Quelles sont les dépenses déductibles admissibles aux entreprises incorporées au Canada?

Si vous exploitez une entreprise, vous savez que chaque dépense admissible peut réduire votre impôt de société et améliorer votre trésorerie. Au Canada, plusieurs catégories de dépenses déductibles d'impôt permettent de diminuer efficacement le revenu imposable : frais d'exploitation, salaires, frais de démarrage, véhicule, télécommunications, intérêts, assurances, etc.

Pour être déductible, une dépense doit être engagée pour gagner un revenu d'entreprise, raisonnable et appuyée par des pièces justificatives. Cette règle simple, au cœur des déductions fiscales de l'ARC et de Revenu Québec, permet aux entreprises incorporées d'optimiser leur fiscalité tout en respectant les exigences légales.

Découvrez la liste complète des dépenses admissibles, des exemples concrets, les particularités québécoises et les erreurs fréquentes à éviter.

Qu'est-ce qu'une dépense déductible d'impôt pour une entreprise incorporée?

Au Canada, une dépense déductible d'impôt est un coût engagé dans l'exploitation de votre société qui peut réduire son revenu imposable, à condition de respecter les critères établis par l'ARC et Revenu Québec.

Pour être considérée comme admissible, une dépense doit généralement satisfaire trois conditions essentielles :

1. Être engagée dans le but de gagner un revenu d'entreprise.
2. Être raisonnable compte tenu de votre secteur et de votre réalité.
3. Être documentée par des factures, reçus ou contrats conservés pendant au moins 6 ans, ou plus selon les exigences légales applicables.

Lorsqu'une dépense respecte ces critères, votre entreprise peut la déclarer comme dépense déductible dans la déclaration de revenus des sociétés T2, contribuant ainsi à alléger la charge fiscale de votre entreprise.

1. Les principales dépenses d'exploitation déductibles

Les dépenses d'exploitation suivantes concernent la gestion courante de votre société. Il s'agit du cœur des dépenses admissibles pour une société par actions au Canada.

1.1 Loyer et frais d'occupation

Les montants payés pour louer un bureau, un local commercial ou un entrepôt sont habituellement déductibles, notamment :

• loyer du terrain et de l'immeuble
• frais communs ou de copropriété
• certains frais d'entretien courants
• services publics liés au local (électricité, chauffage, eau)

Exemple : votre société paie 1 500 $ en loyer, 200 $ en frais communs et 1 200 $ par année en électricité et chauffage. Le montant total peut être déduit, dans la mesure où l'espace est utilisé pour les activités commerciales.

1.2 Salaires, traitements et avantages sociaux

Les salaires bruts versés aux employés sont des dépenses d'entreprise déductibles, tout comme plusieurs charges sociales de l'employeur :

• cotisations au RPC / RRQ
• assurance emploi
• régimes d'assurance collective
• certains régimes de retraite d'employeur

Par ailleurs, lorsque vos employés avancent des frais pour le compte de l'entreprise (déplacements, télécommunications, fournitures, etc.), il est important de bien encadrer ces remboursements pour éviter les erreurs de traitement fiscal. Pour aller plus loin sur ce sujet précis, consultez notre article sur les dépenses d'employés déductibles d'impôt.

Exemple : vous versez un salaire de 50 000 $ et assumez 10 000 $ de charges sociales pour un employé. Les 60 000 $ représentent une dépense admissible, si le travail est réel et justifié.

1.3 Frais de démarrage et de constitution

Les frais engagés pour lancer votre entreprise, comme la constitution en société par actions, peuvent constituer des dépenses déductibles d'impôt s'ils sont engagés pendant l'année où la société commence réellement à exploiter son activité.

Parmi les frais, on retrouve notamment :

• honoraires juridiques liés à l'incorporation
• frais d'enregistrement et de constitution
• premières dépenses de marque et de publicité de lancement

Pour les cas plus techniques (frais engagés avant la constitution, répartition sur plusieurs années, etc.), il est souvent préférable de consulter un fiscaliste afin de structurer correctement ces déductions.

Exemple : vous payez 1 000 $ en honoraires juridiques pour incorporer votre société et 500 $ en publicité de lancement. Les 1 500 $ peuvent être traités comme dépenses de démarrage admissibles.

1.4 Frais de véhicule à moteur

Les dépenses liées à l'utilisation d'un véhicule pour des activités commerciales peuvent être déductibles. Cela inclut notamment :

• carburant et huile
• entretien et réparations
• assurances
• immatriculation
• stationnement lors de déplacements d'affaires

Seule la portion réellement utilisée à des fins professionnelles est admissible. Il est donc essentiel de tenir un registre de kilométrage exact et conforme aux attentes de l'ARC et de Revenu Québec.

Certaines dépenses suivent toutefois des règles particulières. Par exemple, le coût d'acquisition du véhicule doit être amorti selon les catégories de DPA, les plafonds de coût applicables et les règles de demi-année. De même, les intérêts sur un prêt automobile peuvent être déductibles, mais seulement jusqu'aux plafonds prévus pour les véhicules de tourisme.

Exemple : votre véhicule parcourt 20 000 km en année, dont 8 000 km pour affaires (40 %). Sur 4 000 $ de frais admissibles, 1 600 $ (40 %) pourront être réclamés.

1.5 Fournitures et inventaire

Vous pouvez déduire le coût :

• des fournitures de bureau (papier, cartouches, stylos, etc.)
• des fournitures utilisées pour produire vos biens ou services
• de l'inventaire destiné à la revente, selon la méthode comptable applicable

Les immobilisations (bureaux, chaises, ordinateurs) ne sont pas considérées comme des fournitures, mais comme des biens amortissables.

Exemple : votre société achète 500 $ de fournitures de bureau et 1 000 $ de matériel destiné à la revente. Ces 1 500 $ constituent des dépenses déductibles.

1.6 Frais de télécommunications

Les frais de télécommunications sont généralement admissibles, dans la mesure où il s'agit de dépenses d'entreprise :

• téléphonie fixe et cellulaire
• accès Internet
• certains services de communication ou de conférence

En cas d'usage mixte (personnel et professionnel), seule la portion professionnelle est déductible. Vous devez pouvoir justifier ce pourcentage.

Exemple : votre forfait cellulaire coûte 100 $ par mois, dont 70 % d'usage professionnel raisonnablement démontré. Vous pourrez déduire 70 $ par mois.

1.7 Marketing, publicité et présence en ligne

Les dépenses de marketing et publicité comptent parmi les déductions fiscales d'entreprise les plus classiques :

• campagnes numériques
• annonces sur les médias traditionnels canadiens
• frais de conception de site Web, gestion de réseaux sociaux
• cartes professionnelles, imprimés promotionnels, salons commerciaux

Exemple : vous investissez 2 000 $ dans une campagne publicitaire en ligne ciblant les PME. Ces 2 000 $ constituent une dépense admissible.

1.8 Déplacements, repas et frais de représentation

Les frais de déplacement engagés pour les affaires peuvent être déductibles :

• billets d'avion, train ou autobus
• hébergement raisonnable
• repas d'affaires, avec des règles particulières

En général, les repas et représentations sont déductibles à 50 %. Sont notamment compris les frais suivants :

• repas avec clients ou partenaires
• billets d'événements utilisés à des fins de représentation

Certains frais de représentation peuvent être déductibles à 100 %, notamment lorsqu'ils sont refacturés à un client ou inclus comme avantage imposable dans la rémunération d'un employé, selon les règles applicables. Assurez-vous de garder des reçus détaillés et de documenter le but commercial de chaque repas pour respecter les exigences de l'ARC.

Exemple : vous participez à un congrès d'affaires et dépensez 500 $ en transport, 300 $ en hébergement et 200 $ en repas. Le transport et l'hébergement peuvent être entièrement déductibles. Les repas seront normalement déductibles à 50 %, soit 100 $.

1.9 Honoraires professionnels

Les honoraires payés à des spécialistes sont des dépenses admissibles fréquentes :

• honoraires comptables pour les états financiers et les déclarations T2 / CO-17
• honoraires juridiques pour les contrats courants
• frais de consultation pour la gestion, les RH, la fiscalité, etc.

Les honoraires liés à l'acquisition d'une immobilisation doivent plutôt être ajoutés au coût du bien concerné.

Pour la préparation de vos déclarations T2 et de la déclaration CO-17 si vous êtes au Québec, T2inc.ca offre un service spécialisé conçu pour les PME incorporées qui souhaitent confier cette tâche à des professionnels et simplifier leur conformité fiscale.

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2. Dépenses liées à l'utilisation de votre résidence aux fins de l'entreprise

Certaines sociétés fonctionnent en partie à partir de la résidence d'un actionnaire ou d'un dirigeant. Dans certains cas, une portion des frais de résidence peut être traitée comme dépense déductible d'entreprise, selon la structure choisie et les conventions en place.

2.1 Frais d'entretien et services

Lorsque l'utilisation de la résidence respecte les critères, une partie des frais suivants peut être attribuée à l'entreprise :

• électricité
• chauffage
• Internet
• certains frais d'entretien

Le pourcentage admissible est généralement basé sur la proportion de la surface utilisée à des fins d'affaires, ou sur une autre méthode raisonnable et documentée.

2.2 Bureau à domicile et matériel

Le matériel utilisé exclusivement pour le travail peut aussi être déduit selon les règles applicables :

• ordinateurs et logiciels
• imprimantes, scanners
• mobilier de bureau
• fournitures de bureau

Selon la nature et le coût de l'article, les dépenses peuvent être entièrement déductibles l'année où elles sont engagées ou amorties au fil du temps selon les règles relatives à la déduction pour amortissement (DPA).

L'ARC fournit également des indications détaillées sur les frais liés à un espace de travail à domicile et les conditions à respecter pour qu'ils soient admissibles. Les règles peuvent varier selon que les biens appartiennent à la société ou à l'actionnaire. Il est important de consulter un professionnel pour éviter les erreurs.

2.3 Impôts fonciers, intérêts hypothécaires et amortissement

Certaines structures permettent d'allouer une portion :

• des impôts fonciers
• des intérêts hypothécaires
• de l'amortissement

Ces montages peuvent avoir des impacts sur d'autres aspects fiscaux (ex.: résidence principale). Dans le doute, consultez un fiscaliste pour valider le traitement optimal.

Quelles sont les dépenses déductibles souvent oubliées pour une entreprise?

En plus des grandes catégories de dépenses d'exploitation, certaines déductions fiscales d'entreprise sont souvent sous-utilisées ou mal classées. Les connaître permet de ne pas laisser d'argent sur la table.

Assurances commerciales et professionnelles

Les primes d'assurance commerciale suivantes sont souvent admissibles :

• assurance des immeubles, de la machinerie et des équipements
• assurance responsabilité civile commerciale
• certaines assurances professionnelles

Les primes d'assurance-vie personnelle ne sont pas, en règle générale, des dépenses d'entreprise déductibles.

Intérêts et frais bancaires

Une société peut déduire certains intérêts et frais financiers dans la mesure où ils sont liés à ses activités commerciales :

• intérêts sur prêts d'entreprise
• intérêts sur marge de crédit utilisée pour l'exploitation
• frais bancaires, les frais de gestion de compte et frais de traitement de paiements

Des limites particulières peuvent s'appliquer, notamment pour des terrains vacants ou certains montages financiers. Assurez-vous de tenir des registres comptables précis de ces coûts pour faciliter la réclamation fiscale.

Impôts fonciers, permis, taxes d'affaires et cotisations

Ces frais sont souvent inclus dans les dépenses d'exploitation déductibles :

• impôts fonciers sur l'immeuble utilisé pour l'entreprise
• taxes d'affaires municipales
• permis nécessaires à l'exploitation
• cotisations à certains ordres professionnels ou associations d'affaires

Les cotisations à des clubs de loisirs, de sport ou de restauration ne sont généralement pas déductibles.

Créances irrécouvrables

Une créance irrécouvrable peut devenir une dépense déductible si :

1. Le montant a déjà été inclus dans le revenu de l'entreprise.
2. Vous pouvez démontrer qu'il est raisonnablement irrécouvrable.

Les frais de recouvrement (agence, avocat) peuvent aussi être admissibles.

Dépenses de sécurité

Les montants payés pour protéger vos locaux, vos actifs ou votre personnel peuvent aussi être admissibles :

• systèmes de surveillance
• alarmes
• certains équipements de protection individuelle

Crédits d'impôt liés à certaines dépenses

Certaines dépenses engagées par une société ne donnent pas lieu à une déduction, mais peuvent plutôt ouvrir la porte à un crédit d'impôt, selon les programmes fiscaux en vigueur au Canada. Parmi les plus courants :

• Crédits de recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE), pour les projets qui respectent des critères techniques stricts.
• Crédits pour dons à des organismes de bienfaisance enregistrés, lorsque les conditions d'admissibilité sont remplies.

Ces programmes suivent des règles distinctes de celles applicables aux dépenses déductibles. L'admissibilité dépend de critères précis, et toutes les dépenses engagées dans ces contextes ne sont pas automatiquement admissibles.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter des ressources spécialisées sur les principaux crédits fédéraux existants au Canada.

Attention aux dépenses d'entreprise non déductibles à éviter

Pour sécuriser votre position en cas de vérification, il est tout aussi important de connaître les dépenses non admissibles.

Par exemple :

• dépenses personnelles purement privées
• vêtements usuels, même portés uniquement au travail
• amendes, pénalités, contraventions de stationnement ou de vitesse
• déplacements domicile lieu de travail
• cotisations à des clubs de golf, de sport ou de loisirs
• primes d'assurance vie ou d'assurance personnelle, sauf cas particuliers

Savoir identifier ces éléments limite les risques de redressement et de pénalités. Certaines situations comportent des exceptions (ex.: vêtements de sécurité) qui doivent être analysées au cas par cas.

Comment savoir si une dépense est admissible? Méthode simple

Pour évaluer rapidement si une dépense est potentiellement déductible pour votre entreprise, vous pouvez vous poser trois questions :

1. Lien avec l'entreprise : la dépense a-t-elle été engagée pour gagner un revenu d'entreprise?
2. Caractère raisonnable : le montant est-il raisonnable pour votre secteur, votre taille et vos pratiques?
3. Documentation : avez-vous une facture ou un reçu au nom de la société, ainsi que des notes internes au besoin (journal de bord, contrat, justification)?

Avant de déduire les frais ou de déduire des dépenses dans votre déclaration, prenez le temps de valider ces trois points.

Si les réponses sont oui aux trois questions, il s'agit probablement d'une dépense admissible, sous réserve des règles spécifiques de l'ARC et de Revenu Québec. Dans la pratique, ces trois questions s'intègrent bien dans une démarche globale de planification fiscale, surtout si votre société connaît une croissance ou des changements importants (nouveaux actifs, expansion, acquisition, etc.).

Particularités québécoises pour les déductions fiscales d'entreprise

Pour les sociétés qui exercent au Québec, certaines déductions fiscales s'accompagnent de règles particulières, par exemple :

• frais de représentation : la déduction de ces frais est souvent limitée à un pourcentage du chiffre d'affaires (par exemple entre 1,25 % et 2 %, selon la situation).
• TVQ et remboursement de taxes : certaines dépenses peuvent avoir un traitement différent que pour la TPS, notamment pour les véhicules ou les frais mixtes.

Deux entreprises ayant des dépenses similaires peuvent donc avoir une déduction fiscale différente selon leur province et leur type d'activité. D'où l'intérêt de valider vos choix avec un professionnel qui maîtrise bien les règles québécoises.

T2inc.ca : un accompagnement fiscal adapté aux besoins des PME incorporées

Comprendre et bien classifier vos dépenses déductibles est essentiel pour réduire les impôts de votre société et améliorer sa santé financière. En identifiant correctement vos frais d'exploitation, vos dépenses liées au véhicule, à la résidence ou encore vos frais professionnels, vous vous assurez que chaque dollar admissible est traité de manière optimale.

Cependant, les règles fiscales évoluent, certaines catégories de dépenses comportent des limites particulières et les erreurs d'interprétation sont fréquentes. C'est pourquoi de nombreuses PME choisissent de se faire accompagner pour sécuriser leur conformité et profiter pleinement des déductions disponibles.

Chez T2inc.ca, nous soutenons les petites et moyennes entreprises dans la préparation de leurs déclarations de revenus des sociétés. Que vous soyez situés au Québec, en Ontario, en Colombie-Britannique ou dans tout autre province du Canada, notre équipe peut vous accompagner de manière adaptée à votre réalité d'entreprise.

Les informations présentées dans cet article sont de nature générale et ne constituent pas un avis fiscal personnalisé. Chaque situation comporte ses particularités et doit être analysée en fonction de la législation en vigueur.