faites appel à un fiscaliste

La fiscalité des sociétés est un domaine très complexe, intimement lié à la comptabilité d’entreprise. Il est difficile pour le gérant d’une société de connaître l’ensemble des règles fiscales déterminant ses droits et ses devoirs.

Le fiscaliste sert donc d’intermédiaire entre l’entreprise et l’administration fiscale. Si vous faites face à un litige fiscal, si vous souhaitez réaliser une optimisation fiscale ou alors payer moins d’impôts grâce à diverses règles, le fiscaliste est le professionnel qu’il vous faut.

Ce professionnel vous conseille et vous accompagne dans toutes les étapes relatives à la fiscalité de votre société. Il est également d’une grande aide lors de la création de votre entreprise et saura vous guider vers le titre le plus approprié à votre compagnie. Pour toutes ces raisons, le recours à un fiscaliste d’entreprise est tout aussi indispensable que le comptable.

L’avocat fiscaliste : un atout en cas de litige fiscal

Le recours à un avocat fiscaliste, que nous avons comme partenaire chez T2inc.ca, est tout indiqué si vous avez besoin d’aide lors d’un litige avec l’administration fiscale, ou bien pour incorporer votre entreprise. Ce professionnel possède une double expertise non négligeable et peut ainsi vous accompagner dans plusieurs affaires en rapport avec la tenue de votre société.

En plus de détenir toutes les connaissances nécessaires en matière de fiscalité, un avocat fiscaliste est également capable de plaider en justice en votre nom, contrairement à un fiscaliste qui agira plus à titre de consultant.

Manque de connaissance en comptabilité d’entreprise : des professionnels sont là pour vous aider

Les comptables, les fiscalistes et les avocats fiscalistes sont des professionnels spécialisés dans un domaine qui leur est propre. Ils se complètent, mais ne peuvent pas agir sur le domaine de l’autre. D’ailleurs, le recours à l’un de ces experts diffère selon vos besoins. Un comptable, par exemple, ne pourra pas plaider pour vous en justice si vous faites face à un litige. Ils peuvent vous apporter les connaissances nécessaires en matière de fiscalité et de comptabilité d’entreprise pour vous assurer de la bonne santé financière de votre entreprise. Au cours de votre carrière, vous serez susceptible de faire appel à l’un de ces trois professionnels, voir à tous en même temps.

En plus de proposer la production des déclarations T2 et la production des déclarations CO-17, T2inc.ca vous met à disposition des experts de tout domaine. Qu’il s’agisse d’un avocat fiscaliste ou de comptables fiscalistes expérimentés, nous avons forcément l’expert dont votre entreprise a besoin. 

Contactez-nous dès maintenant et établissons votre besoin.